La suite Office de Microsoft est très chère à acheter pour l'utilisateur moyen. La version Professionnelle qui inclut Microsoft Access (logiciel de création de base de données) est encore plus chère. Une suite bureautique moins chère ou gratuite à la portée de tous est StarOffice/OpenOffice. Apprenez à créer une base de données, une table et créer un formulaire.
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Étape 1. StarOffice est la version finale d'OpenOffice
Il y a quelques différences mais elles sont principalement cosmétiques. La première chose à faire est de télécharger et d'installer OpenOffice.org ou StarOffice de Sun Microsystems.
Étape 2. Une fois qu'il a été téléchargé et installé, dans Windows XP, allez dans Démarrer -> Tous les programmes -> Star Office 8 -> Star Office Base, puis appuyez sur la touche Entrée
Étape 3. Une fenêtre apparaîtra intitulée « Assistant de base de données »
Étape 4. Acceptez les paramètres par défaut et cliquez sur « Suivant »
L'enregistrement de la base de données (se fait localement) et facilite l'utilisation de Writer et Calc.
Étape 5. Acceptez les paramètres par défaut dans la fenêtre suivante, puis cliquez sur « Terminer »
Étape 6. Une fenêtre « Enregistrer sous » apparaîtra
Il s'agit par défaut de « Mes documents ». Donnez un nom à votre nouvelle base de données. Pour l'instant, appelez-le 'MyContacts'. Acceptez les paramètres par défaut et cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
Étape 7. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira intitulée "Mes contacts" et sur la gauche, vous verrez quatre éléments, "Tables, requêtes, formulaires et rapports"
'Formulaires' sera automatiquement mis en surbrillance. Cependant, nous devons d'abord créer une table pour notre base de données, alors cliquez sur 'Tables'. Nous reviendrons sur les formes plus tard.
Étape 8. À droite de l'icône « Tables » sous les tâches, cliquez sur « Utiliser l'assistant pour créer une table »
..'. Une fenêtre intitulée « Assistant de table » apparaîtra.
L'assistant vous guidera tout au long de la création de votre première base de données. À droite, sous Sélectionner les champs pour votre table, vous verrez « Catégorie ». Cliquez sur 'Personnel'. Sous « Catégorie » se trouvent des exemples de tableaux, cliquez sur la « flèche vers le bas » et sélectionnez « Adresses ». Sous « Champs disponibles », tous les champs de la table d'exemple sont affichés. À droite se trouvent quatre boutons. Cliquez sur le bouton '>>'. Cela déplacera tous les champs sous « Champs disponibles » vers « Champs sélectionnés ». Cliquez sur le bouton 'Suivant'
Étape 9. L'assistant Table passe maintenant à l'étape 2, Définir les types et les formats
Sous 'Champs sélectionnés' se trouvent tous les champs qui ont été choisis. À droite de celui-ci, vous verrez « Informations sur le terrain ». Chaque champ peut être formaté individuellement comme vous le souhaitez. Cliquez sur les différents champs pour avoir une idée des types dont vous disposez. Pour l'instant, acceptez les valeurs par défaut pour chaque champ, puis cliquez sur le bouton 'Suivant'.
Étape 10. L'assistant de table passera maintenant à l'étape 3, « Définir la clé primaire »
Au fur et à mesure que la base de données grandit, la clé primaire devient plus importante. La clé primaire accélérera les requêtes. Pour l'instant, acceptez les valeurs par défaut et cliquez sur le bouton 'Suivant'.
Étape 11. La dernière étape de la création de votre premier tableau est « Créer un tableau »
Acceptez la valeur par défaut pour le nom de la table. Dans cet exemple, il s'appelle Adresses. En dessous, vous avez plusieurs choix sur ce qu'il faut faire ensuite. Cliquez sur 'Créer un formulaire basé sur ce tableau' puis cliquez sur le bouton 'Terminer'.
Étape 12. Deux fenêtres apparaîtront
La première fenêtre est intitulée "Sans titre" et au-dessus de cette fenêtre se trouve une autre fenêtre intitulée "Assistant de formulaire". Nous allons maintenant créer un formulaire de saisie de données.
Étape 13. Encore une fois, les étapes de création d'un formulaire sont affichées sur la gauche
Comme précédemment, acceptez les valeurs par défaut et cliquez sur le bouton '>>'. Cela déplacera tous les champs de l'autre côté sous « Champs du formulaire ». Cliquez ensuite sur le bouton 'Suivant'.
Étape 14. La fenêtre contextuelle s'intitule « Configurer un sous-formulaire »
Acceptez les valeurs par défaut. Nous ne créerons aucun sous-formulaire pour le moment. Cliquez sur le bouton 'Suivant'.
Étape 15. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira intitulée « Organiser les contrôles »
A droite, le troisième bouton est le bouton par défaut. Cliquez sur le deuxième bouton à droite de celui-ci, le quatrième bouton. Cliquez sur le bouton 'Suivant'.
Étape 16. La « Saisie des données » apparaîtra
Cela définira le mode de saisie des données pour votre formulaire. Acceptez les valeurs par défaut et cliquez sur le bouton « Suivant ».
Étape 17. La fenêtre « Appliquer les styles » apparaîtra
Acceptez les valeurs par défaut et cliquez sur le bouton 'Suivant'.
Étape 18. Lorsque la fenêtre contextuelle intitulée « Définir le nom » apparaît, acceptez les valeurs par défaut
Cliquez ensuite sur le bouton 'Terminer'.
Étape 19. Votre formulaire apparaîtra maintenant et vous pourrez saisir des données
Si vous n'aimez pas la présentation du formulaire, vous pouvez facilement le modifier. Voici comment modifier votre formulaire.
Étape 20. Assurez-vous que l'icône « Formulaires » sur la gauche est en surbrillance
Cliquez sur l'élément de menu 'Modifier', mettez en surbrillance et cliquez sur 'Modifier'
Étape 21. L'éditeur de formulaire apparaîtra et affichera votre formulaire
Cliquez sur l'un des champs, puis « glissez-déposez » où vous le souhaitez. Ne vous inquiétez pas de gâcher votre formulaire. Si vous faites trop d'erreurs et que vous voulez recommencer, fermez l'éditeur de formulaire, n'enregistrez pas votre travail et recommencez. Cela demandera un peu de pratique, mais une fois que vous aurez pris le coup, il vous sera plus facile de travailler avec.
Étape 22. Félicitations
Vous avez créé une base de données Star Office Base.
Étape 23. Profitez et amusez-vous
Des astuces
- Si vous faites des erreurs pendant les étapes, n'oubliez pas que vous pouvez toujours « Annuler » et recommencer.
-
StarOffice a une excellente aide.
