Ce wikiHow vous apprend à automatiser le reporting des données dans Microsoft Excel. Pour les données externes, ce wikiHow vous apprendra comment interroger et créer des rapports à partir de n'importe quelle source de données externe (MySQL, Postgres, Oracle, etc.) à partir de votre feuille de calcul à l'aide de plugins Excel qui lient votre feuille de calcul à des sources de données externes.
Pour les données déjà stockées dans une feuille de calcul Excel, nous utiliserons des macros pour créer des rapports et les exporter dans divers types de fichiers en appuyant sur une seule touche. Heureusement, Excel est livré avec un enregistreur de pas intégré, ce qui signifie que vous n'aurez pas à coder les macros vous-même.
Pas
Méthode 1 sur 2: Pour les données déjà dans Excel
Étape 1. Si les données sur lesquelles vous devez créer des rapports sont déjà stockées, mises à jour et conservées dans Excel, vous pouvez automatiser les workflows de création de rapports à l'aide de macros
Les macros sont une fonction intégrée qui vous permet d'automatiser des tâches complexes et répétitives.
Étape 2. Ouvrez Excel
Double-cliquez (ou cliquez si vous êtes sur un Mac) sur l'icône de l'application Excel, qui ressemble à un « X » blanc sur fond vert, puis cliquez sur Cahier d'exercices vierge sur la page des modèles.
- Sur un Mac, vous devrez peut-être cliquer sur Déposer puis cliquez sur Nouveau classeur vierge dans le menu déroulant qui en résulte.
- Si vous disposez déjà d'un rapport Excel que vous souhaitez automatiser, double-cliquez plutôt sur le fichier du rapport pour l'ouvrir dans Excel.
Étape 3. Saisissez les données de votre feuille de calcul si nécessaire
Si vous n'avez pas ajouté les étiquettes et les numéros de colonne pour lesquels vous souhaitez automatiser les résultats, faites-le avant de continuer.
Étape 4. Activez l'onglet Développeur
Par défaut, le Développeur L'onglet n'apparaît pas en haut de la fenêtre Excel. Vous pouvez l'activer en procédant comme suit en fonction de votre système d'exploitation:
- Windows - Cliquez Déposer, Cliquez sur Options, Cliquez sur Personnaliser le ruban sur le côté gauche de la fenêtre, cochez la case "Développeur" en bas à droite de la fenêtre (vous devrez peut-être d'abord faire défiler vers le bas), et cliquez sur d'accord.
- Mac - Cliquez Exceller, Cliquez sur Préférences…, Cliquez sur Ruban et barre d'outils, cochez la case "Développeur" dans la liste "Onglets principaux", puis cliquez sur sauvegarder.
Étape 5. Cliquez sur Développeur
Cet onglet devrait maintenant être en haut de la fenêtre Excel. Cela fait apparaître une barre d'outils en haut de la fenêtre Excel.
Étape 6. Cliquez sur Enregistrer une macro
C'est dans la barre d'outils. Une fenêtre contextuelle apparaîtra.
Étape 7. Entrez un nom pour la macro
Dans la zone de texte "Nom de la macro", saisissez le nom de votre macro. Cela vous aidera à identifier la macro plus tard.
Par exemple, si vous créez une macro qui créera un graphique à partir de vos données disponibles, vous pouvez la nommer "Graphique1" ou similaire
Étape 8. Créez une combinaison de touches de raccourci pour la macro
Appuyez sur la touche ⇧ Shift avec une autre touche (par exemple, la touche T) pour créer le raccourci clavier. C'est ce que vous utiliserez pour exécuter votre macro plus tard.
Sur un Mac, la combinaison de touches de raccourci sera ⌥ Option+⌘ Commande et votre touche (par exemple, ⌥ Option+⌘ Commande+T)
Étape 9. Stockez la macro dans le document Excel actuel
Cliquez sur la liste déroulante "Stocker la macro dans", puis cliquez sur Ce classeur pour s'assurer que la macro sera disponible pour toute personne qui ouvre le classeur.
Vous devrez enregistrer le fichier Excel dans un format spécial pour que la macro soit enregistrée
Étape 10. Cliquez sur OK
C'est en bas de la fenêtre. Cela enregistrera vos paramètres de macro et vous placera en mode enregistrement. Toutes les étapes que vous effectuez à partir de maintenant jusqu'à ce que vous arrêtiez l'enregistrement seront enregistrées.
Étape 11. Effectuez les étapes que vous souhaitez automatiser
Excel suivra chaque clic, frappe et option de formatage que vous entrez et les ajoutera à la liste de la macro.
