La puissance de Microsoft Excel réside dans sa capacité à calculer et à afficher les résultats à partir des données saisies dans ses cellules. Pour calculer quoi que ce soit dans Excel, vous devez entrer des formules dans ses cellules. Les formules peuvent être des formules arithmétiques simples ou des formules compliquées impliquant des instructions conditionnelles et des fonctions imbriquées. Toutes les formules Excel utilisent une syntaxe de base, qui est décrite dans les étapes ci-dessous.
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Méthode 1 sur 2: Syntaxe de la formule Excel
Étape 1. Commencez chaque formule par un signe égal (=)
Le signe égal indique à Excel que la chaîne de caractères que vous entrez dans une cellule est une formule mathématique. Si vous oubliez le signe égal, Excel traitera l'entrée comme une chaîne de caractères.
Étape 2. Utilisez des références de coordonnées pour les cellules contenant les valeurs utilisées dans votre formule
Bien que vous puissiez inclure des constantes numériques dans vos formules, dans la plupart des cas, vous utiliserez des valeurs saisies dans d'autres cellules (ou les résultats d'autres formules affichées dans ces cellules) dans vos formules. Vous faites référence à ces cellules avec une référence de coordonnées de la ligne et de la colonne dans lesquelles se trouve la cellule. Il existe plusieurs formats:
- La référence de coordonnées la plus courante consiste à utiliser la lettre ou les lettres représentant la colonne suivies du numéro de la ligne dans laquelle se trouve la cellule: A1 fait référence à la cellule de la colonne A, ligne 1. Si vous ajoutez des lignes au-dessus de la cellule ou des colonnes référencées au-dessus la cellule référencée, la référence de la cellule changera pour refléter sa nouvelle position; l'ajout d'une ligne au-dessus de la cellule A1 et d'une colonne à sa gauche changera sa référence en B2 dans n'importe quelle formule dans laquelle la cellule est référencée.
- Une variante de cette référence consiste à rendre les références de ligne ou de colonne absolues en les faisant précéder d'un signe dollar ($). Alors que le nom de référence de la cellule A1 changera si une ligne est ajoutée au-dessus ou une colonne est ajoutée devant elle, la cellule $A$1 fera toujours référence à la cellule dans le coin supérieur gauche de la feuille de calcul; ainsi, dans une formule, Cell $A$1, pourrait avoir une valeur différente, voire invalide, dans la formule si des lignes ou des colonnes sont insérées dans la feuille de calcul. (Vous pouvez rendre absolue uniquement la référence de cellule de ligne ou de colonne, si vous le souhaitez.)
- Une autre façon de référencer les cellules est numériquement, au format RxCy, où "R" indique "ligne", "C" indique "colonne", et "x" et "y" sont les numéros de ligne et de colonne. La cellule R5C4 dans ce format serait identique à la cellule $D$5 en colonne absolue, format de référence de ligne. Mettre l'un ou l'autre nombre après le "R" ou le "C" fait cette référence par rapport au coin supérieur gauche de la page de la feuille de calcul.
- Si vous utilisez uniquement un signe égal et une seule référence de cellule dans votre formule, vous copiez la valeur de l'autre cellule dans votre nouvelle cellule. La saisie de la formule "=A2" dans la cellule B3 copiera la valeur saisie dans la cellule A2 dans la cellule B3. Pour copier la valeur d'une cellule d'une page de feuille de calcul vers une cellule d'une autre page, incluez le nom de la page, suivi d'un point d'exclamation (!). La saisie de "=Sheet1!B6" dans la cellule F7 de la feuille de calcul 2 de la feuille de calcul affiche la valeur de la cellule B6 de la feuille Sheet1 dans la cellule F7 de la feuille Sheet2.
Étape 3. Utilisez des opérateurs arithmétiques pour les calculs de base
Microsoft Excel peut effectuer toutes les opérations arithmétiques de base - addition, soustraction, multiplication et division - ainsi que l'exponentiation. Certaines opérations utilisent des symboles différents de ceux utilisés lors de l'écriture d'équations à la main. Une liste d'opérateurs est donnée ci-dessous, dans l'ordre dans lequel Excel traite les opérations arithmétiques:
- Négation: Un signe moins (-). Cette opération renvoie l'inverse additif du nombre représenté par la constante numérique ou la référence de cellule suivant le signe moins. (L'inverse additif est la valeur ajoutée à un nombre pour produire une valeur de zéro; c'est la même chose que de multiplier le nombre par -1.)
