Cet article se concentre sur la façon de comparer directement des informations entre deux fichiers Excel différents. Une fois que vous avez commencé à manipuler et à comparer les informations, vous pouvez utiliser Look Up, Index et Match pour vous aider dans votre analyse.
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Méthode 1 sur 4: Utilisation de la fonctionnalité d'affichage côte à côte d'Excel
Étape 1. Ouvrez les classeurs que vous devez comparer
Vous pouvez les trouver en ouvrant Excel, en cliquant sur Déposer alors Ouvert, et en sélectionnant deux classeurs à comparer dans le menu qui s'affiche.
Accédez au dossier dans lequel vous avez enregistré les classeurs Excel, sélectionnez chaque classeur séparément et gardez les deux classeurs ouverts
Étape 2. Cliquez sur l'onglet Affichage
Une fois que vous avez ouvert l'un des classeurs, vous pouvez cliquer sur le bouton Vue onglet en haut au centre de la fenêtre.
Étape 3. Cliquez sur Afficher côte à côte
Il est situé dans le groupe Fenêtre du ruban pour le Vue menu et a deux feuilles comme icône. Cela fera apparaître les deux feuilles de calcul dans des fenêtres plus petites empilées verticalement.
- Cette option peut ne pas être facilement visible sous le Vue onglet si vous n'avez qu'un seul classeur ouvert dans Excel.
- S'il y a deux classeurs ouverts, Excel les choisira automatiquement comme documents à afficher côte à côte.
Étape 4. Cliquez sur Organiser tout
Ce paramètre vous permet de modifier l'orientation des classeurs lorsqu'ils sont affichés côte à côte.
Dans le menu qui apparaît, vous pouvez choisir d'avoir les classeurs Horizontal, Verticale, Cascade, ou Carrelage.
Étape 5. Activez le défilement synchrone
Une fois les deux feuilles de calcul ouvertes, cliquez sur Défilement synchrone (situé sous le Voir côte à côte option) pour faciliter le défilement des deux fichiers Excel ligne par ligne afin de vérifier manuellement les différences de données.
Étape 6. Faites défiler un classeur pour faire défiler les deux
Une fois le défilement synchrone activé, vous pourrez facilement faire défiler les deux classeurs en même temps et comparer leurs données plus facilement.
Méthode 2 sur 4: Utilisation de la fonction de recherche
Étape 1. Ouvrez les classeurs que vous devez comparer
Vous pouvez les trouver en ouvrant Excel, en cliquant sur Déposer alors Ouvert, et en sélectionnant deux classeurs à comparer dans le menu qui s'affiche.
Accédez au dossier dans lequel vous avez enregistré les classeurs Excel, sélectionnez chaque classeur séparément et gardez les deux classeurs ouverts
Étape 2. Décidez dans quelle cellule vous souhaitez que l'utilisateur sélectionne
C'est là qu'une liste déroulante apparaîtra plus tard.
Étape 3. Cliquez sur la cellule
La frontière devrait s'assombrir.
Étape 4. Cliquez sur l'onglet DONNÉES dans la barre d'outils
Une fois que vous avez cliqué dessus, sélectionnez VALIDATION dans le menu déroulant. Une fenêtre contextuelle devrait apparaître.
Si vous utilisez une ancienne version d'Excel, la barre d'outils DATA apparaîtra une fois que vous aurez sélectionné le LES DONNÉES onglet et affichage La validation des données comme option au lieu de Validation.
Étape 5. Cliquez sur Liste dans la liste AUTORISER
Étape 6. Cliquez sur le bouton avec la flèche rouge
Cela vous permettra de choisir votre source (c'est-à-dire votre première colonne), qui sera ensuite transformée en données dans le menu déroulant.
Étape 7. Sélectionnez la première colonne de votre liste et appuyez sur Entrée
Cliquez sur d'accord lorsque la fenêtre de validation des données apparaît. Vous devriez voir une boîte avec une flèche dessus, qui se déroulera lorsque vous cliquerez sur la flèche.
Étape 8. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez que les autres informations s'affichent
Étape 9. Cliquez sur les onglets Insertion et Référence
Dans les anciennes versions d'Excel, vous pouvez ignorer le clic sur le Insérer onglet et cliquez simplement sur le Les fonctions languette pour tirer le Recherche et référence Catégorie.
Étape 10. Sélectionnez Recherche et référence dans la liste des catégories
Étape 11. Recherchez la recherche dans la liste
Lorsque vous double-cliquez dessus, une autre boîte devrait apparaître et vous pouvez cliquer sur d'accord.
Étape 12. Sélectionnez la cellule avec la liste déroulante pour lookup_value
Étape 13. Sélectionnez la première colonne de votre liste pour Lookup_vector
Étape 14. Sélectionnez la deuxième colonne de votre liste pour Result_vector
Étape 15. Choisissez quelque chose dans la liste déroulante
Les informations devraient changer automatiquement.
