Les entreprises emploient des professionnels des ressources humaines pour tout gérer, des problèmes de paie et de politique aux griefs juridiques. Si vous avez une question juridique ou politique, ou un problème sérieux avec l'un de vos collègues, vous devrez peut-être contacter un représentant du service des ressources humaines. Les ressources humaines peuvent également être le premier service que vous contactez dans une entreprise en particulier. C'est une bonne idée de commencer cette conversation avec un simple e-mail formel présentant à la personne votre problème spécifique.
Pas
Méthode 1 sur 3: Rédaction et envoi de l'e-mail
Étape 1. Adressez votre e-mail à la personne appropriée
Consultez le répertoire des ressources humaines et voyez s'il y a une personne affectée pour gérer le type de problème que vous devez résoudre. Il peut également y avoir un point de contact affecté à votre service dans l'entreprise. Si vous craignez que votre problème soit pris au sérieux, vous pouvez également contacter directement le responsable des ressources humaines.
Vérifiez que seule la personne que vous souhaitez contacter est adressée dans l'e-mail. Surtout s'il s'agit d'un problème privé ou sensible, vous ne voulez pas l'envoyer à la mauvaise personne par accident. Soyez particulièrement prudent de supprimer toutes les listes qui enverraient l'e-mail à un groupe défini d'employés
Étape 2. Écrivez une ligne d'objet spécifique indiquant qu'une action est nécessaire
Une ligne d'objet claire communiquant à la fois votre problème et le niveau d'urgence que vous lui attribuez aidera les ressources humaines à prioriser votre problème. Si vous laissez cette ligne vide ou peu claire, votre correspondance peut être enfouie dans la boîte de réception de quelqu'un.
Utilisez des lignes telles que: « Problème juridique - Action requise », « Changement de circonstances personnelles - Une attention immédiate est requise », «
Étape 3. Utilisez des salutations formelles au début et à la fin de votre e-mail
Vous voulez donner un ton formel et professionnel dès le début de cette conversation. Cela aidera les ressources humaines à savoir que vous prenez le problème au sérieux. Même si vous connaissez personnellement le représentant, n'oubliez pas qu'il s'agit d'une discussion professionnelle plutôt qu'amicale.
Commencez par « Cher [nom complet du représentant] » et terminez par « Sincèrement » ou « Merci pour votre temps, [Votre nom complet] »
Étape 4. Rédigez un contenu clair, direct et spécifique
Gardez vos phrases courtes et précises. Ne fournissez pas plus d'informations que nécessaire, car vous ne voulez pas que le lecteur s'enlise dans l'e-mail. N'incluez pas de détails qui pourraient embrouiller les ressources humaines au sujet de votre problème. Vous pouvez aborder des détails compliqués en personne.
Étape 5. Décrivez précisément le problème
Expliquez la nature exacte de votre problème. Fournissez une chronologie du moment où le problème a commencé ou commencera. Précisez si vous pensez qu'il s'agit d'un problème juridique ou d'un problème qui peut être traité par l'entreprise elle-même.
Si vous contactez les ressources humaines pour vous renseigner sur les opportunités d'emploi, vous ne poserez pas de problème. Présentez-vous plutôt et expliquez vos contacts passés avec l'entreprise. Soyez clair sur les actions que vous attendez ou souhaitez que le représentant prenne
Étape 6. Notez si vous avez la documentation de votre problème
Les ressources humaines voudront savoir immédiatement comment résoudre les problèmes juridiques ou politiques. Votre documentation peut affecter leur réponse, car elle aidera à clarifier à la fois la gravité du problème et les répercussions juridiques auxquelles un employé particulier peut être confronté. Informez votre représentant de toutes les « preuves » que vous avez en votre possession et proposez de les apporter à une réunion en personne.
- Si possible, vous voudrez une preuve de tout problème juridique à présenter aux ressources humaines. Malheureusement, la plupart des départements des ressources humaines essaieront de protéger l'entreprise s'ils le peuvent.
- Si vous êtes victime de harcèlement ou de discrimination, conservez une trace des dates des incidents et conservez toute correspondance écrite contenant un langage incriminant.
- Conservez des copies électroniques et papier de toute documentation que vous fournissez aux ressources humaines. Vous devez conserver l'original et fournir des copies aux ressources humaines.
