La conversion d'un fichier Excel en PDF permet aux utilisateurs d'ouvrir et d'afficher plus facilement le fichier sur diverses plates-formes, même s'ils ne disposent pas de Microsoft Office. Les PDF sont également plus faciles à imprimer et à distribuer que les feuilles de calcul Excel. Si vous disposez de Microsoft Excel, vous pouvez facilement convertir votre feuille de calcul au format PDF en l'enregistrant ou en l'exportant dans l'application. Si vous n'avez pas Excel, vous pouvez utiliser Google Sheets, un outil sur Google Drive, pour effectuer la conversion gratuitement.
Pas
Méthode 1 sur 3: Utilisation de Google Drive
Étape 1. Accédez à
Si vous devez convertir une feuille de calcul Excel en PDF mais que vous n'avez pas Excel, ne vous inquiétez pas, vous pouvez utiliser des outils intégrés à votre compte Google pour effectuer la conversion gratuitement.
Si vous n'êtes pas encore connecté à votre compte Google, connectez-vous lorsque vous y êtes invité
Étape 2. Cliquez sur + Nouveau
Il se trouve dans le coin supérieur gauche de votre Google Drive.
Étape 3. Cliquez sur Téléchargement de fichier
Cela ouvre le navigateur de fichiers de votre ordinateur.
Étape 4. Sélectionnez votre feuille de calcul Excel et cliquez sur Ouvrir
Cela télécharge la feuille de calcul sur votre Google Drive.
Étape 5. Cliquez sur la feuille de calcul Excel dans votre Google Drive
Cela ouvre la feuille de calcul dans Google Sheets, l'éditeur de feuille de calcul gratuit de Google.
Étape 6. Cliquez sur le menu Fichier et sélectionnez Télécharger
Une liste d'options de téléchargement s'allongera.
Étape 7. Cliquez sur Document PDF (.pdf)
Cela affiche un aperçu de votre PDF dans la fenêtre d'impression de Google Sheets.
Étape 8. Ajustez la mise en page de votre PDF
Si l'aperçu avant impression ne ressemble pas à ce que vous souhaitez, utilisez le panneau de droite pour apporter les modifications dont vous avez besoin avant de continuer.
- Le PDF sera enregistré dans la même orientation que la feuille de calcul (généralement en mode paysage). Si vous préférez que ce soit en mode portrait (vertical), sélectionnez Portrait sous "Orientation de la page".
- Modifiez l'échelle (la taille/l'ajustement sur la page) et la taille de la marge si nécessaire.
- Cliquez sur Mise en page pour choisir d'afficher le quadrillage et/ou les notes, ajuster l'ordre des pages et modifier l'alignement.
- Pour ajouter des en-têtes et des pieds de page en haut et en bas des pages, cliquez sur En-têtes et pieds de page, puis cochez les cases pour choisir les informations à afficher.
- Si votre feuille de calcul contient beaucoup de données et s'interrompt à des endroits étranges, cliquez sur DÉFINIR DES SAUTS DE PAGE PERSONNALISÉS dans le panneau de droite. Ici, vous pouvez faire glisser les lignes bleues pour ajuster le début et la fin de chaque page. Cliquez sur CONFIRMER LES PAUSES en haut à droite pour enregistrer vos modifications.
Étape 9. Cliquez sur EXPORTER
C'est le bouton bleu en haut à droite. Cela vous invite à enregistrer votre nouveau PDF sur votre ordinateur.
Si le téléchargement ne démarre pas automatiquement, choisissez un emplacement dans lequel vous allez enregistrer le PDF, puis cliquez sur sauvegarder pour le télécharger.
Méthode 2 sur 3: Utilisation d'Excel pour Windows
Étape 1. Sélectionnez la partie de la feuille de calcul Excel que vous souhaitez convertir en PDF (facultatif)
S'il n'y a qu'une certaine partie du fichier Excel que vous souhaitez convertir au format PDF, sélectionnez-la maintenant. Sinon, passez à l'étape suivante.
Notez que les conversions PDF ne peuvent pas être facilement rétablies dans une feuille Excel, mais cette méthode préservera votre copie d'origine
Étape 2. Cliquez sur le menu Fichier
C'est dans le coin en haut à gauche.
Étape 3. Cliquez sur Exporter dans le menu
Cela ouvre le panneau Exporter.
Étape 4. Cliquez sur Créer PDF/XPS
Recherchez l'icône qui ressemble à une feuille de papier portant une ceinture.
Étape 5. Cliquez sur le bouton Options…
Cela vous permettra d'ajuster les paramètres du fichier PDF que vous êtes sur le point de créer.
Étape 6. Choisissez vos options PDF et cliquez sur OK
- Si vous avez sélectionné une zone de votre feuille de calcul à enregistrer au format PDF, choisissez Sélection sous "Publier quoi". Cela garantit que seule la zone sélectionnée est enregistrée au format PDF.
- Si vous préférez enregistrer l'intégralité de la feuille de calcul visible au format PDF, choisissez Feuille(s) active(s) au lieu.