- Par exemple, pour sélectionner des données et créer un graphique à partir de celles-ci, vous devez surligner vos données, cliquer sur Insérer en haut de la fenêtre Excel, cliquez sur un type de graphique, cliquez sur le format de graphique que vous souhaitez utiliser et modifiez le graphique selon vos besoins.
- Si vous vouliez utiliser la macro pour ajouter des valeurs à partir de cellules A1 par A12, vous devez cliquer sur une cellule vide, taper =SUM(A1:A12) et appuyer sur ↵ Entrée.
Étape 12. Cliquez sur Arrêter l'enregistrement
C'est dans le Développeur barre d'outils de l'onglet. Cela arrêtera votre enregistrement et enregistrera toutes les étapes que vous avez effectuées pendant l'enregistrement en tant que macro individuelle.
Étape 13. Enregistrez votre feuille Excel en tant que fichier prenant en charge les macros
Cliquez sur Déposer, Cliquez sur Enregistrer sous, et changez le format de fichier en xlsm à la place de xls. Vous pouvez ensuite saisir un nom de fichier, sélectionner un emplacement de fichier et cliquer sur sauvegarder.
Si vous ne le faites pas, la macro ne sera pas enregistrée dans la feuille de calcul, ce qui signifie que d'autres personnes sur des ordinateurs différents ne pourront pas utiliser votre macro si vous leur envoyez le classeur
Étape 14. Exécutez votre macro
Appuyez sur la combinaison de touches que vous avez créée dans le cadre de la macro pour ce faire. Vous devriez voir votre feuille de calcul s'automatiser en fonction des étapes de votre macro.
Vous pouvez également exécuter une macro en cliquant sur Macro dans le Développeur onglet, en sélectionnant le nom de votre macro et en cliquant Courir.
Méthode 2 sur 2: Pour les données externes (MySQL, Postgres, Oracle, etc.)
Étape 1. Téléchargez le plugin Excel de Kloudio à partir de Microsoft AppSource
Cela vous permettra de créer une connexion persistante entre une base de données ou une source de données externe et votre classeur. Ce plugin fonctionne également avec Google Sheets.
Étape 2. Créez une connexion entre votre feuille de calcul et votre source de données externe en cliquant sur le bouton + sur le portail Kloudio
Saisissez les détails de votre base de données (type de base de données, informations d'identification) et sélectionnez les options de sécurité/chiffrement si vous travaillez avec des données confidentielles ou d'entreprise.
Étape 3. Une fois que vous avez créé une connexion entre votre feuille de calcul et votre base de données, vous pourrez interroger et créer des rapports à partir de données externes sans quitter Excel
Créez vos rapports personnalisés à partir du portail Kloudio, puis sélectionnez-les dans le menu déroulant d'Excel. Vous pouvez ensuite appliquer des filtres supplémentaires et choisir la fréquence d'actualisation du rapport (afin que votre feuille de calcul des ventes soit mise à jour automatiquement chaque semaine, jour ou même heure.)
Étape 4. En outre, vous pouvez également saisir des données dans votre feuille de calcul connectée et faire en sorte que les données mettent à jour votre source de données externe
Créez un modèle de téléchargement à partir du portail Kloudio et vous pourrez télécharger manuellement ou automatiquement les modifications de votre feuille de calcul vers votre source de données externe.
Vidéo - En utilisant ce service, certaines informations peuvent être partagées avec YouTube
Des astuces
- Téléchargez uniquement les plug-ins Excel à partir de Microsoft AppSource, à moins que vous ne fassiez confiance au fournisseur tiers.
- Les macros peuvent être utilisées pour des tâches simples (par exemple, ajouter des valeurs ou créer un graphique) à des tâches complexes (par exemple, calculer les valeurs de votre cellule, créer un graphique à partir des résultats, étiqueter le graphique et imprimer le résultat).
- Lorsque vous ouvrez une feuille de calcul avec votre macro incluse, vous devrez peut-être cliquer sur Autoriser le contenu dans une bannière jaune en haut de la fenêtre avant de pouvoir utiliser la macro.
Mises en garde
- Les macros peuvent être utilisées de manière malveillante (par exemple, pour supprimer des fichiers sur votre ordinateur). N'exécutez pas de macros à partir de sources non fiables.
- Les macros implémenteront littéralement chaque étape que vous faites pendant l'enregistrement. Assurez-vous de ne pas entrer accidentellement une valeur incorrecte, d'ouvrir un programme que vous ne souhaitez pas utiliser ou de supprimer un fichier.