Étape 7. Expliquez ce que vous avez fait pour résoudre le problème
Vous avez peut-être déjà essayé de résoudre le problème avant de contacter les ressources humaines. Peut-être avez-vous eu une conversation avec votre patron ou un collègue, ou même les avez-vous informés que vous contacteriez les ressources humaines. Le représentant appréciera d'avoir cette information, car cela l'aidera à comprendre qui est déjà au courant du problème.
Pour les problèmes liés à l'évolution des circonstances personnelles, cette communication peut sembler moins formelle. Si vous partez en congé de maternité ou de paternité, par exemple, vous avez probablement déjà informé votre patron de votre statut et vous vous contentez de suivre les ressources humaines
Étape 8. Demandez une réunion en personne
Une rencontre au cours de laquelle vous vous asseyez face à face avec votre représentant vous aidera à discuter du problème en détail. Cela donnera au représentant la possibilité de poser des questions de suivi ou de clarification. Votre e-mail est l'endroit idéal pour commencer à planifier cette réunion critique. Informez-les des blocages dans votre emploi du temps et demandez-leur de planifier en conséquence.
Étape 9. Assurez-vous que vos coordonnées sont incluses
Les ressources humaines peuvent vouloir vous contacter par téléphone, alors incluez plusieurs méthodes de contact au bas de l'e-mail. Cette information peut aller directement sous votre nom une fois que vous vous êtes déconnecté de la correspondance. Vérifiez l'exactitude des numéros de téléphone et des e-mails que vous avez fournis.
Étape 10. Modifiez votre e-mail pour les fautes de frappe, d'orthographe et de grammaire
La plupart des services de messagerie ont un service de vérification orthographique. Ensuite, lisez votre e-mail pour détecter les erreurs grammaticales, les mots manquants et les problèmes de clarté.
Méthode 2 sur 3: Suivi d'un e-mail envoyé
Étape 1. Remerciez les ressources humaines pour toute réponse qu'elles envoient
Tout d'abord, remerciez le représentant d'avoir pris le temps d'étudier votre cas, car cela mettra immédiatement un ton de courtoisie dans votre conversation. Assurez-vous de répondre rapidement à toute réponse envoyée par les ressources humaines. Cela indiquera que vous restez préoccupé par le problème, et cela devrait également communiquer votre désir de le résoudre le plus tôt possible.
Étape 2. Organisez tout le matériel nécessaire pour votre réunion en personne
Préparez-vous pour la réunion en créant un dossier spécial contenant tous les documents que vous prévoyez d'apporter. Si vous avez une question sur les politiques, apportez le manuel de l'employé avec les politiques spécifiques mises en signet. Cela facilitera le bon déroulement de la réunion une fois que vous arriverez.
Étape 3. Envisagez de faire appel à un conseiller juridique si vous soulevez des problèmes juridiques
Si vous craignez de vous protéger contre toute action que l'entreprise pourrait prendre contre vous, parlez-en à un avocat. Ils peuvent vous fournir des informations sur vos droits et vous pouvez décider de les amener à des réunions en personne. Vous voudrez peut-être informer les ressources humaines de votre intention d'employer un avocat si vous choisissez d'emprunter cette voie.
Assurez-vous de connaître les coûts associés à l'embauche d'un avocat. La plupart seront coûteux, vous devrez donc peser ces préoccupations budgétaires avec votre besoin de protection juridique
Étape 4. Envoyez un deuxième e-mail si vous avez attendu une semaine sans réponse
Une semaine est généralement considérée comme un délai d'attente approprié avant d'envoyer un e-mail de suivi. Si vous faites face à un problème particulièrement urgent, vous pouvez envoyer un suivi après 24 heures. Plutôt que de vous inquiéter de harceler votre représentant, n'oubliez pas qu'il a de nombreuses responsabilités. Ils peuvent avoir besoin d'un rappel que vous êtes l'un d'entre eux.
Méthode 3 sur 3: Décider s'il faut contacter les RH
Étape 1. Résolvez le problème vous-même si vous le pouvez
Si vous avez un problème simple et non juridique qui n'est pas lié à la politique de l'entreprise, vous pourrez peut-être le résoudre vous-même. Si possible, discutez du problème avec votre patron ou vos collègues pour résoudre le problème avec eux. Les ressources humaines apprécieront de connaître les mesures que vous avez prises pour trouver une solution avant de s'adresser à elles.
