La plupart des gens ont écrit d'innombrables e-mails et se sont demandé pourquoi ils devaient attendre longtemps une réponse. Donner à un e-mail un sentiment d'urgence est simple, mais vous devez choisir vos mots avec soin. Appuyez-vous sur des mots urgents tout en appelant le lecteur à agir immédiatement. Tant que vous gardez votre e-mail concis et cohérent dans le ton, vous pouvez rendre n'importe quel e-mail urgent.
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Partie 1 sur 3: Création d'une ligne d'objet
Étape 1. Référez-vous au destinataire dans votre ligne d'objet
Si vous vous adressez directement à l'autre personne, votre e-mail se démarque davantage. Vous pouvez le faire en mentionnant le nom de la personne ou en utilisant les mots « vous » et « votre ». Ces mots sont directs, conversationnels et encouragent le destinataire à ouvrir l'e-mail.
- Par exemple, commencez la ligne d'objet par une phrase comme « Hey Bill ! » ou « Avez-vous déjà appelé ? »
- Si vous ne connaissez pas le nom de la personne, vous pouvez faire référence à un détail personnel comme l'emplacement du destinataire. Par exemple, dites « Meilleurs restaurants de votre ville ».
Étape 2. Utilisez un langage urgent dans la ligne d'objet
Il est important de relayer l'urgence le plus tôt possible. Encouragez le lecteur à cliquer sur l'e-mail en incluant un appel à l'action ou une référence à la rareté. Ces tactiques suggèrent que le lecteur doit agir immédiatement pour bénéficier de l'e-mail.
- Par exemple, utilisez des mots et des phrases comme « Dépêchez-vous ! ou « 24 heures restantes » pour appeler le lecteur à agir maintenant.
- Indiquez que quelque chose est limité, par exemple en disant: « Cet article s'envole des étagères ».
Étape 3. Faites allusion au contenu de l'e-mail
Faites suivre le mot urgent avec une image claire de ce à quoi le lecteur doit s'attendre dans l'e-mail. Utilisez des mots orientés vers l'action pour suggérer comment le lecteur doit réagir. Assurez-vous de garder la ligne d'objet claire et concise afin que le titre ne prête pas à confusion.
- Par exemple, vous pouvez dire quelque chose comme « Dépêchez-vous ! C'est une vente."
- Vous pouvez également expliquer l'e-mail par des chiffres. Par exemple, dites « 5 façons de réduire votre facture d'électricité ».
Étape 4. Posez au lecteur une question sur une autre façon de s'engager
Une question peut être un excellent moyen de faire allusion au contenu de votre e-mail. La question doit être pertinente pour le lecteur. Il doit faire référence à un événement urgent ou à un sujet que le lecteur doit connaître, en l'encourageant à lire l'e-mail immédiatement.
- Par exemple, vous pouvez dire quelque chose comme « Dernière chance - avez-vous déjà commandé vos billets ? »
- Un autre exemple est: « Comment pouvez-vous être plus productif aujourd'hui ? »
Partie 2 sur 3: Structurer le texte de l'e-mail
Étape 1. Dirigez avec une solution à un problème pertinent
Dans le texte, expliquez pourquoi vous envoyez l'e-mail. Montrez au lecteur ce qui rend cet e-mail urgent et pourquoi il doit y répondre dès que possible. Soyez aussi précis que possible pour suggérer ce que l'autre personne retire de la lecture de votre e-mail.
- Par exemple, vous pouvez dire quelque chose comme « Vous en avez assez de marcher avec des chaussures usées ? Notre vente propose des chaussures de marque à des prix défiant toute concurrence.
- Vous pourriez écrire: « Appelez le client aujourd'hui pour respecter la date limite ».
Étape 2. Décrivez le but de l'e-mail en phrases concises
Évitez de faire un e-mail urgent long et déroutant. Limitez-vous à quelques phrases ou paragraphes courts. Faites passer votre message d'une manière facile à comprendre et grammaticalement correcte.
- Pour éviter de faire votre message trop long, essayez de faire une liste des points les plus importants que vous devez faire.
- De nombreuses entreprises incluent une image dans l'e-mail. Une annonce de vente explique efficacement l'objectif de l'e-mail.
Étape 3. Utilisez un ton doux et non conflictuel
En essayant de paraître urgent, vous pourriez paraître agressif ou intimidant. Évitez d'exiger que le lecteur prête attention et réponde, car cela se retourne le plus souvent contre vous. Au lieu de cela, associez des mots liés au temps avec des suggestions d'actions que le lecteur devrait entreprendre.
