Ce wikiHow vous apprend à utiliser la fonctionnalité « Fusion et publipostage » dans Microsoft Word. Le publipostage vous permet d'utiliser une feuille de calcul d'informations de contact pour attribuer automatiquement une adresse, un nom ou une autre information à chaque copie d'un document. Ceci est utile lors de la personnalisation des newsletters ou des déclarations, car vous n'avez pas à écrire à la main le nom ou l'adresse de chaque personne en haut de chaque document.
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Partie 1 sur 3: Création d'une feuille de contact
Étape 1. Ouvrez Microsoft Excel
L'icône de l'application Microsoft Excel ressemble à un « X » blanc sur un fond vert foncé. La page Excel "Nouveau" s'ouvrira.
Si vous avez déjà une feuille de contact dans Excel, passez plutôt à l'importation des contacts Excel
Étape 2. Cliquez sur Classeur vierge
C'est dans le coin supérieur gauche de la page "Nouveau". Cela ouvrira un nouveau document Excel vierge.
Étape 3. Ajoutez vos en-têtes de contact
Commencer dans la cellule A1 et à partir de là, saisissez les en-têtes suivants:
- Prénom - Les prénoms de vos contacts iront dans cette colonne (cellule A1).
- LastName - Les noms de famille de vos contacts iront dans cette colonne (cellule B1).
- Tel - Les numéros de téléphone de vos contacts iront dans cette colonne (cell C1).
- StreetAddress - Les adresses postales de vos contacts iront dans cette colonne (cellule D1).
- Ville - Les villes de résidence de vos contacts iront dans cette colonne (cellule E1).
- État - Les états de résidence de vos contacts apparaîtront dans cette colonne (cellule F1).
- ZIP - Les codes postaux de vos contacts iront dans cette colonne (cellule G1).
- E-mail - Les adresses e-mail de vos contacts iront dans cette colonne (cellule H1).
Étape 4. Entrez les informations de vos contacts
À partir de la colonne A, cellule 2, commencez à saisir les coordonnées de chacune des personnes pour lesquelles vous souhaitez générer un publipostage.
Assurez-vous que ces informations sont exactes avant de continuer
Étape 5. Enregistrez votre document
Faire cela:
- Windows - Cliquez Déposer, Cliquez sur Enregistrer sous, double-cliquez Ce PC, cliquez sur un emplacement d'enregistrement sur le côté gauche de la fenêtre, saisissez le nom du document dans la zone de texte "Nom de fichier", puis cliquez sur sauvegarder.
- Mac - Cliquez Déposer, Cliquez sur Enregistrer sous…, saisissez le nom du document dans le champ "Enregistrer sous", sélectionnez un emplacement de sauvegarde en cliquant sur la case "Où" et en cliquant sur un dossier, puis cliquez sur sauvegarder.
- Gardez à l'esprit l'emplacement de sauvegarde que vous avez sélectionné. Vous devrez trouver la feuille de calcul Excel plus tard.
Étape 6. Fermez Excel
Clique le X dans le coin supérieur droit d'Excel (Windows) ou le cercle rouge dans le coin supérieur gauche (Mac). Vous pouvez maintenant procéder à la création du publipostage dans Microsoft Word.
Partie 2 sur 3: Importation de contacts dans Word
Étape 1. Ouvrez Microsoft Word
L'icône de l'application Word ressemble à un « W » blanc sur un fond bleu foncé. Comme avec Excel, la page "Nouveau" s'ouvrira.
Si vous disposez d'un document Microsoft Word existant dans lequel vous souhaitez importer les contacts Excel, double-cliquez dessus pour l'ouvrir et ignorez l'étape suivante
Étape 2. Cliquez sur Document vierge
C'est une case blanche en haut à gauche de la page. Un document Microsoft Word vierge s'ouvrira.
Étape 3. Cliquez sur l'onglet Publipostage
Cet onglet se trouve en haut de la fenêtre Microsoft Word. Une barre d'outils apparaîtra juste en dessous de la rangée d'onglets ici.
Étape 4. Cliquez sur Sélectionner les destinataires
C'est dans la section "Démarrer le publipostage" du Envois barre d'outils. Cela ouvre un menu déroulant.
Étape 5. Cliquez sur Utiliser une liste existante…
Vous trouverez cette option dans le menu déroulant. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira.
- Si vous souhaitez utiliser les contacts Outlook à la place, vous pouvez sélectionner le Choisissez parmi les contacts Outlook option dans le menu déroulant.
- Vous pouvez également saisir une liste temporaire d'informations de contact dans Word en sélectionnant le Tapez une nouvelle liste option. Ceci est utile lorsque vous n'avez besoin de créer qu'une poignée d'informations sur les contacts.
Étape 6. Sélectionnez votre feuille de contact Microsoft Excel
Sur le côté gauche de la fenêtre, cliquez sur le dossier dans lequel vous avez enregistré la feuille Excel, puis cliquez sur la feuille Excel pour la sélectionner.
Étape 7. Cliquez sur Ouvrir
C'est dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
Étape 8. Confirmez la décision
Cliquez sur le nom de la feuille Excel dans la fenêtre contextuelle, puis cliquez sur d'accord en bas de la fenêtre. Votre feuille Excel sera sélectionnée comme emplacement à partir duquel vos contacts seront chargés.
Assurez-vous que la case "La première ligne de données contient les en-têtes de colonne" en bas de cette fenêtre est cochée
Partie 3 sur 3: Utilisation du publipostage
Étape 1. Allez à l'endroit où vous souhaitez insérer des informations de contact
Trouvez l'endroit où vous souhaitez insérer les informations de contact (par exemple, le haut du document) et cliquez dessus pour y placer le curseur.
Étape 2. Cliquez sur Insérer un champ de fusion
C'est une option dans la section "Ecrire et insérer des champs" du Envois languette. Un menu déroulant apparaîtra.
Vous devrez peut-être cliquer sur le Envois tab à nouveau avant de faire cela.
Étape 3. Sélectionnez un type d'informations
Dans le menu déroulant, cliquez sur le nom de l'un des en-têtes de votre document Excel pour l'insérer.
Par exemple, vous cliqueriez Prénom dans le menu déroulant si vous souhaitez insérer une balise pour les prénoms des contacts.
Étape 4. Ajoutez d'autres informations si nécessaire
Cela peut inclure les adresses, les noms de famille, les numéros de téléphone des contacts, etc.
Étape 5. Cliquez sur Terminer et fusionner
C'est à l'extrême droite du Envois barre d'outils de l'onglet. Cela affiche un menu déroulant.
Étape 6. Sélectionnez une option de fusion
Cliquez sur l'un des éléments suivants:
- Modifier des documents individuels - Ouvre le document de chaque destinataire, vous permettant de personnaliser davantage les documents.
- Imprimer des documents… - Vous permet d'imprimer une copie de votre document pour chaque personne répertoriée dans votre fiche contact.
- Envoyer des e-mails… - Vous permet d'envoyer les documents sous forme d'e-mails. Les adresses e-mail des contacts seront sélectionnées comme adresses e-mail de destination.
Étape 7. Suivez les instructions à l'écran
Selon l'option que vous avez sélectionnée, vous aurez un formulaire supplémentaire à consulter (par exemple, si vous avez sélectionné E-mail, vous devrez saisir un sujet puis cliquer sur d'accord). Cela terminera le processus de publipostage.
