Microsoft Access est un programme de création de base de données qui permet à quiconque de gérer et de modifier facilement une base de données. Il convient à tout, des petits projets aux grandes entreprises, et est un programme très visuel. Cela le rend idéal pour effectuer la saisie de données, car vous n'avez pas besoin de travailler avec des tableaux et des feuilles de calcul.
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Partie 1 sur 6: Création d'une nouvelle base de données
Étape 1. Cliquez sur l'onglet Fichier et sélectionnez « Nouveau »
La base de données est ce qui contiendra toutes vos données sous ses différentes formes. Vous pouvez choisir de créer une base de données vierge, une base de données Web vierge ou choisir parmi une variété de modèles.
- Une base de données vide est une base de données Access standard et convient à une utilisation locale. La création d'une base de données vide créera également une table.
- Les bases de données Web sont conçues pour être compatibles avec les outils de publication Web d'Access. La création d'une base de données vide créera également une table.
- Les modèles sont des bases de données prédéfinies conçues pour un large éventail d'utilisations. Choisissez un modèle si vous ne voulez pas passer beaucoup de temps à assembler la structure de la base de données.
Étape 2. Nommez votre base de données
Une fois que vous avez sélectionné un type de base de données, donnez-lui un nom qui reflète à quoi il sert. Cela sera particulièrement utile si vous allez travailler avec plusieurs bases de données différentes. Tapez le nom de fichier de votre base de données dans la case "Nom de fichier". Choisissez "Créer" pour générer le nouveau fichier de base de données.
Partie 2 sur 6: Ajout de données à la base de données
Étape 1. Déterminez la meilleure structure pour vos données
Si vous créez une base de données vide, vous devrez réfléchir à la meilleure façon d'organiser vos données et ajouter la structure appropriée. Il existe plusieurs façons de formater et d'interagir avec vos données dans Access:
- Tables – C'est la principale façon dont les données sont stockées dans votre base de données. Les tableaux peuvent être comparés à des feuilles de calcul dans Excel: les données sont organisées en lignes et en colonnes. Pour cette raison, l'importation de données à partir d'Excel et d'autres tableurs est un processus relativement simple.
- Formulaires – Les formulaires sont la façon dont les données sont ajoutées à votre base de données. Bien que vous puissiez saisir les données dans la base de données directement dans les tableaux, l'utilisation de formulaires permet une saisie de données plus rapide et plus visuelle.
- Rapports – Ils résument et affichent les données de votre base de données. Les rapports servent à analyser les données et à renvoyer des réponses à des questions spécifiques, telles que le montant des bénéfices réalisés ou la localisation des clients. Ceux-ci sont généralement conçus pour être imprimés.
- Requêtes – C'est ainsi que vous récupérez et filtrez vos données. Vous pouvez utiliser des requêtes pour afficher des entrées spécifiques de plusieurs tables. Vous pouvez également utiliser des requêtes pour créer et mettre à jour des données.
Étape 2. Créez votre première table
Si vous démarrez une base de données vide, vous commencerez automatiquement avec une table vide. Vous pouvez commencer à saisir vos données dans ce tableau, soit à la main, soit en copiant et collant à partir d'une autre source.
- Chaque élément de données doit avoir sa propre colonne (champ), tandis que chaque enregistrement doit être une ligne distincte. Par exemple, chaque ligne serait un client tandis que chaque champ serait une information différente sur ce client (nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.).
- Vous pouvez renommer les libellés des colonnes pour savoir facilement quel champ correspond à quoi. Double-cliquez sur l'en-tête de colonne pour modifier le nom.
Étape 3. Importez les données d'une autre source
Si vous souhaitez importer à partir d'un fichier ou d'un emplacement pris en charge, vous pouvez configurer Access pour récupérer les informations et les ajouter à votre base de données. Ceci est utile pour extraire des données d'un serveur Web ou d'une autre ressource partagée.
- Cliquez sur l'onglet Données externes.
- Sélectionnez le type de fichier que vous importez. Dans la section "Importer et lier", vous verrez quelques options pour les types de données. Vous pouvez cliquer sur le bouton Plus pour voir plus d'options. ODBC signifie Open Database Connectivity et inclut des bases de données telles que SQL.
