Moyens efficaces pour animer un atelier en ligne comme un pro

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Moyens efficaces pour animer un atelier en ligne comme un pro
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Anonim

Même si vous êtes un pro de l'organisation d'ateliers en personne, les ateliers en ligne présentent un tout autre ensemble de défis. La bonne nouvelle est que vous pouvez utiliser les mêmes compétences pour tout type d'atelier. Par exemple, une chose qui est constante est que la préparation est la clé. Et n'ayez pas peur de laisser briller votre personnalité et d'encourager vos participants à faire de même. Vous pouvez transmettre votre contenu de manière professionnelle et vous amuser en même temps à interagir avec votre public.

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Méthode 1 sur 3: Planification du contenu

Organiser un atelier en ligne Étape 1
Organiser un atelier en ligne Étape 1

Étape 1. Préparez un script et incluez les outils que vous utiliserez pour chaque partie

Il est normal d'être un peu nerveux lorsque vous dirigez un atelier, ou même d'avoir du mal à garder une trace de toutes les informations que vous souhaitez transmettre. La meilleure façon de rester organisé et calme est d'écrire à l'avance un aperçu de ce que vous voulez dire. Vous pouvez le rendre aussi détaillé que vous le souhaitez. Si vous pensez que cela vous sera utile, écrivez ce que vous prévoyez de dire mot pour mot dans un script. Si vous êtes un peu plus expérimenté, un aperçu général avec vos points principaux fera probablement l'affaire.

Notez dans le script quand vous prévoyez d'utiliser certains outils. Par exemple, si vous souhaitez afficher une image à un certain point clé, mettez-la dans le script. Si vous prévoyez de diviser les participants en petits groupes de discussion à tout moment de la réunion, incluez-le également dans votre script

Organiser un atelier en ligne Étape 2
Organiser un atelier en ligne Étape 2

Étape 2. Gardez vos séances de moins de 2 heures pour éviter de vous ennuyer

Une bonne règle à retenir est que les ateliers réussis sont généralement courts et agréables ! Cela ne signifie pas nécessairement que vous devez proposer des ateliers plus courts, cela signifie simplement que chaque session doit durer moins de 2 heures. Si vous avez déjà proposé des ateliers d'une journée, essayez de diviser cela en une réunion une fois par semaine pendant 2 heures pendant un mois. Si cela ne fonctionne pas, essayez une autre méthode, comme une réunion pendant 2 heures le matin, 2 heures l'après-midi, et ainsi de suite pendant quelques jours.

  • L'un des grands avantages des ateliers en ligne est qu'ils permettent un peu plus de flexibilité. Comme personne n'a besoin de se déplacer pour y assister, vous pouvez les étaler sur plusieurs jours, voire plusieurs semaines.
  • Il n’y a pas non plus de calendrier strict et rapide auquel vous devez vous tenir. C'est votre atelier, alors trouvez une durée qui correspond au contenu que vous avez prévu.
Organiser un atelier en ligne Étape 3
Organiser un atelier en ligne Étape 3

Étape 3. Enregistrez les informations qui ne correspondent pas à vos sessions en direct

Lorsque vous planifiez des sessions plus courtes, vous pourriez craindre de laisser de côté du contenu important. Il existe une solution simple pour cela! Vous pouvez enregistrer des vidéos supplémentaires que vous pouvez envoyer aux participants à l'atelier pour qu'ils les regardent par eux-mêmes. De cette façon, ils obtiendront toujours toutes les informations que vous souhaitez qu'ils entendent, mais n'auront pas à s'asseoir dans une session en ligne en direct pendant des heures.

  • Essayez de garder ces vidéos sur le côté le plus court. 10 minutes, c'est bien, car c'est la durée d'attention de la plupart des gens. Vous pouvez enregistrer et envoyer autant que vous le souhaitez afin de couvrir tout votre contenu.
  • Si vous souhaitez que les gens regardent l'une de ces vidéos avant votre atelier en direct, assurez-vous de le leur faire savoir. Essayez d'envoyer un e-mail en disant: « Nous discuterons des informations de la vidéo 2, alors assurez-vous de les vérifier avant notre session de mercredi ».
Organiser un atelier en ligne Étape 4
Organiser un atelier en ligne Étape 4

Étape 4. Attribuez des activités entre les sessions pour que les réunions soient courtes

N'ayez pas peur de demander à vos participants d'être actifs entre les réunions de groupe. Vous pouvez leur demander de faire des lectures, de regarder des vidéos ou même de rencontrer virtuellement d'autres membres du groupe. Cela les gardera engagés avec le matériel, mais évitera également aux gens d'avoir à s'asseoir pendant plusieurs heures d'un atelier à la fois.

