Ce wikiHow vous apprend à créer une feuille de calcul d'adresses dans LibreOffice Calc à utiliser dans un publipostage LibreOffice Writer. Après avoir créé votre feuille de calcul et l'avoir enregistrée au format approprié, vous devrez la connecter à Writer avant de pouvoir commencer à étiqueter les champs de votre document. Heureusement, LibreOffice Writer est livré avec un outil de création de base de données rapide qui simplifie le processus.
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Partie 1 sur 3: Création de la feuille de calcul
Étape 1. Ouvrez LibreOffice Calc
Vous le trouverez dans votre menu Démarrer de Windows ou dans le dossier Applications de votre Mac. Calc est un tableur très similaire à Microsoft Excel et Google Sheets.
Étape 2. Étiquetez vos en-têtes de colonnes
Vous voudrez utiliser des titres d'en-tête pertinents tels que Nom, Adresse, État et Code postal, etc. Ces étiquettes doivent être placées dans des cellules distinctes de la première ligne de la feuille de calcul.
- Il peut être utile d'étiqueter chaque colonne pour le moins d'informations possible. Par exemple, au lieu d'une seule colonne appelée Adresse, vous pouvez utiliser StreetAddress, State et Zip. Au lieu d'une colonne pour le nom, vous pouvez faire FirstName et LastName.
- Les colonnes d'en-tête doivent être personnalisées en fonction de vos besoins.
Étape 3. Remplissez les colonnes avec les données à fusionner
Chaque ligne doit contenir les données d'un contact. Après avoir entré le premier contact sur la première ligne disponible, entrez le prochain contact sur la ligne suivante, et ainsi de suite.
Vous n'avez pas besoin d'utiliser de formatage ou de styles spéciaux (tels que des caractères gras) car les données seront formatées par votre document de publipostage
Étape 4. Enregistrez le fichier sous le format de fichier ODF
Le format de fichier ODF se termine par l'extension de fichier. ODS, ce qui peut sembler un peu étrange, mais c'est correct. Pour enregistrer la feuille de calcul:
- Clique le Déposer menu en haut à gauche et sélectionnez Enregistrer sous.
- Accédez au dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier. Vous devrez vous souvenir de cet emplacement.
- Sélectionner Feuille de calcul ODF (*.ods) dans le menu déroulant « Type de fichier » ou « Format ».
- Cliquez sur sauvegarder. À ce stade, n'hésitez pas à fermer l'application Calc.
Partie 2 sur 3: Connexion de la feuille de calcul
Étape 1. Ouvrez Libre Writer
Vous le trouverez dans votre menu Démarrer de Windows ou dans le dossier Applications de votre Mac.
Ne vous inquiétez pas encore de la rédaction de votre lettre ou de votre document, vous connectez simplement les adresses à Writer pour le moment
Étape 2. Ouvrez l'assistant de source de données d'adresse
Cet outil facilite la création d'une base de données à partir de votre feuille de calcul. Pour faire ça:
- Clique le Déposer menu en haut à gauche.
- Cliquez sur Sorciers au menu.
- Cliquez sur Source de données d'adresse.
Étape 3. Sélectionnez "Autre source de données externe" et cliquez sur Suivant
C'est la dernière option.
Étape 4. Cliquez sur le bouton Paramètres
La fenêtre "Créer une source de données d'adresse" s'affiche.
Étape 5. Sélectionnez "Feuille de calcul" et cliquez sur Suivant
Cela indique à Writer que vous travaillez avec le format feuille de calcul.
Étape 6. Sélectionnez la feuille de calcul que vous avez créée et cliquez sur Suivant
Pour ce faire, cliquez sur le Parcourir, accédez à la feuille de calcul contenant les adresses (se terminant par l'extension de fichier. ODS) et double-cliquez sur la feuille de calcul pour la sélectionner.
Pour vérifier que vous avez sélectionné une feuille de calcul utilisable, cliquez sur le bouton Tester la connexion bouton dans le coin inférieur droit. Vous devriez voir un message indiquant que la connexion a été établie avec succès. Si vous voyez une erreur, vous avez peut-être sélectionné le mauvais fichier ou l'avez enregistré dans le mauvais format.