Méthode 3 sur 4: Utilisation du comparateur XL
Étape 1. Ouvrez votre navigateur et accédez à
Cela vous mènera au site Web de XL Comparator, où vous pouvez télécharger deux classeurs Excel à des fins de comparaison.
Étape 2. Cliquez sur Choisir un fichier
Cela ouvrira une fenêtre dans laquelle vous pourrez accéder à l'un des deux documents Excel que vous souhaitez comparer. Assurez-vous de sélectionner un fichier pour les deux champs.
Étape 3. Cliquez sur Suivant > pour continuer
Une fois que vous avez sélectionné cette option, un message contextuel devrait apparaître en haut de la page pour vous informer que le processus de téléchargement de fichiers a commencé et que les fichiers plus volumineux prendront plus de temps à traiter. Cliquez sur D'accord pour fermer ce message.
Étape 4. Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez analyser
Sous chaque nom de fichier se trouve un menu déroulant qui dit Sélectionnez une colonne. Cliquez sur le menu déroulant de chaque fichier pour sélectionner la colonne que vous souhaitez mettre en surbrillance pour la comparaison.
Les noms de colonnes seront visibles lorsque vous cliquez sur le menu déroulant
Étape 5. Sélectionnez le contenu de votre fichier de résultats
Il existe quatre options avec des bulles à côté d'elles dans cette catégorie, dont vous devrez sélectionner l'une comme directives de mise en forme pour votre document de résultat.
Étape 6. Sélectionnez les options pour faciliter la comparaison des colonnes
Dans la cellule du bas du menu de comparaison, vous verrez deux autres conditions pour votre comparaison de documents: Ignorer les majuscules/minuscules et Ignorer les "espaces" avant et après les valeurs. Cliquez sur la case à cocher pour les deux avant de continuer.
Étape 7. Cliquez sur Suivant > pour continuer
Cela vous mènera à la page de téléchargement de votre document de résultat.
Étape 8. Téléchargez votre document comparatif
Une fois que vous avez téléchargé vos classeurs et défini vos paramètres, vous disposez d'un document présentant des comparaisons entre les données des deux fichiers disponibles en téléchargement. Cliquez sur le souligné Cliquez ici texte dans le Télécharger le fichier comparatif boîte.
Si vous souhaitez effectuer d'autres comparaisons, cliquez sur Nouveau comparatif dans le coin inférieur droit de la page pour redémarrer le processus de téléchargement du fichier.
Méthode 4 sur 4: Accéder à un fichier Excel directement à partir d'une cellule
Étape 1. Recherchez les noms de votre classeur et de vos feuilles
-
Dans ce cas, nous utilisons trois exemples de classeurs situés et nommés comme suit:
- C:\Compare\Book1.xls (contenant une feuille nommée « Ventes 1999 »)
- C:\Compare\Book2.xls (contenant une feuille nommée « Ventes 2000 »)
- Les deux cahiers ont la première colonne « A » avec le nom du produit et la deuxième colonne « B » avec la quantité vendue chaque année. La première ligne est le nom de la colonne.
Étape 2. Créez un classeur de comparaison
Nous allons travailler sur Book3.xls pour faire une comparaison et créer une colonne contenant les produits, et une avec la différence de ces produits entre les deux années.
C:\Compare\Book3.xls (contenant une feuille nommée « Comparaison »)
Étape 3. Placez le titre de la colonne
Seulement avec « Book3.xls » ouvert, allez dans la cellule « A1 » et tapez:
- ='C:\Comparer\[Livre1.xls]Ventes 1999'!A1
- Si vous utilisez un emplacement différent, remplacez "C:\Comparer\" par cet emplacement. Si vous utilisez un nom de fichier différent, supprimez « Book1.xls » et ajoutez votre nom de fichier à la place. Si vous utilisez un nom de feuille différent, remplacez « Ventes 1999 » par le nom de votre feuille. Attention à ne pas ouvrir le fichier auquel vous faites référence (« Book1.xls »): Excel peut modifier la référence que vous ajoutez si vous l'avez ouverte. Vous vous retrouverez avec une cellule qui a le même contenu que la cellule à laquelle vous avez fait référence.
Étape 4. Faites glisser la cellule "A1" vers le bas pour répertorier tous les produits
Saisissez-le dans le carré en bas à droite et faites-le glisser en copiant tous les noms.
Étape 5. Nommez la deuxième colonne
Dans ce cas, nous l'appelons « Différence » dans « B1 ».
Étape 6. (Par exemple) Estimez la différence de chaque produit
Dans ce cas, en tapant dans la cellule « B2 »:
- ='C:\Comparer\[Livre2.xls]Ventes 2000'!B2-'C:\Comparer\[Livre1.xls]Ventes 1999'!B2
- Vous pouvez effectuer n'importe quelle opération Excel normale avec la cellule référencée du fichier référencé.