Par exemple, vous pouvez envoyer un e-mail indiquant: « Rencontrez les membres de votre petit groupe sur Skype cette semaine pendant environ 15 minutes. Réfléchissez à certains sujets dont vous aimeriez discuter lorsque nous nous réunirons en grand groupe lors de notre session de la semaine prochaine.."

Méthode 2 sur 3: Configurer

Organiser un atelier en ligne Étape 5
Organiser un atelier en ligne Étape 5

Étape 1. Choisissez une plate-forme avec laquelle vous vous sentez à l'aise pour renforcer votre confiance en vous

Il existe une grande variété de plateformes disponibles pour accueillir votre atelier. Passez du temps à découvrir des options telles que Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams. Essayez-les pour voir lequel est intuitif et le plus facile à utiliser. La clé pour organiser un atelier en toute confiance est de se sentir en contrôle. Choisissez une plate-forme qui vous permet de le faire.

Vous devriez pouvoir obtenir un essai gratuit de ces produits pour voir celui qui vous convient le mieux. Il suffit de consulter le site Web pour voir ce que vous pouvez trouver

Organiser un atelier en ligne Étape 6
Organiser un atelier en ligne Étape 6

Étape 2. Prévoyez quelques heures pour vous familiariser avec la plate-forme que vous choisissez

Vous pouvez essayer les différentes fonctions telles que le partage de votre écran, l'utilisation de salles de sous-commission et la mise en sourdine et la réactivation du son des participants.

  • Demandez à vos collègues s'ils ont une plate-forme qu'ils recommandent. Vous pourrez peut-être recueillir beaucoup de bonnes informations de cette façon.
  • Ne soyez pas trop nerveux à l'idée d'avoir des difficultés techniques. Ça arrive à tout le monde! Il suffit de rouler avec les coups de poing et de le garder en mouvement.
Organiser un atelier en ligne Étape 7
Organiser un atelier en ligne Étape 7

Étape 3. Configurez un tableau blanc en ligne pour faciliter les sessions de brainstorming

L'un des défis des sessions à distance est qu'elles peuvent se sentir moins collaboratives par nature. Des outils tels que les tableaux blancs en ligne peuvent aider à créer un sentiment de collaboration. Prévoyez d'en intégrer un dans votre atelier. De nombreuses plateformes de réunion numériques incluent cet outil ou vous pouvez trouver un tableau blanc numérique autonome. Entraînez-vous à l'utiliser avant votre atelier.

  • Vous pouvez encourager les gens à apporter des idées, puis noter leurs suggestions sur le tableau blanc virtuel, par exemple.
  • Certains tableaux blancs virtuels populaires sont Miro, Stormboard, Limnu et Sketchboard.
Organiser un atelier en ligne Étape 8
Organiser un atelier en ligne Étape 8

Étape 4. Entraînez-vous à annoter votre écran pour qu'il devienne plus naturel

Le partage de votre écran est un moyen simple de permettre à votre public de voir des informations importantes telles que des graphiques ou des powerpoints. La plupart des plateformes de réunion vous permettent d'annoter votre écran, ce qui signifie que vous pouvez dessiner sur votre écran pendant que vous parlez. C'est une fonctionnalité intéressante car elle vous permet de mettre en évidence des points clés tout en rendant la présentation plus vivante pour votre public.

  • Par exemple, vous pouvez encercler ou souligner une statistique très importante à laquelle vous souhaitez que les participants prêtent une attention particulière.
  • Soyez prudent lorsque vous partagez votre écran. Vous ne voulez pas que les gens voient quoi que ce soit de personnel par accident. Avant votre présentation, assurez-vous simplement de fermer tous les documents personnels ou d'ouvrir les onglets afin de ne pas cliquer accidentellement dessus lors du partage de votre écran.
Mener un atelier en ligne Étape 9
Mener un atelier en ligne Étape 9

Étape 5. Exécutez une présentation de test pour vous assurer que toute la technologie fonctionne

C'est un excellent moyen d'éliminer toute nervosité et de vérifier que tout fonctionne comme il se doit. Faites un tour d'horizon complet de votre atelier un jour ou deux avant la présentation. Cela vous donnera beaucoup de temps pour affiner toutes les parties que vous souhaitez modifier.

