Que vous voyagiez fréquemment pour affaires ou pour le plaisir, ou que vous soyez chargé de coordonner un voyage en avion pour un grand groupe, l'achat de billets en gros peut vous aider à économiser de l'argent et du stress. Réserver directement via un groupeur ou une compagnie aérienne peut vous aider à accéder à d'excellentes offres pour vous-même ou votre groupe. L'expertise d'un agent de voyages peut vous aider à réserver la meilleure offre sur vos vols et à réduire votre stress lors de la coordination de voyages en grand groupe.
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Méthode 1 sur 4: Déterminer vos besoins de voyage
Étape 1. Déterminez vos destinations
Avant de pouvoir réserver des billets en vrac, vous devez savoir entre quelles villes vous voyagerez. Il peut s'agir régulièrement des deux mêmes villes si vous voyagez pour affaires, ou de plusieurs villes à des moments différents si vous réservez un voyage unique pour un grand groupe.
- Par exemple, si vous voyagez pour affaires, vous aurez peut-être besoin de 10 vols entre Boston et Saint-Louis pour couvrir votre voyage en avion pendant 3 mois.
- Si vous prévoyez un voyage en grand groupe, vous aurez peut-être besoin d'un vol entre l'aéroport JFK, Paris, Londres et retour à JFK pour 30 personnes.
- Considérez attentivement ces informations et rendez-les facilement accessibles lorsque vous êtes prêt à réserver.
Étape 2. Déterminez combien de personnes y vont
Si vous réservez un voyage d'affaires pour vous-même, vous savez que vous n'avez besoin d'organiser un voyage en avion que pour un seul. Si vous réservez pour un grand groupe, vous devez avoir un nombre final de voyageurs avant de réserver.
Si vous réservez un voyage de groupe, vous aurez besoin de connaître ce nombre final un certain temps avant de planifier votre voyage, généralement plusieurs mois
Étape 3. Déterminez votre calendrier de voyage
Vous aurez besoin de savoir quel est le calendrier de votre voyage. Si vous réservez un voyage d'affaires, vous aurez probablement un horaire de voyage régulier, avec des dates fixes chaque semaine (ou toutes les quelques semaines). Si vous réservez pour un groupe, cela peut être légèrement plus flexible, mais vous aurez besoin de savoir à peu près combien de temps vous prévoyez de passer dans chaque endroit.
- Par exemple, si vous voyagez pour affaires, vous savez peut-être que vous quittez Boston un mardi sur deux pour Saint-Louis et que vous reviendrez de Saint-Louis le vendredi suivant.
- Si vous réservez un voyage de groupe, vous savez peut-être que vous quittez JFK pour Paris fin mai, que vous passez environ 10 jours à Paris avant de partir pour Londres, puis que vous passez quatre jours à Londres avant de retourner à JFK.
- Si vous avez une certaine flexibilité dans vos dates de voyage, vous devriez avoir ces informations facilement accessibles lorsque vous êtes prêt à réserver.
Étape 4. Recueillez les informations sur les voyageurs avant de réserver
Avant de pouvoir réserver un voyage en avion pour d'autres voyageurs, assurez-vous d'avoir les informations de chacun. Cela inclut les noms légaux complets, les adresses et les anniversaires.
Vérifiez l'orthographe des noms si vous réservez pour d'autres - les noms sur leurs billets doivent correspondre exactement aux noms sur les pièces d'identité qu'ils utilisent (permis de conduire ou passeport, etc.) pour qu'ils puissent voyager
Méthode 2 sur 4: Réservation via un groupeur
Étape 1. Trouvez un groupeur
Les groupeurs sont des entreprises qui achètent des billets d'avion en vrac à des prix de gros directement auprès des compagnies aériennes, puis les vendent à des tarifs très réduits à d'autres. L'utilisation d'un groupeur vous permettra probablement d'obtenir un meilleur taux que vous ne pourriez le faire par le biais d'une compagnie aérienne ou d'un site Web de voyage.
- Voici quelques exemples de regroupeurs: 1-800-FlyEurope, Airfare.com, AirfarePlanet.com, AirlineConsolidator.com, AirTreks, BargainTravel.com, CheapTickets, Economytravel.com, Globester et TFI Tours.
- Vous pouvez également rechercher des groupeurs dans la section Voyages de la plupart des grands journaux du dimanche.
- Les groupeurs sont différents des compagnies aériennes à bas prix - ils ne possèdent pas réellement d'avions, ils ont juste accès à des billets à prix très réduit.
- Certains sites Web de voyage, comme Travelocity et Expedia, proposent parfois des tarifs de groupage sur certains vols, mais ce ne sont pas réellement des groupeurs. En règle générale, ces sites Web ne proposent que des tarifs publiés. Les groupeurs, quant à eux, proposent des tarifs qui ne sont pas publiés et qui sont établis entre le groupeur et la compagnie aérienne.
Étape 2. Vérifiez leur réputation
Les consolidateurs apparaissent et se replient assez fréquemment, vous devez donc vérifier la réputation du consolidateur que vous utilisez. Vérifiez s'ils appartiennent à une organisation commerciale de groupeur.
