Apprendre à utiliser le publipostage dans Microsoft Word peut être une tâche intimidante si vous essayez d'utiliser l'aide de Microsoft. Nous allons décrire un processus beaucoup plus linéaire: créer un fichier d'adresses dans Excel, fusionner dans Word et ajouter des intentions et des détails plus précis. Ce processus simple peut vous éviter des heures de tracas avec les étiquettes, vous assurant de ne pas avoir à les écrire à la main plus tard !
Remarque: Ceci est pour Office 2003; les instructions pour les autres versions peuvent varier.
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Étape 1. Créez un fichier d'adresses dans Microsoft Excel en insérant des noms et des adresses de la manière suivante:
Étape 2. La ligne 1 doit avoir les en-têtes avant de commencer à ajouter les adresses à partir de la ligne 2
- Placez les prénoms dans la colonne A.
- Placez les noms de famille dans la colonne B.
- Placez les adresses dans la colonne C.
- Placez les villes ou villages dans la colonne D.
- Placez le comté dans la colonne E.
- Placez les codes postaux dans la colonne F.
- Enregistrez le fichier. N'oubliez pas l'emplacement et le nom du fichier.
- Fermez Excel.
Étape 3. Ouvrez Word et allez dans "Outils/Lettres" et "Courriers/Fusion et publipostage"
Si le volet des tâches n'est pas ouvert sur le côté droit de l'écran, accédez à Affichage/Volet des tâches et cliquez dessus. Le volet des tâches devrait apparaître
Étape 4. Remplissez le bouton radio Étiquettes dans le volet des tâches
Étape 5. Cliquez sur Options d'étiquette et choisissez l'étiquette que vous utilisez dans la liste
Cliquez sur OK une fois que vous avez choisi.
Étape 6. Cliquez sur Suivant:
"Sélectionner les destinataires".
Étape 7. Cliquez sur "Parcourir" et accédez au fichier que vous venez d'enregistrer dans Excel et enregistré dans Mes documents
Ouvrez ce fichier et une boîte de dialogue s'ouvrira. Tous les destinataires doivent être sélectionnés par défaut. Sinon, faites-le et cliquez sur OK.
Étape 8. Cliquez sur Suivant:
« Arrangez vos étiquettes ».
Étape 9. Cliquez sur "Plus d'articles
.." Laissez les champs de la base de données (en haut à droite) sélectionnés et cliquez sur les champs que vous souhaitez insérer. Cliquez dessus dans l'ordre dans lequel ils apparaîtront sur l'étiquette. Il s'agit normalement du prénom, du nom, de l'adresse, de la ville, du comté, de la poste. Ignorez le fait qu'ils se retrouvent tous sur une seule ligne, lorsque vous avez terminé de sélectionner, vous pouvez ajouter des espaces et des retours chariot où vous le souhaitez sur l'étiquette. Lorsque vous avez inséré tous les champs, cliquez sur OK. Si vous oubliez un endroit le curseur où vous voulez qu'il aille (le champ à droite du curseur deviendra probablement gris-c'est OK), puis cliquez à nouveau sur "Plus d'éléments…" et choisissez le champ que vous souhaitez ajouter. Cliquez une fois sur FERMER dans la fenêtre vous avez fini d'insérer tous les champs dont vous avez besoin.
Étape 10. Ajoutez des espaces et des retours chariot pour que l'étiquette soit correcte
Ignorez-le lorsque le champ après l'emplacement de l'un ou l'autre devient gris, l'espace sera ajouté au lieu de remplacer le champ.
Étape 11. Nous décalons légèrement l'ensemble de l'adresse vers la droite en "augmentant le retrait" une fois
Cela dépend de la taille de l'étiquette que vous utilisez, mais c'est mieux !
Si tout est là où vous le souhaitez, cliquez sur Mettre à jour toutes les étiquettes. Vous devriez voir les champs copiés sur toutes les étiquettes
Étape 12. Cliquez sur Suivant:
"Aperçu de vos étiquettes".
Étape 13. Si vous êtes satisfait, cliquez sur Suivant:
"Terminer la fusion". Sur cet écran, vous pouvez éditer des étiquettes individuelles ou imprimer. cela vaut la peine de cliquer sur MODIFIER LES ÉTIQUETTES INDIVIDUELLES et de cliquer sur TOUS et sur OK même si vous en êtes satisfait afin que vous puissiez accéder à toutes les pages d'étiquettes.
Enregistrez le fichier avant de faire quoi que ce soit d'autre
Étape 14. Vous pouvez également utiliser des outils en ligne commerciaux pour effectuer votre publipostage afin de créer des étiquettes
L'avantage est qu'ils peuvent être plus faciles et plus rapides à utiliser.