Si, par exemple, vous pensez que votre patron vous programme trop de week-ends, parlez-en d'abord à votre patron. Vous ne voulez pas non plus vous adresser aux ressources humaines avec une plainte non critique comme « Je n'aime pas mon espace de bureau »
Étape 2. Consultez votre manuel de l'employé pour vérifier les politiques de votre entreprise
Vous pouvez avoir l'impression d'être victime d'une violation de la politique de l'entreprise. Avant de contacter les ressources humaines, relisez les politiques spécifiques relatives à votre problème. Vous voudrez pouvoir citer ces exemples dans toutes les discussions que vous aurez avec les ressources humaines.
Par exemple, si vous craignez de ne pas avoir suffisamment de pauses pendant les heures de travail, vérifiez les règles écrites sur les temps de pause. Il est possible que votre entreprise n'ait qu'une politique de rupture informelle plutôt que codifiée, ce qui signifie que les ressources humaines ne peuvent pas faire grand-chose pour vous aider à titre officiel
Étape 3. Contactez immédiatement les ressources humaines si vous êtes harcelé au travail
N'hésitez pas à nous contacter si vous êtes victime de harcèlement verbal, physique ou sexuel de quelque source que ce soit au travail. Vous êtes légalement protégé contre ce genre de comportement, et les ressources humaines sont obligées de vous aider et de vous protéger.
Cependant, ne vous attendez pas à ce que les ressources humaines puissent avoir des conversations officieuses sur ces questions. Une fois que vous le signalez, ils sont tenus d'agir
Étape 4. Contactez les ressources humaines si votre situation personnelle change
Les ressources humaines peuvent vous aider à planifier les changements à venir dans votre situation de travail, par exemple si vous vous préparez à prendre un congé de maternité. Ils seront en mesure de s'assurer que vous recevez tous vos avantages et couvertures. Ils peuvent également contacter les personnes de l'entreprise qui doivent être informées de l'évolution de votre situation.
Étape 5. Contactez les ressources humaines si vous avez besoin de la protection du gouvernement
Certaines situations peuvent survenir au travail et vous donner droit à une protection ou à une indemnisation de la part du gouvernement. Si, par exemple, vous vous blessez au travail, les ressources humaines peuvent vous aider à coordonner la couverture de vos frais médicaux.
Cela vous obligera probablement à remplir des documents avec les ressources humaines, alors soyez prêt pour ce processus
Étape 6. Contactez les ressources humaines si vous souhaitez accéder à une formation professionnelle
Il peut exister des programmes de formation ou de mentorat qui vous permettront de progresser dans votre entreprise. Les ressources humaines peuvent vous fournir toute information nécessaire sur ces options et éventuellement coordonner votre entrée dans ces programmes. Cela pourrait être une excellente occasion de faire passer votre carrière au niveau supérieur.
Étape 7. Demandez aux ressources humaines de vous aider avec les aménagements nécessaires
Les ressources humaines peuvent également vous aider à répondre à tous les besoins individuels que vous pourriez avoir au travail. Votre environnement de travail doit inclure des ressources qui vous permettent de profiter des mêmes opportunités de réussite que n'importe quel autre employé.
Si vous pensez qu'il n'y a pas de ressources adaptées aux personnes handicapées, par exemple, les ressources humaines s'occuperont de ce problème. Le service peut également travailler avec vous pour s'assurer qu'il y a une place désignée pour les mères qui allaitent
Étape 8. Contactez les ressources humaines si vous recherchez un emploi
De temps en temps, contacter un représentant des ressources humaines d'une entreprise en particulier peut vous permettre de recevoir des informations sur les offres d'emploi actuelles ou des opportunités d'entretiens informels « d'information » avec les employés actuels. Vous pouvez également contacter les ressources humaines pour vous remercier d'une récente entrevue que vous avez réalisée avec leur entreprise.
Si vous ne recevez pas de réponse après une semaine, vous pouvez envoyer un e-mail de suivi. Après cela, vous devrez peut-être laisser partir cette entreprise
Étape 9. Évitez de contacter les ressources humaines avec des griefs personnels
N'oubliez pas que les ressources humaines travaillent d'abord pour l'entreprise, ce ne sont donc pas les personnes à qui s'adresser si vous voulez simplement vous défouler. Bien que vous ne devriez absolument pas éviter de signaler toute situation qui vous met mal à l'aise ou qui vous fait subir une discrimination, veillez à faire la distinction entre les problèmes qui peuvent être simplement ennuyeux ou insignifiants et les problèmes juridiques plus graves.
