3 façons d'écrire un e-mail privilège client avocat

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3 façons d'écrire un e-mail privilège client avocat
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Vidéo: 3 façons d'écrire un e-mail privilège client avocat

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Anonim

Dans le système juridique américain, les communications entre un avocat et son client en rapport avec l'avocat fournissant une assistance juridique au client sont considérées comme « privilégiées ». Cela signifie que tout ce que vous écrivez à votre avocat (ou votre avocat vous écrit) dans le cadre de sa représentation de vous est confidentiel. Cependant, en particulier avec les communications numériques, il existe de nombreuses façons de renoncer accidentellement à ce privilège. Garder votre courrier électronique et vos appareils électroniques en sécurité est le moyen le plus simple de vous protéger contre la renonciation accidentelle à ce précieux privilège.

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Méthode 1 sur 3: Rédaction d'e-mails privilégiés

Écrire un e-mail privilège client avocat Étape 1
Écrire un e-mail privilège client avocat Étape 1

Étape 1. Ajoutez une note sur le privilège avocat-client dans la ligne d'objet

Incluez les mots « Privilégié », « Confidentiel » ou « Communication avocat-client » dans la ligne d'objet de votre e-mail. Cela aide à faire ressortir ces mots autant que possible, par exemple en les tapant tout en majuscules ou en mettant des astérisques de chaque côté.

  • Par exemple, si vous écrivez « ***PRIVILÉGÉ ET CONFIDENTIEL*** » dans la ligne d'objet de votre e-mail, il est moins probable que quelqu'un le manque.
  • De nombreux avocats ajoutent une clause de non-responsabilité au bloc « signature » de leurs e-mails indiquant que le contenu de leurs e-mails est soumis au privilège avocat-client. Cependant, ces avis de non-responsabilité n'offrent pas de protection globale. Une note dans la ligne d'objet garantit que le destinataire sait que l'e-mail est privilégié avant de l'ouvrir.
Écrire un e-mail privilège client avocat Étape 2
Écrire un e-mail privilège client avocat Étape 2

Étape 2. Faites en sorte que votre demande de conseil juridique soit claire et précise

Toutes les conversations que vous avez avec un avocat ne sont pas considérées comme privilégiées, même si vous écrivez à un avocat que vous avez spécifiquement engagé pour vous représenter dans une affaire juridique. Le privilège ne s'applique que lorsque vous sollicitez des conseils juridiques. Si vous faites cette demande dès le départ, il n'y aura pas de place pour un débat sur le sujet de l'e-mail.

Par exemple, si vous êtes en train de divorcer et que vous souhaitez obtenir des conseils sur la façon de parler à votre conjoint de questions qui concernent vos enfants, vous pouvez écrire: « J'écris cet e-mail pour demander des conseils juridiques concernant la communication avec mon conjoint sur les cours de natation de notre fille d'une manière qui ne viole pas l'ordonnance du juge."

Écrire un e-mail privilège client avocat Étape 3
Écrire un e-mail privilège client avocat Étape 3

Étape 3. Ne discutez que des conseils juridiques dans vos e-mails

Dans certains contextes, vous pourriez avoir d'autres choses dont vous voulez parler avec votre avocat qui n'ont rien à voir avec des conseils juridiques. Dans ces situations, il est préférable d'écrire des e-mails séparés afin que la communication que vous souhaitez conserver confidentielle et privilégiée le reste.

Par exemple, supposons que vous ayez engagé un avocat pour vous représenter dans un récent procès contre votre entreprise. Vous souhaitez également discuter avec cet avocat de la manière dont vous pouvez réviser vos contrats de fournisseur pour éviter des poursuites similaires à l'avenir. Les conseils sur les contrats seraient probablement considérés comme des conseils commerciaux plutôt que des conseils juridiques, vous devez donc écrire deux e-mails distincts

Écrire un e-mail privilège client avocat Étape 4
Écrire un e-mail privilège client avocat Étape 4

Étape 4. Utilisez une adresse e-mail privée pour communiquer avec votre avocat

Si vous disposez d'un compte de messagerie auquel d'autres personnes peuvent accéder, cet accès pourrait signifier que tous les e-mails échangés entre vous et votre avocat ne sont plus privilégiés. Cela s'applique également aux adresses e-mail professionnelles, même si vous êtes le propriétaire de l'entreprise, s'il est possible pour quelqu'un d'autre d'accéder à votre compte e-mail.

