Le courrier électronique, comme les autres formes de communication, a sa propre étiquette et ses propres protocoles sociaux. Si vous devez écrire un e-mail pour demander des commentaires au travail ou à l'école, ou sur un manuscrit écrit, vous devez tenir compte de la formulation, du calendrier et de la structure lors de la rédaction de votre e-mail pour le rendre aussi efficace que possible. Être poli, ponctuel et précis dans vos e-mails peut vous aider à obtenir les commentaires dont vous avez besoin.
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Méthode 1 sur 4: Demander des commentaires au travail
Étape 1. Adressez-vous à la personne la plus qualifiée pour commenter votre travail
Souvent, ce sera le gestionnaire immédiatement au-dessus de vous. Dans tous les cas, vous devriez commencer par eux, ou par un collègue ou un collègue plus expérimenté. Ils auront l'expérience pour vous aider et vous donner les commentaires dont vous avez besoin.
Étape 2. Soyez poli et humble dans l'e-mail
Vous devez suivre les normes de votre bureau pour les e-mails. L'humilité contribue grandement à demander des commentaires, mais ne soyez pas si humble que votre patron ou votre manager pense que vous ne savez rien de votre travail. Formulez plutôt les questions de manière à montrer vos progrès sur un projet ou une tâche. Cela permettra au patron de savoir que vous n'êtes pas simplement assis sur vos mains en attendant des commentaires. Gardez également à l'esprit les conseils suivants.
- Vous pouvez dire: « Je travaillais sur la présentation de demain lorsque j'ai rencontré un problème avec le format - je ne suis pas sûr de suivre la norme de l'entreprise. J'ai joint la présentation. Avez-vous des suggestions pour le format? Merci pour votre aide avec ceci.
- N'oubliez pas de les remercier dans l'e-mail.
Étape 3. Soyez précis dans votre demande de commentaires
Cela peut vous aider à éviter des commentaires trop larges qui ne vous aideront probablement pas dans votre travail. Évitez les questions par oui ou par non, sauf si nécessaire. Concentrez-vous plutôt sur des parties spécifiques d'un projet qui nécessitent du travail. Essayez de ne pas bombarder votre patron ou collègue de toutes les questions possibles que vous pourriez avoir sur votre travail en même temps.
- Vous pouvez par exemple dire: « Je ne savais pas trop comment procéder avec le dossier Eastman. Le client n'a pas répondu à mes e-mails, et comme il s'agit d'une mission hautement prioritaire, j'ai pensé qu'il valait mieux vous envoyer un e-mail pour voir ce que je dois faire.
- Si vous recherchez des commentaires plus généraux sous la forme d'un examen ou d'un rapport, demandez-le spécifiquement. Être poli, concis et aussi précis que possible vous aidera. Par exemple, vous pourriez demander un rapport sur votre efficacité ou votre créativité. Si vous demandez des commentaires à ceux qui relèvent de vous, vous devrez peut-être mener un sondage anonyme.
CONSEIL D'EXPERT
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, PCC
Coach en milieu de travail
Essayez la méthode KISS lorsque vous demandez des commentaires généraux.
Le modèle KISS est un excellent moyen d'aider les gens à vous donner des commentaires appropriés et exploitables. Demandez à la personne,"
garder? Que devrais-je améliorer? Que devrais-je début? Et que dois-je arrêter?"
Étape 4. Envoyez un e-mail de remerciement une fois qu'ils ont répondu
Si les commentaires suggèrent que vous avez besoin de beaucoup d'améliorations ou que votre travail n'est pas à la hauteur, assurez-vous d'inclure une brève déclaration sur la façon dont vous allez y remédier. Donnez-vous le temps de traiter les émotions avant de répondre immédiatement.
Assurez-vous de répondre dans un délai maximum de 1 à 2 jours
Méthode 2 sur 4: Demander des commentaires à l'école
Étape 1. Identifiez-vous
Votre professeur peut avoir des centaines d'étudiants, surtout s'ils sont professeurs d'université. Vous devrez inclure votre nom (prénom et nom), votre classe et votre section. Si vous êtes encore au lycée, cela peut signifier votre période ou votre créneau horaire. De cette façon, vous ne perdrez pas le temps de l'enseignant à lui faire comprendre qui vous êtes, et il passera plus de temps sur les commentaires dont vous avez besoin.
Étape 2. Gardez-le formel
Parfois, les étudiants ont du mal avec cela lorsqu'ils envoient des e-mails aux enseignants pour la première fois. Vous pouvez dire « Bonjour Dr Smith » ou « Chère Mme Turner ». Si votre professeur vous a envoyé un e-mail, ne soyez pas moins formel qu'il ne l'a été. Gardez le ton professionnel. Au lieu de dire: « Hé, qu'est-ce que tu penses de mon papier ? Ce n'est pas le plus grand », dites, « je ne suis pas sûr de comprendre la mission. J'avais des questions spécifiques concernant le papier.
