Il peut sembler difficile de couronner un e-mail professionnel important. Il y a tellement de façons de terminer votre message ! En fin de compte, cependant, la façon dont vous fermez votre e-mail dépendra de quelques facteurs différents. Ceux-ci peuvent inclure des éléments tels que votre connaissance de la personne à qui vous écrivez, le but de l'e-mail et si votre e-mail fait partie d'une chaîne. En gardant ces facteurs à l'esprit, élaborez une phrase finale appropriée. Ensuite, choisissez la bonne signature et décidez quoi mettre dans votre signature.
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Partie 1 sur 3: Rédaction de vos remarques de clôture
Étape 1. Rappelez au destinataire l'objet de votre e-mail
Il existe de nombreuses raisons d'écrire un e-mail dans un cadre professionnel. Identifier l'objectif principal de l'e-mail vous aidera à déterminer la meilleure façon de le conclure.
- Par exemple, si vous faites une demande, terminez par quelque chose comme « Merci pour votre temps » ou « Merci pour votre considération ».
- Si vous répondez à une demande d'informations ou d'assistance, vous pouvez terminer par « J'espère que cela vous aidera ! » ou « Faites-moi savoir s'il existe un autre moyen de vous aider. »
- Si vous organisez une réunion en face-à-face, vous pourriez terminer par quelque chose comme « À la semaine prochaine ! »
Étape 2. Utilisez un ton approprié pour votre public
Pensez à la façon dont vous connaissez la personne à qui vous écrivez, au type de relation que vous entretenez avec elle et à ce que vous essayez d'accomplir. Un e-mail à un responsable de niveau supérieur ou à un nouveau client important devrait probablement être plus formel qu'un e-mail à un collègue bien connu.
- Par exemple, si vous organisez une réunion avec un client, une bonne déclaration de clôture pourrait être quelque chose comme: « J'attends avec impatience notre réunion du 24. Si vous avez des questions, veuillez me contacter au 555-555-5555.
- D'un autre côté, si vous organisez une réunion amicale avec un collègue que vous connaissez bien, il peut être parfaitement normal de terminer par quelque chose comme « ça a l'air bien ! À demain!:)”
Étape 3. N'incluez pas de déclaration de clôture si votre e-mail fait partie d'une chaîne
S'il s'agit de votre premier e-mail sur le sujet traité, ou s'il s'agit d'un e-mail particulièrement important, alors c'est probablement une bonne idée d'inclure un remerciement de clôture ou un "appel à l'action". Cependant, la brièveté est importante dans les e-mails professionnels. Si votre e-mail fait partie d'une longue chaîne, vous n'aurez peut-être pas besoin d'inclure autre chose que les informations les plus essentielles.
Par exemple, si vous terminez une longue conversation par e-mail avec votre patron au sujet d'une mission, vous n'aurez peut-être pas besoin de dire beaucoup plus que « D'accord. Je le ferai avant la fin de la journée de vendredi. -M."
Partie 2 sur 3: Choisir une approbation
Étape 1. Choisissez une signature qui correspond au ton de votre e-mail
Si votre e-mail est formel, signez quelque chose comme « Meilleures salutations » ou (pour une touche encore plus formelle) « Sincèrement ». Pour les e-mails moins formels, vous pouvez utiliser quelque chose comme « Prenez soin de vous » ou « Acclamations ».
Si vous avez déjà reçu des e-mails de la personne à qui vous écrivez, vous pouvez regarder sa signature et faire correspondre votre ton au sien. Par exemple, s'ils ont tendance à signer avec quelque chose comme « Cordialement », vous devez signer avec un niveau de formalité similaire
Étape 2. Utilisez une approbation qui correspond à votre objectif
Comme la phrase de clôture, une signature peut également refléter le but de votre e-mail. Par exemple, si vous faites une simple demande ou exprimez brièvement votre gratitude pour quelque chose, vous pouvez utiliser une signature comme « Merci beaucoup » ou « Merci beaucoup », suivi de votre signature.
Étape 3. Évitez tout ce qui est trop affectueux
À moins que vous ne connaissiez très bien la personne à qui vous écrivez, évitez tout ce qui est trop argotique, informel ou affectueux. En général, des éléments comme « Amour », « XOXO » ou « Câlins » ne doivent pas être utilisés dans les e-mails professionnels.
Étape 4. Ignorez la signature dans les e-mails brefs ou en chaîne
Si votre e-mail fait partie d'une longue chaîne, ou si vous essayez de communiquer quelque chose très brièvement et rapidement à un collègue, il n'est peut-être pas nécessaire d'inclure une signature.
Si vous ne vous sentez pas à l'aise de sauter complètement la signature, une simple signature comme -Bernice ou -B. devrait être parfait pour les courriels brefs et informels
Partie 3 sur 3: Signature de votre e-mail
Étape 1. Incluez vos informations d'identification de base
La quantité d'informations que vous incluez dans votre signature dépendra de votre connaissance de votre correspondant et de la fréquence à laquelle vous avez communiqué avec lui.
- Un premier e-mail devrait probablement inclure au moins votre nom complet, votre fonction, votre lieu de travail et votre numéro de téléphone.
- Lorsque vous communiquez avec un collègue ou une personne à qui vous envoyez fréquemment des e-mails, il suffit probablement de signer avec votre prénom ou votre initiale.
Étape 2. Conservez votre mémoire de signature
En général, il est préférable de ne pas encombrer un e-mail professionnel avec beaucoup de texte et d'images supplémentaires. Évitez d'ajouter quoi que ce soit d'inutile à votre signature électronique, comme des citations, des graphiques flashy ou de nombreux liens.
Étape 3. Configurez une signature automatique
Si vous n'avez pas envie d'écrire votre intitulé de poste et vos coordonnées à chaque fois que vous envoyez un e-mail important, vous pouvez créer une signature que votre client de messagerie peut automatiquement ajouter à vos messages.
Certains programmes, comme Outlook, vous permettent de créer plusieurs signatures, vous pouvez donc sélectionner celle qui convient le mieux à un e-mail donné
Des astuces
-
Votre signature devrait ressembler à ceci:
- Meilleures salutations,
- Jane Doe, analyste de marché
- MegaCorp
- 214-444-1234
- Il est très facile dans la plupart des clients de messagerie comme Outlook, etc. de configurer une signature qui est automatiquement jointe à chaque e-mail.
Mises en garde
- Demandez à une autre personne de vérifier votre travail si possible. Rien ne remplace une bonne relecture.
- Modifiez et relisez toutes les lettres avant de les envoyer - c'est-à-dire, lisez-les pour une grammaire et une orthographe correctes et supprimez les erreurs typographiques. Changez un langage ambigu, par exemple des mots et des phrases qui ne sont pas clairs ou qui ont un double sens.
- L'utilisation d'un correcteur orthographique n'est pas infaillible car le logiciel insère souvent un mot correctement orthographié mais pas le mot correct pour le contexte. Changer "bankroll" en "blank roll" change vraiment le sens de la phrase. Vous devez également vous fier à votre propre connaissance des subtilités de la grammaire, car les suggestions du logiciel ne sont pas toujours justes.