- Accédez à l'emplacement des données. S'il se trouve sur un serveur, vous devrez fournir l'adresse du serveur.
- Dans la fenêtre suivante, choisissez "Spécifiez comment et où vous souhaitez stocker les données dans la base de données actuelle." Choisissez "OK". Suivez les étapes pour importer vos données.
Étape 4. Ajoutez une autre table
Vous voudrez conserver vos différents enregistrements dans différentes bases de données. Cela aidera à maintenir le bon fonctionnement de vos bases de données. Par exemple, vous pouvez avoir un tableau d'informations client et un autre tableau d'informations sur les commandes. Vous pourrez alors lier les informations client dans le tableau des informations de commande.
Dans la section Créer de l'onglet Accueil, cliquez sur le bouton du tableau. Une nouvelle table apparaîtra dans votre base de données. Vous pouvez saisir des informations de la même manière que pour le premier tableau
Partie 3 sur 6: Définition des relations entre les tables
Étape 1. Comprenez le fonctionnement des clés
Chaque table aura une clé primaire unique pour chaque entrée. Par défaut, Access crée une colonne ID qui augmente en nombre pour chaque entrée. Ceci est défini comme la clé primaire. Les tables peuvent également avoir des clés étrangères. Ce sont des champs qui sont liés à une autre table de la base de données. Les champs liés contiendraient les mêmes données.
- Par exemple, dans votre table Commandes, vous pouvez avoir un champ ID client pour suivre quel client a commandé quel produit. Vous pouvez créer une relation pour ce champ avec le champ ID dans votre table Client.
- L'utilisation de relations permet de garder vos données cohérentes, efficaces et lisibles.
Étape 2. Cliquez sur l'onglet Outils de base de données
Cliquez sur le bouton Relations dans la section Relations. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre avec un aperçu de toutes les tables de la base de données. Chaque champ sera répertorié sous le nom de sa table.
Vous devrez avoir créé le champ pour la clé étrangère avant de créer la relation. Par exemple, si vous souhaitez utiliser l'ID client dans la table Commandes, créez un champ dans la table Commandes appelé Client et laissez-le vide. Assurez-vous qu'il s'agit du même format que le champ que vous liez (des nombres dans ce cas)
Étape 3. Faites glisser le champ que vous souhaitez utiliser comme clé étrangère
Déposez-le dans le champ que vous avez créé pour la clé étrangère. Cliquez sur Créer dans la fenêtre qui s'affiche pour définir la relation entre les champs. Une ligne apparaîtra entre les deux tables, reliant les champs.
Cochez la case « Enforce Referential Integrity » lors de la création de la relation. Cela signifie que si des données sont modifiées dans un champ, l'autre champ est automatiquement mis à jour. Cela aidera à garder vos données exactes
Partie 4 sur 6: Faire des requêtes
Étape 1. Comprendre le rôle des requêtes
Les requêtes sont des actions qui vous permettent d'afficher, d'ajouter et de modifier rapidement les données de votre base de données. Il existe une grande variété de types de requêtes, allant de simples recherches à la création de nouvelles tables basées sur des données existantes. Les requêtes sont des outils essentiels pour créer des rapports.
Les requêtes sont divisées en deux types principaux: Sélection et Action. Les requêtes sélectionnées extraient les données des tables et peuvent effectuer des calculs. Les requêtes d'action peuvent ajouter, modifier et supprimer des données des tables
Étape 2. Utilisez l'assistant de requête pour créer une requête Sélection de base
Si vous souhaitez créer une requête Sélection de base, utilisez l'Assistant Requête pour vous guider à travers les étapes. Vous pouvez accéder à l'assistant de requête à partir de l'onglet Créer. Cela vous permettra d'afficher des champs spécifiques d'une table.
Création d'une requête de sélection avec des critères
Étape 1. Ouvrez l'outil de conception de requête
Vous pouvez utiliser des critères pour affiner votre requête de sélection et afficher uniquement les informations dont vous avez besoin. Pour commencer, cliquez sur l'onglet Créer et sélectionnez Query Deign.