Étape 3. Soyez bref
Ne vous souciez pas d'expliquer tout le contexte de vos questions, à moins que le contexte ne soit nécessaire pour ces questions. Par exemple, si vous demandez des commentaires sur une éventuelle prolongation, votre professeur peut avoir besoin d'un contexte, mais si vous essayez simplement de poser une question sur un devoir, ne lui racontez pas comment votre chien vous a fait courir en retard et pourquoi vous envoyez un e-mail maintenant (à moins que l'heure du devoir ne soit très proche) ou toute autre chose qui pourrait ne pas être pertinente pour le devoir en cours.
Étape 4. N'attendez pas pour demander des commentaires jusqu'à la veille d'un examen ou de la date d'échéance
Non seulement votre enseignant ne vous donnera probablement pas de commentaires si près d'une date limite, mais il sera probablement irrité que vous ayez attendu la dernière minute pour lui demander des commentaires. Si vous devez envoyer des questions de dernière minute, soyez bref, précis et excusez-vous. Cela rendra l'enseignant plus susceptible de répondre, en supposant qu'il voit l'e-mail à temps.
Étape 5. Utilisez les formats de fichiers demandés par votre enseignant
Souvent, l'enseignant vous indiquera sur le programme quels formats de fichiers il acceptera pour les devoirs ou dans les e-mails. Par exemple, si votre enseignant spécifie un fichier.doc, n'envoyez pas de fichier.pdf ou.pages. Si vous n'êtes pas sûr, vous pouvez envoyer un fichier.rtf ou.pdf, ou simplement demander.
Étape 6. Demandez des commentaires sur un document ou un examen que vous avez déjà rendu
Vous devez simplement envoyer un e-mail au professeur et être poli. Si le professeur a des heures de bureau, vous pouvez les visiter ou prendre rendez-vous. Vous pouvez dire: « Cher professeur Smith, je n'ai pas réussi mon examen aussi bien que prévu. Pourriez-vous m'aider à corriger certaines des erreurs que j'ai commises afin que je puisse mieux réussir au prochain examen ? » Votre professeur devrait généralement répondre favorablement à une telle demande.
Méthode 3 sur 4: Demander des commentaires sur un manuscrit
Étape 1. Envoyez d'abord un e-mail à quelqu'un que vous connaissez
Si vous souhaitez un retour attentif, la meilleure personne à lui donner est quelqu'un que vous connaissez, de préférence un ami ou un collègue. Lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu'un que vous connaissez pour obtenir des commentaires, assurez-vous de lui envoyer un e-mail comme vous le feriez habituellement. Si vous les appeliez habituellement, alors vous devriez probablement le faire à la place. N'envoyez pas le manuscrit dans le premier e-mail, sauf si vous savez qu'ils sont susceptibles de dire oui (quelqu'un pour qui vous avez lu un manuscrit, ou quelqu'un qui s'est proposé de lire le vôtre).
Vous pouvez inclure une brève description ou un résumé, selon que la personne à qui vous envoyez un e-mail est un ami ou un collègue
Étape 2. Envoyez un e-mail à un expert
Si vous avez vraiment besoin de conseils d'experts, envoyez un e-mail à un expert que vous connaissez et expliquez votre projet et pourquoi vous avez besoin de commentaires. Ne soyez pas arrogant, mais remerciez-les plutôt gentiment pour leur considération et dites: « Je comprends si vous n'avez pas le temps de me faire part de vos commentaires ». Vous voudrez peut-être même leur demander s'ils connaissent quelqu'un avec le temps et l'expertise qui peut vous aider s'ils ne le peuvent pas.
Étape 3. N'envoyez pas à froid un manuscrit à quelqu'un
Cela restera probablement sans réponse, à moins que vous ne leur disiez spécifiquement que vous paierez pour leur aide. S'il s'agit d'un auteur célèbre, il est peu probable qu'il réponde à un tel e-mail car il en reçoit une tonne. Au lieu de cela, demandez d'abord à vos amis, collègues, professeurs, etc. Ils sont plus susceptibles de pouvoir vous aider et plus susceptibles de vouloir vous aider.
Étape 4. Soyez précis sur ce que vous attendez de leurs commentaires
Si vous ne voulez que des commentaires positifs, dites-le-leur. Dites-leur si vous avez un retour détaillé, local ou global, et si vous souhaitez un retour esthétique, grammatical ou structurel. Cela peut aider grandement votre lecteur à savoir ce que vous attendez d'eux.