- Si vous souhaitez choisir des pages spécifiques du classeur à enregistrer au format PDF, utilisez les menus déroulants "Page(s)" pour définir les première et dernière pages.
- Cliquez sur d'accord continuer.
Étape 7. Choisissez votre optimisation (facultatif)
Au-dessus du bouton "Options", vous pouvez sélectionner la manière dont vous souhaitez optimiser le PDF. La plupart des gens peuvent s'en tenir à "Standard" à moins que la feuille de calcul ne soit très volumineuse. "Taille minimale" réduira la taille d'un fichier plus volumineux à quelque chose de plus gérable.
Si vous souhaitez modifier l'emplacement dans lequel vous enregistrez le fichier, vous pouvez maintenant accéder à ce dossier dans la fenêtre
Étape 8. Nommez le fichier et cliquez sur Publier
Cela exporte les informations sélectionnées dans un nouveau fichier PDF avec le nom que vous avez entré.
Étape 9. Vérifiez le PDF
Par défaut, le fichier PDF s'ouvrira automatiquement pour votre révision. S'il ne s'ouvre pas automatiquement, double-cliquez simplement sur le nom du fichier dans le dossier dans lequel vous l'avez enregistré.
Il n'est pas vraiment possible de modifier le PDF maintenant, donc si vous devez apporter des modifications, vous voudrez les faire dans le document Excel, puis créer un nouveau PDF
Méthode 3 sur 3: Utilisation d'Excel pour Mac
Étape 1. Assurez-vous que les en-têtes et les pieds de page de toutes vos feuilles sont les mêmes (facultatif)
Si vous utilisez Excel 2011 et que vous souhaitez enregistrer plusieurs feuilles de calcul dans un seul fichier PDF, chaque feuille de calcul devra avoir des en-têtes et des pieds de page identiques. Si ce n'est pas le cas, chaque feuille sera créée en tant que document PDF distinct, mais vous pouvez également les fusionner facilement par la suite.
- Sélectionnez toutes les feuilles de calcul dans l'ensemble de votre classeur. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet de la première feuille en bas d'Excel, maintenez la touche Décalage, puis cliquez sur l'onglet de la dernière feuille pour tout sélectionner.
- Clique le Disposition onglet puis cliquez sur En-tête et pied de page.
- Clique le Personnaliser l'en-tête… et Personnaliser le pied de page… boutons pour modifier les en-têtes et les pieds de page de toutes les feuilles.
Étape 2. Sélectionnez la partie de la feuille de calcul Excel que vous souhaitez convertir en PDF (facultatif)
S'il n'y a qu'une certaine partie de la feuille de calcul que vous souhaitez transformer en PDF, sélectionnez-la maintenant. Sinon, passez à l'étape suivante.
Les conversions PDF ne peuvent pas être facilement reconverties en feuille Excel, mais cette méthode préservera votre copie d'origine
Étape 3. Cliquez sur le menu Fichier et sélectionnez Enregistrer sous
Vous pouvez également appuyer sur Commande + Maj + S pour ouvrir l'option Enregistrer sous.
Si vous souhaitez enregistrer le PDF dans un nouveau dossier, vous pouvez sélectionner ce dossier maintenant. # Tapez un nom différent pour le fichier. Le nom du fichier Excel actuel apparaît dans le champ "Enregistrer sous". Vous devrez entrer un nom différent (même s'il est juste légèrement différent) pour éviter d'écraser accidentellement le fichier de feuille de calcul
Étape 4. Cliquez sur le menu "Format" ou "Format de fichier" et sélectionnez PDF
Ce menu peut avoir un nom légèrement différent selon votre version d'Excel.
Étape 5. Sélectionnez ce qui est inclus dans le PDF
En bas de la fenêtre, vous pouvez sélectionner Cahier d'exercices (pour convertir le classeur entier), Feuille (pour enregistrer uniquement la feuille active au format PDF), ou Sélection (pour enregistrer uniquement la zone sélectionnée au format PDF).
Étape 6. Cliquez sur Enregistrer ou Exportation.
Vous verrez une option différente selon votre version d'Excel.
Si les en-têtes ne correspondent pas sur un fichier multi-feuilles, un fichier séparé sera créé pour chaque feuille
Étape 7. Joignez les fichiers PDF séparés (si nécessaire)
Si l'enregistrement du fichier Excel au format PDF a généré plusieurs fichiers PDF, vous pouvez les joindre rapidement à l'aide de Aperçu. Voici comment:
- Ouvrez le premier fichier PDF en double-cliquant sur son nom dans son dossier.
- Clique le Vue menu et sélectionnez Vignettes.
- Cliquez sur la dernière vignette pour la sélectionner. Cela indique à Aperçu d'ajouter le PDF suivant à la fin du document actuel.
- Clique le Éditer menu et sélectionnez Insérer > Page à partir d'un fichier.
- Sélectionnez le PDF suivant dans la plage et cliquez sur Ouvert.
- Répétez ce processus jusqu'à ce que vous ayez ajouté tous les PDF.
- Cliquez sur Déposer et sélectionnez Exporter au format PDF.