Étape 2. Choisissez votre table
La boîte Afficher le tableau s'ouvrira. Double-cliquez sur la table sur laquelle vous souhaitez exécuter la requête, puis cliquez sur Fermer.
Étape 3. Ajoutez des champs à récupérer
Double-cliquez sur chaque champ de la table que vous souhaitez ajouter à la requête. Les champs seront ajoutés à la grille de conception.
Étape 4. Ajoutez vos critères
Vous pouvez utiliser plusieurs types de critères différents, tels que du texte ou des fonctions. Par exemple, si vous souhaitez afficher uniquement les prix supérieurs à 50 $ à partir de votre champ « Prix », vous devez saisir
=50
dans les critères. Si vous souhaitez afficher uniquement les clients du Royaume-Uni, vous devez saisir
Royaume-Uni
dans le champ Critères.
Vous pouvez utiliser plusieurs critères par requête
Étape 5. Cliquez sur Exécuter pour voir vos résultats
Le bouton Exécuter est situé dans l'onglet Conception. Les résultats de votre requête seront affichés dans la fenêtre. Appuyez sur Ctrl + S pour enregistrer la requête.
Création d'une requête de sélection avec des paramètres
Étape 1. Ouvrez l'outil de conception de requête
Une requête paramétrée vous permettra de spécifier ce que vous souhaitez récupérer à chaque exécution de la requête. Par exemple, si vous disposez d'une base de données avec des clients de différentes villes, vous pouvez exécuter une requête paramétrée pour demander pour quelle ville vous souhaitez afficher les résultats.
Étape 2. Créez une requête de sélection et spécifiez la ou les tables
Ajoutez des champs à récupérer dans la requête en double-cliquant dessus dans l'aperçu du tableau.
Étape 3. Ajoutez un paramètre à la section Critères
Les paramètres sont indiqués par « » autour du paramètre. Le texte entre parenthèses s'affichera dans l'invite qui apparaît lors de l'exécution de la requête. Par exemple, pour demander la ville, cliquez sur la cellule Critères pour le champ ville et tapez
[Quelle ville?]
Vous pouvez terminer les paramètres par "?" ou ":", mais pas avec "!" ou "."
Étape 4. Faites une requête multi-paramètres
Vous pouvez utiliser plusieurs paramètres pour créer une plage personnalisée pour les résultats de votre requête. Par exemple, si le champ est un champ Date, vous pouvez renvoyer une plage de dates en tapant
Entre [Entrez la date de début:] Et [Entrez la date de fin:]
. Vous recevrez deux invites lorsque vous exécuterez la requête.
Création d'une requête Créer une table
Étape 1. Cliquez sur l'onglet Créer et sélectionnez Conception de requête
Vous pouvez utiliser des requêtes pour extraire des données spécifiques des tables existantes et créer une nouvelle table avec ces données. Ceci est particulièrement utile si vous souhaitez partager des parties spécifiques de votre base de données ou créer des formulaires spécifiques pour des sous-ensembles de votre base de données. Vous devrez d'abord créer une requête de sélection régulière.
Étape 2. Sélectionnez la ou les tables dont vous souhaitez extraire les données
Double-cliquez sur les tables dont vous souhaitez extraire vos données. Vous pouvez tirer de plusieurs tables si nécessaire.
Étape 3. Sélectionnez les champs dont vous souhaitez récupérer les données
Double-cliquez sur chaque champ que vous souhaitez ajouter à partir de la vue d'ensemble du tableau. Il sera ajouté à votre grille de requête.
Étape 4. Définissez vos critères
Si vous souhaitez spécifier des données spécifiques d'un champ, utilisez la section des critères pour définir le filtre. Consultez la section « Créer une requête sélectionnée avec des critères » ci-dessus pour plus de détails.
Étape 5. Testez votre requête pour vous assurer qu'elle renvoie les résultats souhaités
Avant de créer votre table, exécutez la requête pour vous assurer qu'elle extrait toutes les données correctes. Ajustez vos critères et vos champs jusqu'à ce que vous obteniez toutes les données souhaitées.