- Pourcentage: Le signe de pourcentage (%). Cette opération renvoie l'équivalent décimal du pourcentage de la constante numérique devant le nombre.
- Exponentiation: Un caret (^). Cette opération élève le nombre représenté par la référence de cellule ou la constante devant le curseur à la puissance du nombre après le curseur.
- Multiplication: Un astérisque (*). Un astérisque est utilisé pour la multiplication afin d'éviter toute confusion avec la lettre « x ».
- Division: une barre oblique (/). La multiplication et la division ont la même priorité et sont effectuées de gauche à droite.
- Addition: Un signe plus (+).
- Soustraction: Un signe moins (-). L'addition et la soustraction ont la même priorité et sont effectuées de gauche à droite.
Étape 4. Utilisez des opérateurs de comparaison pour comparer les valeurs dans les cellules
Vous utiliserez le plus souvent des opérateurs de comparaison dans les formules avec la fonction SI. Vous placez une référence de cellule, une constante numérique ou une fonction qui renvoie une valeur numérique de chaque côté de l'opérateur de comparaison. Les opérateurs de comparaison sont répertoriés ci-dessous:
- Égal: Un signe égal (=).
- N'est pas égal à ().
- Moins de (<).
- Inférieur ou égal à (<=).
- Supérieur à (>).
- Supérieur ou égal à (>=).
Étape 5. Utilisez une esperluette (&) pour joindre des chaînes de texte
La jointure de chaînes de texte en une seule chaîne est appelée concaténation, et l'esperluette est connue comme un opérateur de texte lorsqu'elle est utilisée pour joindre des chaînes dans des formules Excel. Vous pouvez l'utiliser avec des chaînes de texte ou des références de cellules ou les deux; entrer "=A1&B2" dans la cellule C3 donnera "BATMAN" lorsque "BAT" est entré dans la cellule A1 et "MAN" est entré dans la cellule B2.
Étape 6. Utilisez des opérateurs de référence lorsque vous travaillez avec des plages de cellules
Vous utiliserez le plus souvent des plages de cellules avec des fonctions Excel telles que SUM, qui trouve la somme d'une plage de cellules. Excel utilise 3 opérateurs de référence:
- Opérateur de plage: deux points (:). L'opérateur de plage fait référence à toutes les cellules d'une plage commençant par la cellule référencée devant les deux-points et se terminant par la cellule référencée après les deux-points. Toutes les cellules sont généralement dans la même ligne ou colonne; "=SUM(B6:B12)" affiche le résultat de l'addition de la colonne de cellules de B6 à B12, tandis que "=AVERAGE(B6:F6)" affiche la moyenne des nombres dans la rangée de cellules de B6 à F6.
- Opérateur union: une virgule (,). L'opérateur union inclut à la fois les cellules ou les plages de cellules nommées avant la virgule et celles qui la suivent; "=SUM(B6:B12, C6:C12)" additionne les cellules de B6 à B12 et de C6 à C12.
- Opérateur d'intersection: un espace (). L'opérateur d'intersection identifie les cellules communes à 2 plages ou plus; la liste des plages de cellules "=B5:D5 C4:C6" donne la valeur dans la cellule C5, qui est commune aux deux plages.
Étape 7. Utilisez des parenthèses pour identifier les arguments des fonctions et pour remplacer l'ordre des opérations
Les parenthèses servent à 2 fonctions dans Excel, pour identifier les arguments des fonctions et pour spécifier un ordre des opérations différent de l'ordre normal.
- Les fonctions sont des formules prédéfinies. Certaines, telles que SIN, COS ou TAN, prennent un seul argument, tandis que d'autres fonctions, telles que IF, SUM ou AVERAGE, peuvent prendre plusieurs arguments. Plusieurs arguments au sein d'une fonction sont séparés par des virgules, comme dans "=IF (A4 >=0, "POSITIVE, " "NEGATIVE")" pour la fonction SI. Les fonctions peuvent être imbriquées dans d'autres fonctions, jusqu'à 64 niveaux de profondeur.