Par exemple, si vous avez une adresse e-mail domestique que vous et votre conjoint utilisez, évitez d'utiliser cette adresse e-mail pour communiquer avec votre avocat (à moins que l'avocat ne représente à la fois vous et votre conjoint dans la même affaire juridique)

Conseil:

Si vous avez l'habitude de laisser votre boîte e-mail ouverte sur votre ordinateur personnel ou si vous recevez des e-mails sur un smartphone auxquels d'autres personnes de votre domicile peuvent accéder, créez une adresse e-mail distincte que vous n'utilisez que pour les communications privilégiées avec votre avocat.

Écrire un e-mail privilège client avocat Étape 5
Écrire un e-mail privilège client avocat Étape 5

Étape 5. Envoyez l'e-mail à votre avocat uniquement

Le privilège avocat-client protège uniquement les communications confidentielles entre vous et votre avocat qui sont liées à leur représentation légale de vous. Si vous incluez quelqu'un d'autre dans la conversation, les choses que vous dites dans l'e-mail (ou que l'avocat dit en réponse) ne seront probablement pas considérées comme privilégiées.

Même si quelqu'un d'autre est impliqué dans l'affaire dont vous discutez avec votre avocat, il est préférable de lui envoyer un e-mail séparément. Cela peut sembler inefficace, mais cela garantit que vos communications avec votre avocat restent confidentielles

Méthode 2 sur 3: Éviter les renonciations accidentelles

Écrire un e-mail privilège client avocat Étape 6
Écrire un e-mail privilège client avocat Étape 6

Étape 1. Abstenez-vous de discuter des courriels de votre avocat

Même dans un cadre décontracté, faire un commentaire tel que « mon avocat m'a conseillé de ne pas le faire » pourrait entraîner une renonciation accidentelle à votre privilège avocat-client parce que vous discutez du contenu de l'avis avec quelqu'un d'autre. S'il s'agit d'un sujet sur lequel vous avez des conseils de votre avocat, dites simplement que vous n'êtes pas libre d'en discuter et de changer le sujet de la conversation.

Ne mentionnez pas du tout que vous avez discuté du sujet avec votre avocat si vous voulez éviter de renoncer accidentellement à votre privilège avocat-client. Par exemple, si quelqu'un vous demande pourquoi vous avez pris une mesure particulière, vous ne voudriez pas dire « j'ai fait ce que mon avocat m'a dit de faire ». Avec ce genre de déclaration, vous dites essentiellement à l'autre personne ce que votre avocat vous a dit en toute confidentialité

Conseil:

Assumez vos actions ou vos attentes envers les autres plutôt que de dire que vous agissez sur les conseils de votre avocat.

Écrire un e-mail privilège client avocat Étape 7
Écrire un e-mail privilège client avocat Étape 7

Étape 2. Demandez à votre avocat avant de partager des informations avec d'autres

Si votre avocat vous conseille sur une question qui pourrait avoir un impact sur les autres, vous voudrez peut-être partager les conseils de votre avocat avec eux. Cependant, cela pourrait détruire la nature privilégiée de cette communication si cette personne n'est pas substantiellement impliquée dans l'affaire.

  • Par exemple, supposons que vous ayez consulté un avocat pour obtenir des conseils sur une action en justice récemment déposée contre votre entreprise. Vous voudrez peut-être partager les conseils de l'avocat avec votre partenaire commercial. Cependant, si votre partenaire n'est pas considéré comme le client de l'avocat, cela peut signifier que les conseils ne sont plus considérés comme privilégiés.
  • Si vous avez besoin d'impliquer d'autres personnes dans une affaire juridique, votre avocat peut vous conseiller sur ce qu'il faut leur dire et comment préserver votre privilège avocat-client.
Écrire un e-mail privilège client avocat Étape 8
Écrire un e-mail privilège client avocat Étape 8

Étape 3. Démarrez une nouvelle chaîne de courrier électronique plutôt que de transférer ou de copier des non-avocats

Les chaînes de courrier électronique sont dangereuses pour le privilège avocat-client, car un membre de la chaîne pourrait par inadvertance appuyer sur « répondre à tous » à tout moment et détruire le privilège. Si vous souhaitez partager des informations qui vous sont fournies par votre avocat, composez un nouvel e-mail à cette personne et transmettez ces informations séparément.

De même, si vous transférez un e-mail ou une chaîne d'e-mails à votre avocat parce qu'il est pertinent pour votre cas, marquez clairement l'e-mail comme un transfert, puis composez un e-mail séparé dans lequel vous demandez des conseils juridiques ou relayez toute information confidentielle

Conseil:

Cela fonctionne également à l'envers. Si votre avocat vous transmet un e-mail de quelqu'un d'autre ou vous copie sur un e-mail, démarrez une nouvelle chaîne d'e-mails plutôt que de parler à votre avocat dans la même chaîne.