Étape 6. Enregistrez la requête
Appuyez sur Ctrl + S pour enregistrer la requête pour une utilisation ultérieure. Il apparaîtra dans votre cadre de navigation sur le côté gauche de l'écran. Cliquez sur la requête pour la sélectionner à nouveau, puis cliquez sur l'onglet Conception.
Étape 7. Cliquez sur le bouton « Créer une table » dans le groupe Type de requête
Une fenêtre apparaîtra vous demandant votre nouveau nom de table. Saisissez le nom de la table et cliquez sur OK.
Étape 8. Cliquez sur le bouton Exécuter
Votre nouvelle table sera créée avec la requête que vous avez établie. Le tableau apparaîtra dans votre cadre de navigation sur la gauche.
Création d'une requête d'ajout
Étape 1. Ouvrez une requête précédemment créée
Vous pouvez utiliser une requête Ajout pour ajouter des données à une table qui existe déjà à partir d'une autre table. Ceci est utile si vous devez ajouter plus de données à une table que vous avez créée avec une requête de création de table.
Étape 2. Cliquez sur le bouton Ajouter dans l'onglet Conception
Cela ouvrira la boîte de dialogue Ajouter. Sélectionnez le tableau que vous souhaitez ajouter.
Étape 3. Modifiez les critères de votre requête pour qu'ils correspondent à ce que vous souhaitez ajouter
Par exemple, si vous avez créé une table avec les critères « 2010 » pour le champ Année, remplacez-la par l'année que vous souhaitez ajouter, telle que « 2011 ».
Étape 4. Définissez l'endroit où vous souhaitez ajouter les données
Assurez-vous de définir les champs corrects pour chaque colonne que vous ajoutez. Par exemple, lorsque vous utilisez les modifications ci-dessus, les données doivent être ajoutées au champ Année sur la ligne Ajouter à.
Étape 5. Exécutez la requête
Cliquez sur le bouton Exécuter dans l'onglet Conception. La requête sera exécutée et les données seront ajoutées à la table. Vous pouvez ouvrir le tableau pour vérifier que les données ont été ajoutées correctement.
Partie 5 sur 6: Création et utilisation de formulaires
Étape 1. Sélectionnez la table pour laquelle vous souhaitez créer un formulaire
Les formulaires vous permettent de voir facilement les données de chaque champ, ainsi que de basculer rapidement entre les enregistrements ou d'en créer de nouveaux. Les formulaires sont essentiels pour de longues périodes de saisie de données, car la plupart des gens les trouvent beaucoup plus faciles à utiliser que les tableaux.
Étape 2. Cliquez sur le bouton Formulaire dans l'onglet Créer
Cela créera automatiquement un formulaire basé sur les champs contenus dans le tableau. Access fait un très bon travail en créant automatiquement des champs de la bonne taille, mais vous pouvez redimensionner et déplacer tous les éléments du formulaire que vous souhaitez.
- Si vous ne souhaitez pas qu'un champ spécifique s'affiche sur le formulaire, vous pouvez cliquer dessus avec le bouton droit et sélectionner Supprimer.
- Si vos tables ont des relations, une feuille de données apparaîtra sous chaque enregistrement, montrant les données connectées. Vous pouvez modifier vos données connectées de cette manière beaucoup plus facilement. Par exemple, chaque commercial de votre base de données peut avoir une base de données clients attachée à son dossier.
Étape 3. Naviguez dans votre nouveau formulaire
Les boutons fléchés en bas se déplacent d'un enregistrement à l'autre. Les champs seront remplis par vos données d'enregistrement lorsque vous passerez de l'un à l'autre. Vous pouvez utiliser les boutons sur les bords pour passer au premier ou au dernier enregistrement.
Étape 4. Cliquez sur le bouton de la feuille de données pour utiliser le tableau
Celui-ci est situé dans le coin supérieur gauche et vous permettra de commencer à modifier les valeurs de votre table en utilisant le formulaire.
Étape 5. Apportez des modifications aux enregistrements existants
Vous pouvez modifier le texte dans n'importe quel champ de chaque enregistrement pour modifier les données du tableau. Les modifications se refléteront automatiquement dans la table, ainsi que dans toutes les tables connectées.