- Recherchez l'adhésion à des organisations telles que la United States Air Consolidators Association (USACA), l'American Society of Travel Agents (ASTA) ou la United States Tour Operators Association (USTOA).
- Vous devriez également vérifier si quelqu'un a signalé le groupeur que vous avez choisi au Better Business Bureau (BBB). Le groupeur doit avoir de bons rapports et scores BBB.
Étape 3. Vérifiez les restrictions sur les réservations
Lorsque vous utilisez un groupeur, vérifiez les restrictions applicables aux billets que vous achetez par leur intermédiaire. Lorsque vous réservez avec un groupeur, vous ne pouvez généralement pas utiliser les miles de fidélité pour payer votre billet. De plus, les billets sont probablement non transférables et non remboursables.
Étape 4. N'ayez pas peur de poser des questions
Assurez-vous de poser beaucoup de questions pendant que vous achetez vos billets. Vous pouvez soit le faire en appelant le numéro de téléphone du service client du groupeur et en réservant par téléphone, soit en utilisant la boîte de discussion du site Web, bien que l'appel du service client soit probablement plus rapide.
Par exemple, découvrez si le groupeur a un numéro d'urgence à appeler en cas de problème avec votre voyage. Demandez ce qui se passe si vous manquez vos vols – le vol d'origine ou toute correspondance. Vous devriez également demander s'il y a des frais associés à l'achat par leur intermédiaire, en plus du prix du billet
Étape 5. Utilisez une carte de crédit reconnue pour réserver
Si vous le pouvez, utilisez une carte de crédit reconnue pour réserver votre voyage via un groupeur. Il peut s'agir d'une carte de crédit personnelle ou professionnelle. L'utilisation d'une carte de crédit principale vous donne un recours si vous n'obtenez pas de billet valide, car vous pouvez refuser le paiement au groupeur par l'intermédiaire de votre compagnie de carte de crédit.
Étape 6. Confirmez votre réservation auprès de la compagnie aérienne
Avant de payer votre billet via le groupeur, contactez la compagnie aérienne et assurez-vous qu'elle a votre réservation en cours. De cette façon, vous savez que le groupeur fait ce qu'il est censé faire de son côté. Vous devez également vérifier à nouveau auprès de la compagnie aérienne après avoir payé.
Étape 7. Obtenez un numéro de localisateur d'enregistrement auprès du groupeur
Une fois que vous avez réservé votre voyage avec le groupeur, demandez un numéro de localisateur d'enregistrement (cela peut également être un numéro de confirmation). Cela vous donne la preuve que vous avez réservé vos billets via le groupeur et vous donne un numéro de référence au cas où vous auriez besoin de contacter le groupeur plus tard.
Méthode 3 sur 4: Réservation via une compagnie aérienne
Étape 1. Achetez un livre de banlieue
Certaines compagnies aériennes proposent ce qu'on appelle un livret de banlieue (ou, à défaut, des abonnements airpass). Les carnets de navette sont des carnets de coupons (généralement 10) qui peuvent chacun être échangés contre un vol aller simple entre deux aéroports spécifiques de cette compagnie aérienne. Vous payez un montant fixe pour le livre et pouvez ensuite utiliser les coupons pour réserver des vols à tout moment dans le futur. Il s'agit d'une option particulièrement intéressante si vous savez que vous devrez voyager fréquemment entre les mêmes endroits mais que vous n'êtes pas encore sûr des dates exactes.
- Le prix des livres de banlieue varie en fonction de l'endroit d'où vous voyagez, il est donc préférable de faire le tour avant d'en choisir un. Si vous voyagez habituellement dans une région du pays, recherchez des livres sur les navetteurs auprès des compagnies aériennes régionales plutôt que nationales.
- Une fois que vous êtes prêt à réserver votre vol, vous saisirez les informations de votre voyageur et votre préférence de siège comme vous le feriez pour toute autre réservation de vol, mais au lieu de saisir les informations de votre carte de crédit pour payer, vous saisirez le code d'un des coupons dans votre livre. Gardez à l'esprit que vous devrez peut-être payer un supplément pour des choses comme l'assurance vol.
Étape 2. Recherchez des billets à tarif forfaitaire
Certaines compagnies aériennes proposent des billets à tarif fixe pour une durée limitée. L'achat d'un billet forfaitaire vous permet d'acheter un billet que vous pouvez utiliser aussi souvent que vous le souhaitez dans un certain laps de temps. Ces billets sont plus chers qu'un billet aller simple ou aller-retour régulier, mais cela peut s'avérer beaucoup moins cher que de réserver plusieurs allers-retours individuels.
- Assurez-vous de bien vérifier les détails de tous les billets à tarif fixe que vous souhaitez acheter: vous pourriez être limité dans les aéroports que vous pouvez utiliser ou dans les villes vers lesquelles vous pouvez vous rendre.
- Avec un billet forfaitaire, le processus de réservation fonctionne de la même manière que pour toute autre réservation, mais vous devez saisir les informations de votre billet forfaitaire au lieu des informations de votre carte de crédit.