- Dans les formules d'opérations mathématiques, les opérations entre parenthèses sont exécutées avant celles à l'extérieur; dans "=A4+B4*C4, " B4 est multiplié par C4 avant d'ajouter A4 au résultat, mais dans "=(A4+B4)*C4, " A4 et B4 sont d'abord additionnés, puis le résultat est multiplié par C4. Les parenthèses dans les opérations peuvent être imbriquées les unes dans les autres; l'opération dans l'ensemble de parenthèses le plus à l'intérieur sera effectuée en premier.
- Qu'il s'agisse d'imbriquer des parenthèses dans des opérations mathématiques ou dans des fonctions imbriquées, assurez-vous toujours d'avoir autant de parenthèses fermées dans votre formule que de parenthèses ouvertes, sinon vous recevrez un message d'erreur.
Méthode 2 sur 2: Saisie de formules
Étape 1. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez entrer la formule
Étape 2. Tapez un signe égal dans la cellule ou dans la barre de formule
La barre de formule est située au-dessus des lignes et des colonnes de cellules et sous la barre de menus ou le ruban.
Étape 3. Tapez une parenthèse ouverte si nécessaire
Selon la structure de votre formule, vous devrez peut-être taper plusieurs parenthèses ouvertes.
Étape 4. Créez une référence de cellule
Vous pouvez le faire de plusieurs manières: Saisissez la référence de la cellule manuellement. Sélectionnez une cellule ou une plage de cellules dans la page actuelle de la feuille de calcul. Sélectionnez une cellule ou une plage de cellules dans une autre page de la feuille de calcul. Sélectionnez une cellule ou une plage de cellules sur une page d'une feuille de calcul différente.
Étape 5. Entrez un opérateur mathématique, de comparaison, de texte ou de référence si vous le souhaitez
Pour la plupart des formules, vous utiliserez un opérateur mathématique ou l'un des opérateurs de référence.
Étape 6. Répétez les 3 étapes précédentes si nécessaire pour créer votre formule
Étape 7. Tapez une parenthèse fermante pour chaque parenthèse ouverte dans votre formule
Étape 8. Appuyez sur "Entrée" lorsque votre formule est comme vous le souhaitez
Des astuces
- Lorsque vous commencez à travailler avec des formules complexes, il peut être utile d'écrire la formule sur papier avant de la saisir dans Excel. Si la formule semble trop complexe pour être saisie dans une seule cellule, vous pouvez la diviser en plusieurs parties et saisir les parties dans plusieurs cellules, et utiliser une formule plus simple dans une autre cellule pour combiner les résultats des différentes parties de la formule.
- Microsoft Excel offre une assistance pour la saisie de formules avec la saisie semi-automatique de formule, une liste dynamique de fonctions, d'arguments ou d'autres possibilités qui s'affichent une fois que vous avez tapé le signe égal et les premiers caractères de votre formule. Appuyez sur votre touche "Tab" ou double-cliquez sur un élément de la liste dynamique pour l'insérer dans votre formule; si l'élément est une fonction, vous serez alors invité à saisir ses arguments. Vous pouvez activer ou désactiver cette fonctionnalité en sélectionnant « Formules » dans la boîte de dialogue « Options Excel » et en cochant ou en décochant la case « Saisie semi-automatique de la formule ». (Vous accédez à cette boîte de dialogue en sélectionnant "Options" dans le menu "Outils" d'Excel 2003, à partir du bouton "Options Excel" du menu du bouton "Fichier" dans Excel 2007, et en sélectionnant "Options" dans l'onglet "Fichier" dans Excel 2010.)
- Lorsque vous renommez les feuilles d'une feuille de calcul de plusieurs pages, prenez l'habitude de ne pas utiliser d'espaces dans le nouveau nom de feuille. Excel ne reconnaîtra pas les espaces nus dans les noms de feuille dans les références de formule. (Vous pouvez également contourner ce problème en remplaçant l'espace par un trait de soulignement dans le nom de la feuille lorsque vous l'utilisez dans une formule.)