Étape 6. Ajoutez de nouveaux enregistrements
Cliquez sur le bouton « Ajouter un enregistrement » près des boutons de navigation pour créer un nouvel enregistrement à la fin de la liste. Vous pouvez ensuite utiliser les champs pour saisir des données dans l'enregistrement vide de la table. Il s'agit d'un moyen beaucoup plus simple d'ajouter de nouvelles informations que via la vue tableau.
Étape 7. Enregistrez le formulaire lorsque vous avez terminé
Assurez-vous d'enregistrer votre formulaire en appuyant sur Ctrl + S afin de pouvoir y accéder facilement plus tard. Il apparaîtra dans votre cadre de navigation sur le côté gauche de l'écran.
Partie 6 sur 6: Création d'un rapport
Étape 1. Sélectionnez votre table ou requête
Les rapports vous permettent d'afficher rapidement des résumés de vos données. Ils sont souvent utilisés pour les rapports sur les revenus et les expéditions et peuvent être adaptés à presque toutes les utilisations. Les rapports tirent des données des tables ou des requêtes que vous avez créées.
Étape 2. Cliquez sur l'onglet Créer
Sélectionnez le type de rapport que vous souhaitez créer. Il existe différentes manières de créer un rapport. Access peut créer automatiquement votre rapport pour vous, ou vous pouvez en créer un personnalisé.
- Rapport – Cela créera un rapport automatique avec toutes les données de votre source. Rien ne sera regroupé, mais pour les petites bases de données, c'est probablement suffisant pour montrer ce dont vous avez besoin.
- Rapport vierge – Cela créera un rapport vide que vous pourrez remplir avec vos données comme bon vous semble. Vous pourrez choisir parmi n'importe quel champ disponible pour créer un rapport personnalisé.
- Assistant de rapport – L'assistant de rapport vous guidera tout au long du processus de création de rapport, vous permettant de choisir et de regrouper vos données, puis de les formater en conséquence.
Étape 3. Définissez une source pour un rapport vierge
Si vous avez choisi de créer un rapport vierge, vous devrez en sélectionner une source. Tout d'abord, cliquez sur l'onglet Organiser, puis sélectionnez Feuille de propriétés. Alternativement, vous pouvez également appuyer sur alt=""Image" + Entrée.
Cliquez sur la flèche vers le bas à côté du champ Source d'enregistrement. Une liste de vos tables et requêtes disponibles apparaîtra. Sélectionnez-en un et il sera affecté au rapport
Étape 4. Ajoutez des champs à votre rapport
Une fois que vous avez une source, vous pouvez commencer à ajouter des champs à votre rapport. Cliquez sur l'onglet Format, puis sur Ajouter des champs existants. La liste des champs apparaîtra dans le cadre de droite.
- Cliquez et faites glisser les champs que vous souhaitez ajouter dans le cadre de conception. L'enregistrement apparaîtra dans le rapport. Au fur et à mesure que vous ajoutez des champs supplémentaires, ils seront automatiquement alignés avec les champs existants.
- Vous pouvez redimensionner les champs en cliquant sur les bords et en faisant glisser la souris.
- Supprimez des champs du rapport en cliquant sur l'en-tête et en appuyant sur la touche Suppr.
Étape 5. Ajoutez des groupes à votre rapport
Les groupes vous permettent d'analyser rapidement les informations d'un rapport, car ils vous permettent d'organiser les informations associées. Par exemple, vous souhaiterez peut-être regrouper les ventes par région ou par vendeur. Les groupes vous permettent de le faire.
- Cliquez sur l'onglet Conception, cliquez sur le bouton Grouper et trier.
- Cliquez avec le bouton droit sur n'importe quelle partie du champ que vous souhaitez ajouter à un groupe. Sélectionnez Groupe activé dans le menu.
- Un en-tête sera créé pour le groupe. Vous pouvez ajuster l'en-tête à ce que vous voulez étiqueter le groupe.
Étape 6. Enregistrez et partagez votre rapport
Une fois votre rapport finalisé, vous pouvez l'enregistrer puis le partager ou l'imprimer comme n'importe quel document. Utilisez-le pour partager les performances de l'entreprise avec les investisseurs, les coordonnées des employés et bien plus encore.