Écrire un e-mail privilège client avocat Étape 9
Écrire un e-mail privilège client avocat Étape 9

Étape 4. Rendez-vous en personne pour transmettre des informations particulièrement sensibles

Même les ordinateurs et les comptes de messagerie les plus sécurisés ne sont toujours pas aussi sécurisés que de parler en personne. En règle générale, il est préférable de ne pas mettre par écrit les informations les plus sensibles.

  • Par exemple, si vous êtes au milieu d'un divorce litigieux et que vous souhaitez obtenir les conseils de votre avocat sur les informations préjudiciables que vous avez apprises sur votre conjoint, rencontrez-le en personne plutôt que d'écrire les informations dans un e-mail.
  • Appelez plutôt que par e-mail votre avocat pour lui faire savoir que vous souhaitez le rencontrer pour discuter d'une question sensible et confidentielle.

Méthode 3 sur 3: Sécurisation des appareils électroniques

Écrire un e-mail privilège client avocat Étape 10
Écrire un e-mail privilège client avocat Étape 10

Étape 1. Verrouillez tous les appareils qui accèdent aux communications privilégiées avec des mots de passe forts

Utilisez un mot de passe pour verrouiller les appareils que vous seul connaissez. Les meilleurs mots de passe incluent des lettres majuscules et minuscules ainsi que d'autres caractères (tels que *, $ ou %) qui les rendent difficiles à deviner pour les autres.

Configurez vos appareils pour qu'ils se verrouillent automatiquement si vous ne les utilisez pas pendant quelques minutes, et assurez-vous de fermer ou de verrouiller l'appareil si vous vous en éloignez

Écrire un e-mail privilège client avocat Étape 11
Écrire un e-mail privilège client avocat Étape 11

Étape 2. Déconnectez-vous des comptes de messagerie lorsque vous avez fini de les utiliser

Vous avez peut-être l'habitude de laisser votre compte de messagerie ouvert sur votre ordinateur personnel ou votre appareil mobile afin de pouvoir y accéder rapidement lorsque vous recevez un e-mail. Cependant, cette habitude permet également aux autres de lire les e-mails potentiellement privilégiés que vous recevez de votre avocat, ce qui peut détruire le privilège avocat-client.

Si vous recevez des e-mails sur un smartphone ou un autre appareil mobile, désactivez la fonction « aperçu » qui vous permet de voir une partie de l'e-mail via une notification sur votre écran d'accueil ou de verrouillage. Si vous laissez votre téléphone posé sur une table où tout le monde peut voir l'aperçu, vous pourriez détruire le caractère privilégié d'un e-mail de votre avocat

Écrire un e-mail de privilège client d'avocat Étape 12
Écrire un e-mail de privilège client d'avocat Étape 12

Étape 3. Envoyez et recevez des e-mails uniquement sur les appareils que vous contrôlez

Les règles spécifiques varient selon l'endroit où vous vivez, mais en général, il est préférable de ne pas envoyer d'informations privilégiées ou confidentielles à votre avocat sur un ordinateur ou un autre appareil qui ne vous appartient pas uniquement. Dans certains États, les juges ont statué que l'utilisation d'un ordinateur ou d'un serveur appartenant à quelqu'un d'autre signifie qu'il a potentiellement accès à votre courrier électronique, même si vous utilisez un compte de messagerie protégé par mot de passe.

Par exemple, si vous parlez à un avocat au sujet d'une action en justice pour discrimination contre votre employeur, attendez de rentrer chez vous pour lui envoyer un e-mail, plutôt que de lui envoyer un e-mail depuis l'ordinateur de votre entreprise. Si l'e-mail passe par le serveur de votre entreprise, l'entreprise peut avoir le droit d'accéder à ces e-mails

Écrire un e-mail privilège client avocat Étape 13
Écrire un e-mail privilège client avocat Étape 13

Étape 4. Cryptez vos e-mails si vous communiquez régulièrement avec votre avocat

La plupart des services de messagerie Web vous permettent de crypter vos e-mails. Une fois crypté, le destinataire aura besoin d'un mot de passe pour ouvrir et lire l'e-mail.

  • Par exemple, si vous utilisez Gmail, vous pouvez crypter vos e-mails via l'application mobile Gmail ou en utilisant une extension Chrome.
  • Si votre avocat vous envoie des documents à examiner et que vous les enregistrez sur votre ordinateur, cryptez également ces fichiers afin que vous seul puissiez les ouvrir et les lire.

Avertissement:

Si vous et votre avocat partagez des documents via un service cloud, assurez-vous que personne d'autre n'a accès à votre compte sur ce service. Toute autre personne ayant accès peut détruire le privilège, même si elle ne regarde jamais les fichiers.

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