Demander un congé peut être intimidant et gênant, mais c'est souvent nécessaire. Si vous planifiez votre absence du travail de manière à ce qu'elle cause un minimum de problèmes à votre employeur, vous aurez une meilleure chance de prendre ces jours de congé. Lorsque vous vous asseyez pour rédiger votre demande par e-mail, soyez direct, amical et expliquez bien pourquoi vous souhaitez arrêter de travailler. Que vous preniez des vacances ou que vous vous occupiez de questions personnelles, vous pouvez demander un congé en toute confiance si vous êtes poli et attentif à la façon dont votre absence affectera votre lieu de travail.
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Partie 1 sur 2: Chronométrer votre demande
Étape 1. Vérifiez les politiques de votre entreprise en matière de demande de congé
Consultez votre manuel de l'employé ou demandez à un superviseur quelle est la politique de vacances sur votre lieu de travail. Déterminez le nombre de jours dont vous disposez, comment et quand ils s'accumulent et si vous avez droit à des congés payés.
- L'ancienneté peut également affecter le nombre de jours de congé et le moment où vous pouvez prendre des vacances.
- Si vous êtes un nouvel employé, vérifiez si vous avez encore droit à des congés. Prendre des congés lorsque vous êtes un nouvel employé peut être difficile et votre superviseur peut ne pas être enthousiaste.
Étape 2. Planifiez vos jours de congé à un moment qui vous convient
Il sera plus facile de s'absenter si vous n'êtes pas impliqué dans un projet en cours, ou s'il n'y a pas d'échéances imminentes. Si votre entreprise a une période de l'année très chargée, vous devriez essayer d'éviter de prendre des jours de congé pendant cette période.
- Si vous avez besoin d'un congé pendant une période chargée pour une urgence ou une opportunité imprévue, fournissez une explication solide pour votre demande.
- Si possible, demandez si quelqu'un d'autre envisage de prendre des congés aux dates que vous souhaitez. Si votre lieu de travail manque de personnel, il sera plus difficile pour votre superviseur d'accéder à votre demande.
- Si votre demande de congé est accordée, rappelez à vos collègues que vous serez absent environ une semaine avant de prendre votre congé.
Étape 3. Faites votre demande au moins 2 semaines à l'avance
Vous devez demander des jours de congé au moins 2 semaines avant la date à laquelle vous souhaitez commencer votre congé. En règle générale, plus vous êtes en mesure de donner un préavis, meilleures sont vos chances d'obtenir un congé. Informer votre superviseur que vous prévoyez prendre un congé plusieurs semaines, voire un mois, avant votre départ permettra à votre lieu de travail de se préparer à votre absence.
Plus vous prévoyez d'arrêter de travailler longtemps, plus vous devez fournir un préavis. Donner un préavis de 2 semaines pour quelques jours de congé est suffisant. Si vous partez pendant une semaine ou plus, vous devriez essayer d'en informer votre patron au moins 1 mois avant votre départ
Étape 4. Effectuez autant de travail que possible avant de partir
S'il y a des tâches et des responsabilités que vous accompliriez pendant la période où vous demandez un congé, remplissez-en autant que possible avant de partir. Assurer vos collègues que votre absence ne les gênera pas excessivement sera grandement apprécié et permettra à votre superviseur d'accéder plus facilement à votre demande.
Si vous avez des responsabilités professionnelles qui ne peuvent pas être accomplies avant votre départ, prenez des dispositions avec des collègues pour vous remplacer. Assurez-vous qu'ils comprennent parfaitement les tâches que vous avez besoin d'eux pour accomplir. Fournissez-leur des informations de contact au cas où ils auraient besoin de votre aide
Partie 2 sur 2: Rédiger votre e-mail
Étape 1. Mettez votre demande dans la ligne d'objet de l'e-mail
Vous voulez que votre superviseur comprenne immédiatement votre demande sans même ouvrir l'e-mail. Indiquez spécifiquement que vous demandez des congés et indiquez les dates que vous demandez dans la ligne d'objet.
Par exemple, une ligne d'objet peut être: "Pat Smith demande des jours de vacances du 2020-10-10 au 2020-10-25"
Étape 2. Ouvrez avec une salutation amicale
Adressez-vous directement à votre superviseur par son nom et incluez une salutation. Cela peut sembler inutile ou sans importance, mais cela donne un ton chaleureux et donne à l'e-mail un aspect plus professionnel.