Utilisez tous vos outils, y compris le tableau blanc, le chat, le partage d'écran et tout ce que vous prévoyez d'utiliser dans votre parcours

Étape 6. Mettez à niveau votre Internet s'il est lent ou peu fiable

Si votre écran se fige ou si vous êtes mis hors ligne, cela peut vraiment interrompre le flux de votre atelier. Si vous remarquez des problèmes Internet, envisagez de simples mises à niveau de votre configuration. Investissez dans un nouveau routeur, changez de canal sur votre routeur ou envisagez d'utiliser un câble Ethernet pour plus de stabilité.

  • Vous pouvez également essayer simplement de rapprocher votre routeur de votre ordinateur. C'est souvent une solution facile qui peut vraiment augmenter votre vitesse.
  • Contactez votre fournisseur d'accès Internet et demandez-lui ce qu'il recommande pour vous aider à obtenir la meilleure expérience.
Organiser un atelier en ligne Étape 10
Organiser un atelier en ligne Étape 10

Étape 7. Demandez à quelques collègues d'être votre auditoire de test

C'est une excellente idée si vous souhaitez des commentaires professionnels. Si vous voulez une variété d'opinions, demandez à des membres de votre famille ou à des amis de participer à votre atelier d'essai. Si vous ne trouvez personne pour vous aider, pas de problème ! Il suffit de le parcourir avec un public imaginaire.

Méthode 3 sur 3: Engagement du public

Organiser un atelier en ligne Étape 11
Organiser un atelier en ligne Étape 11

Étape 1. Essayez de garder votre groupe à 8-12 participants, si possible

Même si vous avez beaucoup de personnes à atteindre, il est préférable de le faire en groupes assez petits. La recherche montre que les gens apprennent mieux en groupes de 8 à 12, alors essayez de limiter vos ateliers à cette taille. Si vous avez plus de personnes qui s'inscrivent, essayez d'offrir plusieurs sessions de 8 à 12 personnes.

Si vous avez vraiment besoin d'avoir beaucoup de monde dans votre atelier, essayez de faire en sorte que les participants passent du temps en petits groupes. De nombreuses plateformes de réunion ont des salles de sous-commission spécialement conçues pour vous aider à faciliter les discussions en petits groupes

Mener un atelier en ligne Étape 12
Mener un atelier en ligne Étape 12

Étape 2. Soyez concis lorsque vous parlez pour rester dans le sujet

C'est là que votre script vous sera vraiment utile ! Lorsque vous parlez d'un sujet dont vous êtes un expert ou qui vous passionne vraiment, il est facile de passer en mode tangente ou en mode narration. Évitez de faire cela dans les ateliers en ligne. N'oubliez pas que les gens n'ont qu'une capacité d'attention limitée lorsqu'ils regardent quelqu'un parler sur un écran. Tenez-vous en à votre script et à vos points principaux.

Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas personnaliser votre discours. N'hésitez pas à saupoudrer d'anecdotes ou de petites histoires amusantes. Assurez-vous simplement de les garder courts et pertinents

Mener un atelier en ligne Étape 13
Mener un atelier en ligne Étape 13

Étape 3. Changez le ton de votre voix pour garder les gens intéressés

Rien n'est plus ennuyeux que d'écouter quelqu'un bourdonner d'une voix monotone. Vous ne voulez certainement pas faire cela, alors essayez de rendre votre ton intéressant tout au long de votre présentation. Variez la cadence de votre voix, en parlant plus vite à certains moments et en ralentissant le rythme à d'autres moments. Vous pouvez également faire des pauses dramatiques pour souligner votre point de vue.

Changer le volume de votre voix est une autre façon d'attirer vos auditeurs. Essayez de vous taire vraiment lorsque vous voulez mettre l'accent sur un mot-clé ou une phrase. Ou élevez la voix lorsque vous dites quelque chose de vraiment excitant

Organiser un atelier en ligne Étape 14
Organiser un atelier en ligne Étape 14

Étape 4. Passez à une nouvelle activité plusieurs fois au cours de la session

Des études montrent que les gens ont une durée d'attention plus courte pour les présentations en ligne. Alors pour rendre votre atelier efficace, secouez un peu les choses. Essayez de présenter pendant 10 minutes, puis divisez-vous en petits groupes. Ou vous pouvez partager votre matériel pendant 20 minutes, puis organiser une session de questions-réponses pendant 20 minutes. La clé est de faire différentes activités pour que votre public reste intéressé.