- Les commentaires positifs n'ont pas besoin d'être non constructifs. S'ils expliquent pourquoi ils aiment ce qu'ils aiment, vous pouvez en apprendre beaucoup sur votre manuscrit.
- Si vous obtenez des commentaires négatifs, donnez-vous le temps de répondre. S'ils sont vos amis, ils ne veulent probablement que vous aider. S'il s'agit d'un professeur, peu importe à quel point vous vous sentez en colère ou contrarié, vous ne devriez pas répondre de cette manière. Remerciez-les plutôt pour leur aide et passez à autre chose. Après un certain temps, vous constaterez peut-être que les commentaires ont été utiles, même si la manière dont ils ont été fournis ne l'a pas été.
Étape 5. Donnez à votre lecteur le temps de répondre
Si vous avez demandé des commentaires détaillés sur un nouveau manuscrit, ne vous attendez pas à des commentaires dans un jour ou même une semaine. Il faut du temps pour éditer un manuscrit de cette longueur. Si vous avez une date limite vers laquelle vous travaillez, faites-le savoir à votre lecteur. Vous pouvez aussi simplement leur demander s'ils peuvent faire effectuer les modifications avant une certaine date. N'oubliez pas qu'ils ont leur propre vie et leurs propres obligations.
Étape 6. Remerciez-les pour leur aide
S'il s'agit d'un ami, vous voudrez peut-être lui offrir un cadeau comme une boîte de chocolats, ou simplement lui rendre la pareille à temps. S'il s'agit d'un professeur, vous pouvez écrire un e-mail de remerciement pour lui faire savoir que vous appréciez son travail et son temps. Oublier de remercier votre lecteur peut le laisser se sentir utilisé et/ou peu apprécié, et peut le rendre moins susceptible de vous aider à l'avenir.
Méthode 4 sur 4: Demander les commentaires des clients
Étape 1. Ne posez pas trop de questions
Les clients sont submergés par les sondages de presque toutes les entreprises. Si vous voulez vous assurer qu'un client supprime automatiquement votre e-mail lors de sa lecture, remplissez-le avec une tonne de questions. Si vous voulez garder le client intéressé, posez une ou deux questions et en rester là.
Étape 2. Posez des questions ouvertes
Utilisez plutôt des questions oui/non, posez des questions qui suscitent des réponses plus complètes. Au lieu de demander « Nous recommanderiez-vous à un ami ? », demandez « Comment nous décririez-vous à un ami ? » Ce genre de questions vous donne plus d'informations dans les réponses qu'une simple question oui/non.
Étape 3. Informez le client que vous le contacterez rapidement
Cela donne au client l'impression que son opinion ne va pas seulement dans une boîte de réception géante, où elle peut ou non être lue ou prise en compte. Vous obtiendrez également probablement des commentaires plus francs, s'ils savent que vous répondrez.
Lorsque vous répondez, soyez franc et professionnel. Dans la culture Internet virale d'aujourd'hui, vous pouvez ruiner la réputation d'une entreprise en une seconde si vous répondez avec autre chose que du professionnalisme et de la sincérité
Étape 4. N'incluez pas le flash ou d'autres fonctionnalités lentes à charger
Si un client a une connexion lente, il supprimera probablement l'e-mail immédiatement lorsqu'il verra qu'il ne se charge pas. N'oubliez pas que les commentaires sont souvent plus importants pour vous qu'eux.
Étape 5. Utilisez une police et un format bien conçus
Vous voulez que votre e-mail ait l'air propre et professionnel. Un e-mail avec des graphismes de mauvaise qualité ou une police sans bande dessinée n'impressionnera probablement pas vos clients. Au lieu de cela, utilisez des polices standard comme Times New Roman ou Arial si vous n'êtes pas sûr d'une police, et réduisez au minimum l'excès de graphiques.
Étape 6. Assurez-vous que l'e-mail est adapté aux appareils
Un format à une seule colonne est plus flexible que les conceptions à plusieurs colonnes. Vous voudrez également vous assurer que vos polices ne sont pas trop petites. Vous voudrez que l'e-mail apparaisse de manière avantageuse sur les ordinateurs portables, les téléphones et les tablettes. Avec autant de personnes vérifiant leurs e-mails sur leurs téléphones, il est impératif que vous formatiez vos e-mails en conséquence.
Aide à la rédaction d'e-mails
Éléments à inclure dans un e-mail demandant des commentaires
Choses à éviter dans un e-mail demandant des commentaires
Courriel annoté demandant des commentaires
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Des astuces
- Ne harcelez pas les gens pour des commentaires.
- Maintenez une étiquette de courrier électronique appropriée à la situation.
- Un peu d'humilité va un long chemin.
