Écrire vos priorités sur papier fonctionne si vous êtes capable de les éliminer en un après-midi. Avec un torrent de tâches entrantes à la maison ou au travail, beaucoup sont reportées au jour suivant (ou à la semaine ou au mois). Cette feuille de calcul Excel surveille l'approche des échéances et modifie les priorités des tâches en conséquence. En 20 minutes, les étapes ci-dessous offrent un moyen plus efficace de gérer vos priorités.
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Étape 1. Créez un onglet "Accueil" ou "Bureau"
Ouvrez une nouvelle feuille de calcul Excel. Faites un clic droit sur l'onglet "Feuille1" en bas et cliquez sur Renommer. Tapez « Maison » ou « Bureau ».
Étape 2. Renommez Sheet2 en "Modèle" et Sheet3 en "Points" en répétant l'étape 1
Étape 3. Créez la table d'importance
Dans l'onglet Points, remplissez les colonnes A, B et C:
Étape 4. Définissez le nom "Importance"
Sélectionnez de la cellule A2 à C7. Cliquez sur Insérer un nom Définir
Définissez le nom comme "Importance" et cliquez sur OK
Étape 5. Créez le tableau des efforts
Répétez les étapes 3, 4 et 5 pour créer le tableau Effort dans les colonnes E, F et G. Sélectionnez les cellules E2 à G6 et nommez-les "Effort".
Étape 6. Créez la table d'urgence
Répétez les étapes 3, 4 et 5 pour créer le tableau Urgence dans les colonnes I, J et K. Nommez-les "Urgence".
Étape 7. Entrez les en-têtes dans l'onglet Accueil
Cliquez sur l'onglet Accueil et insérez les en-têtes dans la ligne 1:
- A - Formule de priorité A, 1 pour la tâche la plus importante, mais pouvant dépasser 100
- B - Tâche Nom de la tâche.
- C - Importance Un A, B, C, D, E ou F du tableau.
- D - Effort A 1-5, du tableau Effort.
- E - Urgence Une formule basée sur la date d'échéance.
- F - Date d'échéance à laquelle la tâche doit être terminée. Les dates d'échéance ne sont pas dures et rapides. Montée en puissance vous indique à quel moment vous pouvez commencer la tâche et Extension vous indique combien de jours il pourrait glisser. Obtenir une coupe de cheveux peut avoir une montée en puissance de 5 et une extension de 4 - cela n'a pas de sens de se faire couper les cheveux 2 semaines plus tôt et les gens pourraient remarquer s'il y a plus de 5 jours de retard.
- G - Ramp Up Days avant la date d'échéance, vous pouvez commencer la tâche.
- H - Prolongation Prolongation automatique de la date d'échéance
- I - Formule des jours restants. Nombre de jours avant la date d'échéance; négatif si la date d'échéance est dépassée.
- J - La tâche Date de fin a été réellement terminée.
- K - Commentaire Tous les détails de la tâche.
Étape 8. Entrez votre liste de tâches
Remarque Priorité, Urgence et Jours restants sont laissés en blanc. Ils seront remplis de formules. Voici un exemple de tâches à la maison.
Étape 9. Saisissez les formules pour les jours restants, l'urgence et la priorité
Les formules ci-dessous sont pour la ligne 2.
- I (jours restants) =F2-IF(ISBLANK(J2), AUJOURD'HUI(), J2)
- E (Urgence) =SI(I2>G2, 5, SI(I2>0, 4, SI(I2=0, 3, SI(I2+H2>0, 2, 1))))
- A (Priorité) =RECHERCHEV(C2, Importance, 2, FAUX) + RECHERCHEV(D2, Effort, 2, FAUX) +RECHERCHEV(E2, Urgence, 2, FAUX)
Étape 10. Modifiez le format de la cellule I2 en nombre entier en cliquant avec le bouton droit sur la cellule, en sélectionnant le format et en en faisant un nombre avec 0 décimales
Étape 11. Copiez les formules pour la priorité, l'urgence et les jours restants dans les cellules restantes de chaque colonne
Sélectionnez la cellule E2 et tapez CTRL-C.
Sélectionnez les cellules E3 à E10 et cliquez sur CTRL-V. Répétez l'opération pour copier la cellule I2 dans les cellules I3 à I10. Enfin, répétez pour copier la cellule A2 dans les cellules A3 à A10. Ignorez les valeurs impaires que vous obtenez pour les tâches non définies.