N'ayez pas peur d'expérimenter. Si une méthode ne fonctionne pas pour vous, ce n'est pas grave. Essayez un autre horaire pour votre prochaine session

Organiser un atelier en ligne Étape 15
Organiser un atelier en ligne Étape 15

Étape 5. Appelez les gens à stimuler la participation

Les gens peuvent ne pas se porter volontaires pour parler, mais ils sont généralement heureux de participer lorsqu'on leur demande. Brisez votre présentation en posant des questions à vos participants. Vous pouvez prévoir de le faire à des moments précis de votre script, ou vous pouvez le faire spontanément. C'est une bonne idée d'appeler les gens s'il semble y avoir de la confusion ou si les gens s'ennuient un peu ou s'agitent.

  • Essayez de dire: « Jane, avez-vous des questions sur ce que je viens de dire ? Parfois, ce sujet peut être beaucoup à prendre en compte."
  • Soyez sensible au fait que le fait d'être appelé peut causer de l'anxiété chez certaines personnes. S'ils ont éteint leur appareil photo ou semblent s'efforcer d'éviter le contact visuel, c'est probablement une bonne idée de ne pas les appeler directement.
  • Vous pouvez également encourager les gens à utiliser le chat pour poser des questions ou faire des commentaires. Beaucoup de gens se sentent plus à l'aise de « parler » de cette façon.
Organiser un atelier en ligne Étape 16
Organiser un atelier en ligne Étape 16

Étape 6. Exiger une préparation avancée pour que les gens soient prêts à s'engager

Une façon de garder vos ateliers un peu plus courts est de vous assurer que tout le monde commence avec au moins quelques informations de base. Distribuez du matériel à lire ou des vidéos enregistrées à regarder à l'avance. Assurez-vous que les participants comprennent qu'ils doivent faire leurs « devoirs » avant d'assister à la session en direct. De cette façon, vous serez en mesure de commencer à courir pendant la session en direct.

Envoyez un e-mail en disant: « J'attends avec impatience notre atelier la semaine prochaine. Pour vous préparer, veuillez lire le matériel ci-joint. J'ai également mis en ligne une vidéo d'introduction sur le site Web de l'atelier. Veuillez trouver le temps de le voir avant le début de l'atelier à 9 h le lundi. Nous discuterons de la matière couverte

Organiser un atelier en ligne Étape 17
Organiser un atelier en ligne Étape 17

Étape 7. Utilisez de petits groupes de discussion pour encourager l'interaction

Les petits groupes sont un excellent moyen de faire parler les gens. Dans un groupe plus important, certaines personnes peuvent se sentir trop timides pour s'exprimer. Être avec seulement quelques personnes peut les mettre plus à l'aise. Utilisez la fonction des salles de sous-commission sur votre plate-forme de réunion pour séparer les participants en groupes de 3 à 5 personnes. Donnez à chaque groupe un sujet particulier à discuter et une durée déterminée.

  • Vous pourriez dire: « Prenez 10 minutes pour réfléchir à des idées sur la façon dont nous pouvons travailler pour améliorer la communication au sein de notre équipe tout en travaillant à distance. Notez toutes les pensées que vous avez à partager avec l'ensemble du groupe.
  • En tant que leader, vous pouvez entrer dans chaque groupe pendant quelques minutes pour voir s'ils ont des questions et pour stimuler la discussion.
Organiser un atelier en ligne Étape 18
Organiser un atelier en ligne Étape 18

Étape 8. Utilisez des outils tels que les chats et les sondages pour interagir avec votre public

Les plateformes de réunion en ligne offrent de nombreuses options que vous pouvez utiliser pour aider vos participants à s'impliquer dans votre atelier. Utilisez-les. Pendant vos sessions, demandez aux participants d'utiliser le chat pour partager des idées ou poser des questions, lever la main pour indiquer une préférence ou participer à un sondage. L'utilisation de ces outils brise également la quantité de paroles que vous faites et aidera à garder les choses fraîches.

Par exemple, si vous parlez de différentes manières d'augmenter les ventes, vous pouvez créer un sondage et demander aux gens de voter pour différentes options

Des astuces

  • Participez à un atelier en ligne pour avoir une idée de ce que vous aimez et de ce que vous n'aimez pas en tant que participant.
  • Vous n'avez pas besoin d'être très formel, mais n'oubliez pas de regarder et d'agir de manière professionnelle.

Références

Conseillé: