Un e-mail d'accusé de réception permet à une autre personne de savoir que vous avez reçu un message ou une demande, même si vous n'êtes pas en mesure de donner une réponse complète tout de suite. Bien que vous n'ayez pas besoin d'envoyer un accusé de réception pour chaque e-mail personnel que vous recevez, vous devez répondre dans un cadre professionnel ou commercial lorsque vous êtes contacté directement. Si vous avez seulement besoin de dire à l'autre personne que vous avez reçu son e-mail, envoyez un bref accusé de réception pour le lui faire savoir. Si la personne a demandé un service ou commandé un produit, fournissez plus d'informations sur quand attendre une réponse ou comment résoudre les problèmes.
Pas
Méthode 1 sur 2: Confirmer que vous avez reçu un e-mail
Étape 1. Répondez si vous êtes répertorié dans la ligne À: ou nommé dans le message
Vérifiez en haut de l'e-mail si l'expéditeur a indiqué votre adresse e-mail dans la ligne « À: ». Si vous n'y figurez pas, parcourez le corps de l'e-mail pour voir si votre nom y apparaît. Si vous voyez votre nom, assurez-vous d'envoyer un accusé de réception puisque vous avez été adressé directement.
Si votre adresse e-mail n'est répertoriée que dans la ligne "CC" de l'e-mail mais que vous n'êtes pas mentionné dans le corps, vous n'avez pas besoin d'envoyer d'accusé de réception car le message a probablement été envoyé à un grand groupe de personnes
Avertissement:
Évitez de reconnaître les messages de spam car ils peuvent continuer à vous envoyer des e-mails si vous répondez.
Étape 2. Adressez-vous à l'expéditeur par son nom dans la salutation
Commencez votre salutation en haut de votre e-mail afin que l'autre personne la voie immédiatement lorsqu'elle l'ouvre. Utilisez une salutation formelle, telle que « Bonjour » ou « Cher », suivi de leur nom. Si vous répondez à un supérieur ou à une personne que vous ne connaissez pas, utilisez son titre suivi de son nom de famille. Si vous connaissez bien l'autre personne, vous pouvez utiliser son prénom.
Par exemple, vous pourriez dire « Bonjour Mme Davis » ou « Cher Jonathan » comme salutation
Étape 3. Mentionnez brièvement que vous avez lu l'e-mail
N'utilisez que quelques phrases pour votre remerciement afin qu'il ne semble pas trop verbeux. Remerciez la personne d'avoir envoyé l'e-mail ou faites-lui savoir que vous avez reçu son message. S'il y a des détails spécifiques, reformulez-les dans vos phrases d'ouverture pour montrer que vous avez été lu à travers leur message.
- Par exemple, vous pouvez écrire quelque chose comme « Merci de m'avoir envoyé un message à propos de la réunion de la semaine prochaine » ou « J'ai reçu et lu votre e-mail concernant notre nouveau client potentiel. »
- Si vous n'avez pas eu le temps de lire l'e-mail, vous pouvez dire quelque chose comme « Merci de m'avoir contacté. J'ai bien reçu votre message et je le lirai dès que je pourrai.
Étape 4. Donnez un délai estimé pour une réponse si l'e-mail contient une demande ou une question
Si vous avez le temps de répondre immédiatement et complètement, faites-le dès que possible pour montrer que vous êtes digne de confiance et fiable. Sinon, fournissez un délai pendant lequel l'autre personne peut s'attendre à un autre message de votre part afin qu'elle ne pense pas que vous l'ignorez. Faites attention à ne pas trop promettre sur combien de temps vous pouvez répondre si vous pensez que cela peut prendre plus de temps.
- Par exemple, vous pourriez dire: « Je serai en mesure de vous obtenir cette information dans les 2 jours », ou « Je vous recontacterai plus tard dans la journée pour discuter plus en détail du problème ».
- Si vous ne savez pas combien de temps il vous faudra pour répondre, utilisez « Je vous répondrai dès que possible pour toute question ou commentaire. »
- S'il n'y a pas de demande ou de problème que vous devez traiter dans l'e-mail, vous n'avez pas besoin de répondre avec un délai.
Étape 5. Terminez l'e-mail avec une fermeture et votre nom avant de l'envoyer
Utilisez une clôture formelle dans votre e-mail, telle que « Meilleur » ou « Merci encore » pour aider le message à paraître plus professionnel. Écrivez votre nom après votre clôture pour conclure votre message. Assurez-vous que tout est correctement orthographié avant de cliquer sur le bouton Envoyer.