- Votre salutation n'a pas besoin d'être sophistiquée. Dire quelque chose d'aussi simple que "Hey Jane", "Bonjour Dave" ou "Greetings Aden" est parfaitement bien.
- Soyez conscient des titres et des préférences de votre superviseur quant à la manière dont ils sont traités. Si votre lieu de travail utilise généralement les noms de famille dans la communication, utiliser le prénom de votre superviseur dans un e-mail peut sembler irrespectueux. De même, si votre superviseur utilise un préfixe de titre (comme docteur, professeur, juge, etc.), vous devriez l'utiliser dans votre message d'accueil.
Étape 3. Indiquez vos dates de vacances
Même si vous avez déjà mis les dates souhaitées dans la ligne d'objet de l'e-mail, vous devez les reformuler dans la première ligne de votre e-mail. Mettez ces informations sous la forme d'une demande.
Par exemple, vous pourriez écrire: « Je voudrais demander des vacances du mercredi 10 octobre au jeudi 25 octobre »
Étape 4. Expliquez pourquoi vous voulez du temps libre
Immédiatement après avoir donné vos dates de congé, indiquez la raison pour laquelle vous faites la demande. Vous devez être honnête quant à la raison pour laquelle vous voulez vous absenter, même si vous pensez que votre raison ne recevra pas de réponse positive. Si vous mentez sur la raison pour laquelle vous avez besoin de congés, cela pourrait avoir de graves répercussions et il sera beaucoup plus difficile de demander des congés à l'avenir.
- Par exemple, vous pourriez écrire: « Je demande ces jours de congé parce que ma famille part en vacances à Hawaï ».
- Si vous demandez un congé en raison d'une urgence ou d'un événement imprévu, assurez-vous de le souligner dans votre explication. Les funérailles, les problèmes médicaux ou même les mariages surprises sont quelques exemples d'événements inattendus qui rendraient votre superviseur plus susceptible d'accéder à une demande de dernière minute.
Étape 5. Rassurez votre superviseur que vous avez un plan pour votre absence
Informez votre employeur que vous avez soigneusement réfléchi à la façon dont votre absence pourrait affecter le lieu de travail. Si vous devez prendre des dispositions pour que quelqu'un vous couvre ou si des projets et des clients existants pourraient avoir besoin de votre attention pendant votre temps libre, expliquez en détail comment vous allez résoudre ces problèmes. Plus vous épargnerez de travail et de frustration à votre superviseur, plus il sera à l'aise avec vous pour prendre congé.
- Par exemple, vous pourriez écrire: « Je me suis assuré que mes responsabilités seront prises en charge quand je serai parti. J'ai pris des dispositions pour que Charlie s'occupe de mes clients. De plus, j'ai déjà rempli tous les documents que je devais mon absence."
- C'est toujours une bonne idée de dire à votre superviseur comment vous pouvez être contacté pendant votre absence. Si vous ne pouvez pas ou ne voulez pas fournir un numéro de téléphone ou une adresse e-mail où vous pouvez être joint pendant votre temps libre, vous devrez indiquer ces informations dans votre demande.
Étape 6. Terminez sur une note positive
La dernière ligne de votre e-mail devrait vous demander si la demande que vous avez formulée convient à votre employeur. Vous devez également remercier votre superviseur avant de signer avec votre nom. Cela maintient le ton amical et professionnel qui a commencé avec votre salutation.
Par exemple, la partie finale de votre e-mail pourrait indiquer: « Est-ce que tout cela vous semble correct ? Merci, Pat
Conseil d'Expert
Comment profiter au maximum de votre temps libre:
- Fixez-vous un objectif en termes de quelque chose que vous voulez apprendre ou réaliser au cours des 6 prochains mois. Avoir quelque chose à espérer peut vous aider à rester motivé le premier mois après votre retour de longues vacances de travail.
- Pendant votre temps libre, pensez à votre carrière. Demandez-vous où vous voulez être et si votre travail vous offre réellement cela. Ensuite, réfléchissez aux opportunités au sein de votre travail qui peuvent vous aider à vous rapprocher de vos objectifs à long terme.
- Si vous êtes heureux sur votre lieu de travail mais pas dans le rôle exact que vous occupez, envisagez de parler à votre patron avant de revenir pour éventuellement passer à un autre rôle dans l'entreprise.
De Archana Ramamoorthy, MS Directeur de la technologie, Workday
