Vous avez écrit un excellent e-mail, mais quand vient le temps d'écrire vos déclarations de clôture, vous ne savez tout simplement pas quoi dire. C'est tout à fait normal. Trouver un moyen clair et concis de terminer un e-mail peut être frustrant, mais ce n'est pas impossible. Tout ce que vous avez à faire est d'ajouter un résumé rapide de vos points, de proposer une conclusion amicale et de terminer avec le bon mot ou la bonne phrase.
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Méthode 1 sur 3: Conclusion d'un e-mail formel
Étape 1. Réaffirmez votre objectif d'écrire
Ce n'est pas nécessaire pour les e-mails courts ou les réponses rapides à la question de quelqu'un. Si vous avez écrit un long e-mail, ou si vous traitez de plusieurs sujets ou préoccupations, ajoutez une brève phrase de conclusion pour résumer vos informations ou votre demande.
Si, par exemple, vous postulez pour un emploi, vous pouvez inclure des informations concernant vos références et votre expérience. Vous pouvez ensuite résumer votre e-mail en écrivant: « Sur la base de mes antécédents et de mon expérience, je pense que je serais un excellent candidat pour ce poste. »
Étape 2. Ajoutez une ligne de conclusion
En une phrase, terminez votre e-mail par une expression de gratitude ou une demande de contact. Si vous contactez quelqu'un d'autre, vous pouvez écrire « Merci pour votre temps » ou « J'ai hâte de vous rencontrer. » Si vous répondez à quelqu'un, vous pouvez terminer par « N'hésitez pas à me contacter si vous avez d'autres questions. »
La fermeture exacte que vous devez utiliser dépend du sujet de votre e-mail. N'oubliez pas de garder votre conclusion courte, polie et pertinente pour votre e-mail
Étape 3. Choisissez votre signature
Des signatures sont toujours attendues à la fin d'un e-mail formel. Lorsque vous terminez un e-mail formel, vous souhaitez choisir une signature polie et respectueuse. Essayez une fermeture comme " Cordialement ", " Sincèrement ", " Merci " ou " Meilleurs voeux ".
- Évitez d'utiliser des raccourcis ou des abréviations. Il est toujours préférable d'écrire des mots complets dans une approbation formelle.
- Essayez d'éviter les fermetures trop serrées ou formelles. Les signatures telles que « Love » sont trop personnelles pour un e-mail formel, tandis que « Respectively Yours » n'est appropriée que lorsque l'on s'adresse à des représentants du gouvernement.
Étape 4. Tapez votre nom complet
Lorsque vous terminez un e-mail formel, vous souhaitez toujours utiliser votre prénom et votre nom. Vous ne savez pas combien de personnes nommées John ou Lisa le destinataire connaît. L'ajout de votre nom de famille les aide à vous rappeler plus rapidement et plus clairement.
Méthode 2 sur 3: Mettre fin à un e-mail informel
Étape 1. Donnez une raison pour mettre fin à l'e-mail
Terminez doucement votre e-mail en faisant une brève remarque de clôture avant de vous déconnecter. Il doit être convivial et ne doit pas contenir beaucoup de détails. Une phrase comme: « De toute façon, j'ai besoin de lire les livres ! » est une très bonne remarque de clôture.
Étape 2. Gardez la ligne de communication ouverte
Ajoutez une déclaration rapide indiquant à votre destinataire que vous souhaitez avoir de ses nouvelles. Écrire: « Faites-moi savoir si vous avez besoin d'autre chose » ou « J'ai hâte d'entendre ce que vous avez fait » est amical et décontracté.
Étape 3. Déconnectez-vous
Mettre fin à un e-mail informel peut être beaucoup plus décontracté qu'un e-mail formel. Selon votre destinataire, les approbations peuvent inclure:
- Amour
- À votre santé
- À bientôt
- Le tiens
- Au revoir
Étape 4. Signez votre nom
Avec un e-mail informel, vous n'avez généralement pas besoin de signer votre nom complet. Le destinataire sait déjà qui vous êtes. Il est parfaitement acceptable de simplement signer votre prénom.
Si vous écrivez à quelqu'un de proche, vous pouvez également utiliser un surnom. Si des amis ou des membres de votre famille vous appellent par un surnom, il peut être amusant et convivial de l'utiliser lorsque vous vous déconnectez
Méthode 3 sur 3: Utilisation d'un bloc de signature
Étape 1. Décidez si une signature est nécessaire
Si vous envoyez un e-mail personnel, aucune signature n'est nécessaire. Un bloc de signature comprend des informations telles que votre titre, vos coordonnées et les informations de votre entreprise ou organisation. Ne vous inquiétez pas d'inclure ces informations si vous envoyez un e-mail informel ou personnel. Au lieu de cela, signez simplement votre nom.
- Souvent, votre entreprise ou organisation exigera une signature et vous indiquera les informations dont elle a besoin. Demandez à votre entreprise si elle a un bloc de signature standardisé qu'elle souhaite que vous utilisiez.
- Si votre entreprise ne fournit pas de bloc de signature standard, vous pouvez également copier un bloc d'une autre personne de votre organisation et remplacer ses coordonnées par les vôtres.
Étape 2. Ajoutez vos informations
Votre bloc de signature doit inclure quelques éléments de base. Au minimum, il doit contenir votre prénom et votre nom, votre titre, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail. Vous pouvez également choisir d'inclure le logo, le site Web et les liens de votre entreprise ou organisation vers les réseaux sociaux tels que LinkedIn, YouTube et Facebook..
- Si votre entreprise ou organisation n'a pas de format de signature standard, suivez ce flux de base: Mettez votre nom en premier, suivi de votre titre sur la ligne suivante. Ensuite, ajoutez votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone, et mettez les informations de votre entreprise ou de votre groupe en dernier.
- Essayez de garder votre signature courte et simple. Utilisez trois ou quatre lignes de texte. Ajoutez un logo au lieu de taper le nom de votre entreprise et utilisez une série d'icônes de réseaux sociaux au lieu de taper des URL.
- Méfiez-vous d'inclure trop d'informations sur les réseaux sociaux. Les liens doivent aller vers les informations sur les réseaux sociaux de votre entreprise. Si votre entreprise n'a pas de comptes de réseaux sociaux, il n'est généralement pas approprié de créer un lien vers vos propres comptes, à moins d'y être expressément invité.
Étape 3. Enregistrez votre signature pour une utilisation répétée
La plupart des clients de messagerie, y compris Gmail et Outlook, vous permettent d'enregistrer votre signature afin que vous puissiez l'ajouter en un clic au lieu de la taper. Vérifiez sous vos paramètres de messagerie pour configurer votre signature.