- Par exemple, dites: « Il reste 5 places dans l'avion. Veuillez appeler dès aujourd'hui pour réserver votre place.
- Pour éviter de paraître intimidant, soyez un peu indirect. Par exemple, dites: « Le vol d'identité augmente de 5 % chaque année, ce qui rend plus important que jamais la protection de vos informations personnelles. »
Étape 4. Incluez un appel à l'action à la fin
Utilisez la dernière phrase de votre e-mail pour guider le lecteur vers l'action que vous souhaitez qu'il entreprenne. Cela doit être spécifique, alors incluez toutes les informations dont ils ont besoin pour répondre à votre e-mail. Il peut s'agir d'un bouton à appuyer, d'un lien vers un site Web ou d'un numéro de téléphone.
- Par exemple, si vous souhaitez que quelqu'un passe un appel, dites « Veuillez m'appeler aujourd'hui » et faites un suivi avec votre numéro de téléphone.
- Fournissez le lien exact du site Web. Si vous souhaitez qu'une personne voie un produit spécifique, publiez le lien vers la page du produit, et non le site Web dans son ensemble.
- Si vous souhaitez diriger quelqu'un vers un emplacement physique, il est utile de fournir des directions, des cartes et d'autres références.
Partie 3 sur 3: Affiner l'e-mail
Étape 1. Utilisez une adresse e-mail facile à reconnaître
Beaucoup de gens voient d'abord l'adresse e-mail, et si elle n'est pas reconnaissable, ils peuvent ignorer l'e-mail. Assurez-vous que votre adresse e-mail suggère ce que l'autre personne peut s'attendre à voir dans l'e-mail. Personnalisez votre adresse e-mail pour rendre votre e-mail plus visible.
- Par exemple, utilisez votre nom. L'e-mail doit ressembler à quelque chose comme « John Smith, wikiHow » ou « [email protected] ».
- Évitez d'utiliser des nombres et des symboles aléatoires, car ce n'est pas professionnel et fait que votre e-mail ressemble à du spam.
Étape 2. Créez une date limite pour une réponse à l'e-mail
Pour paraître urgent, donner l'impression que le lecteur doit agir maintenant. Même si vous n'avez pas de date limite précise, prétendez qu'il y en a une. Assurez-vous de mentionner cette date limite aussi souvent que possible tout au long de l'e-mail.
- Par exemple, vous pouvez dire: "Cet accord se termine demain".
- Si vous n'avez pas de date limite précise, essayez de dire « Veuillez répondre avant mardi » ou « Je vous serais reconnaissant de répondre avant 17 h 00 ».
Étape 3. Relisez l'e-mail pour vous assurer qu'il a un objectif cohérent
Toutes les informations contenues dans l'e-mail doivent se rapporter à votre objectif de l'envoyer. C'est cet objectif qui doit être souligné dans la ligne d'objet et tout au long du texte. Chaque détail doit mener à cet objectif, en indiquant au lecteur ce qu'il doit savoir pour agir en conséquence. Supprimez tous les détails qui ne correspondent pas, car ils nuisent au ton urgent.
- Si vous vendez un produit, vous devez inclure les caractéristiques du produit et ses principaux avantages. De longues histoires ou de petits détails peuvent être gênants.
- Par exemple, si vous contactez un client, vous voudrez peut-être lui dire: « Économisez 20 % lorsque vous magasinez sur mon nouveau site Web. »
- Pensez à ce que la personne a besoin de savoir. Si vous avez déjà contacté quelqu'un, vous n'avez pas besoin de répéter ce que vous avez dit auparavant.
Étape 4. Évitez de taper des majuscules ou des sténographies
De bonnes techniques de frappe et un bon sens grammatical rendent votre e-mail beaucoup plus facile à comprendre. Évitez d'utiliser beaucoup de points d'exclamation ou de lettres majuscules inutiles. Utilisez un langage approprié et soyez respectueux.
- Évitez les mots abrégés comme « u », « ur », « plz » et les emojis.
- De nombreux points d'exclamation, lettres majuscules ou chiffres peuvent également déclencher un filtre anti-spam, ce qui signifie que votre e-mail peut ne pas être vu du tout.
Des astuces
- Gardez votre e-mail cohérent et exploitable de la ligne d'objet à la dernière phrase.
- Assurez-vous que l'e-mail se concentre sur ce que vous voulez exprimer. Supprimez tout ce qui va à l'encontre de votre message.
- Relisez et modifiez toujours votre e-mail avant de l'envoyer. Vous trouverez souvent des spots qui doivent être plus concis et urgents.