- Par exemple, vous pouvez écrire « Mieux, Beth » ou « Merci encore, Travis ».
- Vous pouvez également fournir un numéro de téléphone ou une autre adresse e-mail après votre nom si vous souhaitez donner à l'autre personne une autre façon de vous contacter.
Étape 6. Suivi avec un e-mail de réponse complète dès que possible
Si l'e-mail d'origine contenait une demande ou une question, prenez le temps d'écrire une réponse complète lorsque vous le pouvez. Répondez à toutes les préoccupations ou questions du message dans leur intégralité pour montrer que vous avez pris le temps de réfléchir à leur message. Maintenez un ton poli et positif tout au long du message pour maintenir un bon répertoire avec eux.
Si vous avez besoin de plus de temps, par exemple si vous attendez un rapport ou un document, essayez d'envoyer un e-mail de suivi avec une mise à jour et un nouveau délai afin que l'autre personne ne pense pas que vous les avez oubliés
Méthode 2 sur 2: Répondre aux services commerciaux et aux commandes
Étape 1. Mettez le nom de la personne que vous contactez en haut de l'e-mail
Commencez par une salutation formelle, comme « Bonjour » ou « Cher », pour conserver un ton professionnel dans votre message. Si vous ne connaissez pas bien la personne, utilisez son titre suivi de son nom de famille pour rester formel. Si vous connaissez mieux la personne ou si elle donne son prénom, vous pouvez plutôt l'appeler par là.
Par exemple, vous pouvez écrire « Cher M. Christensan » ou « Bonjour Dana » comme salutation
Étape 2. Remerciez la personne et mentionnez le produit ou le service qu'elle a demandé
Exprimez une véritable gratitude envers la personne dans la première phrase de votre e-mail. Dans la même phrase, reformulez le produit que la personne a commandé ou les problèmes ou les préoccupations qu'elle a mentionnés dans la correspondance précédente. De cette façon, la personne reconnaîtra que vous avez pris le temps de lire ou de traiter ses messages précédents.
Par exemple, vous pourriez dire « Merci d'avoir commandé les 2 boîtes de chocolats de notre magasin » ou: « Nous vous remercions de nous avoir contactés au sujet de l'offre d'emploi pour laquelle vous avez postulé »
Étape 3. Donnez à la personne un délai pour attendre une réponse ou une livraison
Mentionnez dans la phrase suivante combien de temps il faudra à l'autre personne pour vous répondre afin qu'elle n'ait pas l'impression que vous l'avez oubliée. Assurez-vous que le délai que vous fournissez est précis et honnête, sinon ils pourraient se fâcher s'ils ne reçoivent pas de réponse de votre part.
Par exemple, vous pouvez dire: « Vous pouvez attendre votre colis dans 3 jours ouvrables » ou: « Veuillez nous accorder 1 à 2 jours ouvrables pour vous répondre. »
Variation:
Si vous ne savez pas combien de temps il vous faudra pour répondre, dites quelque chose comme: « Nous vous contacterons dès que possible pour répondre à vos préoccupations. »
Étape 4. Fournissez des suggestions s'il y a des problèmes que vous ne pouvez pas résoudre par e-mail
Si vous ne pouvez pas résoudre directement leur problème, essayez de recommander d'autres options qui pourraient être plus utiles. Maintenez un ton poli et compréhensif tout au long du message afin qu'il ne paraisse pas négatif ou hypocrite. Essayez de donner autant de détails que possible à la personne afin qu'elle puisse prendre les prochaines étapes pour résoudre ses problèmes.
Par exemple, vous pourriez dire: « Je suis désolé d'apprendre qu'il y a un problème avec le transfert d'argent sur votre compte courant. Essayez de parcourir notre FAQ pour voir si votre problème a été résolu. Sinon, vous devrez peut-être vous rendre dans votre banque et parler à votre gestionnaire de compte pour confirmer vos transactions
Étape 5. Laissez vos coordonnées au bas de l'e-mail
Terminez votre e-mail par une clôture formelle, telle que « Meilleur » ou « Merci encore », afin de terminer le message sur une bonne note. Assurez-vous d'inclure votre nom après la clôture. Si vous souhaitez donner à l'autre personne la possibilité de vous contacter, vous pouvez également laisser un numéro de téléphone, une autre adresse e-mail ou un site Web après votre nom.