Étape 7. Cliquez sur le bouton Terminer
Maintenant que vous avez connecté la feuille de calcul, vous pouvez commencer à importer les données.
Étape 8. Cliquez sur Suivant pour continuer
Faire ne pas cliquez sur le bouton « Affectation sur le terrain », car cela ne fonctionnera pas pour votre feuille de calcul.
Étape 9. Nommez le fichier de base de données (. ODB)
Jetez un œil au nom du fichier dans le champ "emplacement" - le fichier s'appelle "Adresses.odb" par défaut. Vous pouvez conserver ce nom si vous le souhaitez ou le changer en un autre nom. N'oubliez pas de conserver le. ODB à la fin du nom de fichier.
- Si la case "Intégrer cette définition de carnet d'adresses dans le document actuel" est cochée, décochez-la maintenant.
- Le champ "Nom du carnet d'adresses" est la façon dont cette liste d'adresses apparaîtra dans d'autres applications LibreOffice. N'hésitez pas à changer cela si vous le souhaitez.
Étape 10. Cliquez sur Terminer
Votre feuille de calcul est maintenant connectée à LibreOffice Writer et prête à être utilisée dans votre publipostage.
La base de données restera également disponible pour être utilisée dans de futurs lettres types ou documents
Partie 3 sur 3: Création de votre document de publipostage
Étape 1. Ouvrez un nouveau document dans LibreOffice Writer
Si vous avez déjà créé votre lettre type, feuille d'étiquettes ou modèle d'enveloppe, ouvrez-le maintenant.
Étape 2. Ouvrez le panneau Sources de données
Pour ce faire, cliquez sur le Vue menu en haut, puis sélectionnez Source d'information. Vous verrez les valeurs de votre feuille de calcul d'adresses dans le panneau en haut du document. Le panneau restera là pour vous faciliter les choses.
Étape 3. Formatez le document comme vous souhaitez qu'il apparaisse
Par exemple, si vous écrivez une lettre type, composez la lettre comme vous le souhaitez.
Étape 4. Faites glisser les en-têtes des colonnes de données vers leurs emplacements correspondants
Les en-têtes de colonne de données sont les étiquettes grises au-dessus des données d'adresse dans ce panneau supérieur. Par exemple, si vous composez une lettre et que vous voulez qu'elle commence par "Cher (prénom)", vous devez taper le mot Cher, faites glisser le Prénom en-tête de colonne à l'endroit où vous tapez un nom, puis tapez une virgule.
Lorsque vous faites glisser un en-tête de colonne vers l'emplacement souhaité, il apparaîtra avec des crochets triangulaires de chaque côté (ex:)
Étape 5. Enregistrez votre document
Pour vous assurer que rien n'arrive à votre dur labeur, cliquez sur le bouton Déposer menu et sélectionnez Enregistrer sous. Le fichier doit être enregistré avec l'extension de fichier. ODT, alors sélectionnez Document texte ODF (*.odt) dans le menu « Type de fichier » ou « Format ».
Étape 6. Imprimez votre document
Les étapes pour ce faire varient en fonction de ce que vous imprimez.
- Si vous imprimez une lettre type, cliquez sur le bouton Déposer menu et sélectionnez Imprimer. Il vous sera demandé si vous souhaitez imprimer une lettre type-sélectionnez Oui lorsque vous y êtes invité. Si vous ne voulez pas imprimer de lettres pour toutes les personnes de la liste d'adresses, maintenez la touche Ctrl (PC) ou Commander (Mac) lorsque vous cliquez sur celles que vous souhaitez imprimer. Cliquez sur d'accord, puis imprimez comme vous le souhaitez.
- Si vous créez des étiquettes, accédez à Déposer > Nouveau > Étiquettes, sélectionnez la base de données, la table et les champs. En bas, sélectionnez le type de papier pour étiquettes sur lequel vous imprimez (par exemple, Avery A4) et d'autres préférences de création d'étiquettes supplémentaires, puis cliquez sur sauvegarder. De là, sur le Options onglet, cliquez sur Synchroniser le contenu, puis Nouveau document pour créer votre feuille d'étiquettes. Vous pouvez ensuite imprimer ce document selon vos besoins en sélectionnant Déposer > Imprimer.