- Il existe désormais des applications et des services d'abonnement tiers, comme OneGo, qui vous permettent d'acheter un abonnement de vol pour un montant fixe par mois et vous donnent la liberté de réserver auprès de plusieurs compagnies aériennes. Ce sont une excellente option pour les voyageurs d'affaires très fréquents.
Étape 3. Appelez directement le bureau de réservation du groupe de compagnies aériennes
Si vous réservez un voyage en grand groupe, appelez directement le bureau de réservation de groupe de la compagnie aérienne. Leurs représentants ont une expérience considérable dans la réservation de voyages aériens pour de grands groupes, et ils peuvent vous aider à vous y retrouver.
- Avant de choisir une compagnie aérienne, appelez plusieurs bureaux de réservation de groupe pour comparer les prix ainsi que les détails des vols. Il se peut que vous puissiez obtenir un meilleur tarif ou de meilleurs vols si vous réservez les différentes étapes de vos vols sur différentes compagnies aériennes.
- Lorsque vous êtes prêt à réserver un vol de groupe directement par l'intermédiaire d'une compagnie aérienne, assurez-vous d'avoir sous les yeux toutes les informations sur les voyageurs: leurs noms légaux complets, le type de pièce d'identité qu'ils utiliseront, leurs adresses et leur dates de naissance. L'agent de réservation de groupe de la compagnie aérienne aura besoin de ces informations pour réserver votre bloc de sièges et émettre des cartes d'embarquement pour tous les membres de votre groupe.
Étape 4. Réservez votre vol au bon moment
Si vous réservez pour un groupe, vous souhaitez réserver vos vols environ 8 à 10 mois avant votre départ prévu. Les compagnies aériennes libèrent des sièges individuels pour des vols spécifiques jusqu'à un an à l'avance, mais elles ne libèrent des sièges de groupe que plus tard.
Les compagnies aériennes libèrent des sièges de groupe à des heures légèrement différentes, alors vérifiez le calendrier spécifique pour les sièges de groupe avec votre compagnie aérienne
Méthode 4 sur 4: Réservation par l'intermédiaire d'un agent de voyages
Étape 1. Vérifiez leurs informations d'identification
Comme avec un groupeur, assurez-vous que l'agent de voyages que vous utilisez est membre d'une organisation professionnelle, comme la Fédération universelle des associations d'agents de voyages (UFTAA) ou la National Association of Career Travel Agents (NACTA). Vous pouvez également rechercher des avis sur les agents de voyages sur le site Web de Consumer Affairs ou du Better Business Bureau.
Étape 2. Rencontrez votre agent de voyages en personne
Que vous réserviez un vol d'affaires pour vous-même ou un voyage de groupe pour d'autres, il est préférable de rencontrer votre agent de voyages pour la première fois en personne. Cela vous donne la chance de rencontrer l'agent, de discuter de vos besoins de voyage spécifiques et d'avoir un conversation plus longue que le téléphone ou le courrier électronique ne le permet.
Étape 3. Posez des questions
Assurez-vous de poser de nombreuses questions à vos agents de voyages pour clarifier les détails de votre voyage. Vous devez savoir s'il y a des frais en plus du prix du billet et s'il existe une hotline que vous pouvez appeler si vos plans de voyage sont perturbés.
Vous devriez également demander à votre agent de voyages le meilleur moyen de communiquer avec lui: préfère-t-il le téléphone ou le courrier électronique ? Ceci est particulièrement important si vous devez les contacter pendant votre voyage
Étape 4. Créez un programme
Après avoir rencontré votre agent de voyages, créez un calendrier avec les dates d'échéance pour chacune des phases de votre voyage. Cela inclut de savoir quand vous devez avoir toutes les informations sur les voyageurs à l'agent, quand ils ont besoin de copies de passeports/pièces d'identité, et quand les acomptes et les paiements finaux sont dus.
Des astuces
- L'utilisation d'un groupeur est préférable si vous recherchez des billets internationaux en vrac. Les groupeurs n'obtiennent pas nécessairement de bien meilleurs tarifs sur les vols intérieurs en raison de la concurrence des agents de voyages et des compagnies aériennes à bas prix, mais ils bénéficient toujours de bonnes affaires sur les vols internationaux, en particulier vers l'Europe.
- Il est généralement préférable de faire appel à un agent de voyages si vous réservez un voyage pour un grand groupe. Ils ont le temps et l'expérience pour s'assurer que votre groupe bénéficie de la meilleure offre et du plan de voyage le moins stressant.
- Les livres de banlieue sont le meilleur choix si vous voyagez pour affaires, car ils vous offrent une réduction sur plusieurs vols entre les mêmes aéroports.
Mises en garde
- Vous pouvez passer par un groupeur par vous-même, mais comme ils changent rapidement, demander à un agent de voyages ou à une agence de voyages d'agir comme intermédiaire peut vous aider à vous protéger. Les agents de voyages ont plus d'expérience avec les groupeurs et savent lesquels sont réputés.
- Vérifiez tous les petits caractères de vos billets. Assurez-vous qu'il n'y a aucune restriction sur le moment où vous pouvez utiliser vos billets en vrac, si vous pouvez changer de vol et s'il y a des pénalités si vous manquez vos vols.