Étape 12. Triez les lignes par priorité
Sélectionnez parmi les cellules A1 à K, pour autant de lignes que vous avez de données. Cliquez ensuite sur Tri des données.
Étape 13. Enregistrez votre feuille de calcul de priorités, y compris la date de contrôle des versions
Étape 14. Marquez les tâches comme terminées
Au fur et à mesure que vous terminez les tâches, marquez la date dans la colonne Terminé. Rappelles toi CTRL- ;
(touche de commande et point-virgule) entre immédiatement la date actuelle.
Étape 15. Regardez les priorités changer chaque jour
Voici les priorités sur plusieurs jours. Le 13 juillet, toutes les tâches sont devant le Montée en puissance période, donc avoir de grands nombres. Le 20 juillet, des priorités plus élevées (plus petits nombres) apparaissent pour quatre tâches, dont Tondre la pelouse qui a frappé son Dû Date. Le 21, la priorité est plus élevée car nous sommes dans le Extension période et le 23 juillet c'est encore plus élevé parce que c'est au-delà de la Extension période. Payer les factures passe également par une escalade les 23 et 25.
Des astuces
- N'hésitez pas à ajouter d'autres colonnes - qui a attribué la tâche, la catégorie, etc.
- Divisez les grandes tâches en plus petites.
- Triez la liste des tâches tous les jours si nécessaire.
- Conservez des fichiers Excel séparés pour la famille/la maison et le travail.
- =SI(JOUR DE LA SEMAINE(AUJOURD'HUI(), 2)>5, AUJOURD'HUI()-(JOUR DE LA SEMAINE(AUJOURD'HUI(), 2)-5)+7, AUJOURD'HUI()-(JOUR DE LA SEMAINE(AUJOURD'HUI(), 2)-5))
- Utilisez le filtre automatique pour sélectionner les tâches en retard (Urgence=1) ou les tâches très importantes (Importance="A")
- Lisez les articles ci-dessous sur la priorisation et la gestion du temps.
- Copiez les tâches récurrentes dans l'onglet Modèles afin de pouvoir les trouver et les recopier facilement.
- N'hésitez pas à modifier les points attribués pour chaque partie de priorité.
- Une façon de garder une tâche récurrente constamment mise à jour est de l'entrer dans la colonne de date: (Cet exemple utilise vendredi, qui est « 5 » ici.)
- Ajoutez des formats conditionnels à la date d'échéance pour indiquer quand il est en retard.
- Chaque semaine, chaque mois (ou peut-être le double) comptez le nombre de tâches terminées dans chaque période. C'est peut-être le seul retour positif que vous pourriez avoir sur votre travail.
- Ceci trouve la date "d'aujourd'hui" (lundi=1, mar=2, … dim=7) et vérifie si c'est plus tard que vendredi. Si c'est le cas, cela ajoutera sept au vendredi actuel, donnant la semaine prochaine vendredi. Si ce n'est pas plus tard que vendredi, il affiche simplement la date du vendredi pour cette semaine.
- Dans cet exemple, lundi = 1, mardi = 2, mercredi = 3, jeudi = 4, vendredi = 5, samedi = 6 et dimanche = 7.
- Pour changer cette formule afin qu'elle fonctionne pour, disons, mardi, nous pouvons voir en regardant la liste ci-dessus que mardi = 2, alors remplacez simplement les trois 5 de la formule par 2s.
Mises en garde
- Au lieu de transporter vos fichiers Excel avec vous tout le temps, utilisez la feuille de calcul Google afin que vos fichiers soient toujours à votre disposition.
- Enregistrez la feuille de calcul toutes les quelques sessions pour la récupération.
- La gestion du temps est très personnelle et cette feuille de calcul peut ne pas correspondre à vos besoins et préférences. Il peut sembler intrusif ou tout simplement trop exigeant de visiter quotidiennement. Cela peut fonctionner pour vous, mais pas pour vos amis ou vice versa.
- Les priorités calculées ne sont pas des nombres ordinaux. L'achèvement d'une tâche prioritaire « 1 » ne déplace pas toutes les autres vers le haut. Les priorités peuvent aller jusqu'à plus d'une centaine et tous les nombres ne sont pas possibles. Concentrez-vous généralement sur les priorités entre 1 et 12.
- Ne vous inquiétez pas d'avoir trop de tâches - même deux mois de tâches peuvent attendre au bas de la liste jusqu'à ce que leur date d'échéance approche.
