À l'ère des téléphones portables, l'étiquette téléphonique a largement disparu. Savoir prendre des messages est toujours utile lorsque vous travaillez dans un bureau ou que vous prenez des appels pour quelqu'un d'autre. Être poli, tout noter et transmettre le message rapidement sont essentiels !
Pas
Étape 1. Répondez au téléphone
La personne à l'autre bout du fil demande votre supérieur immédiat ou un collègue qui n'est pas à son bureau. La première chose que vous devez faire est de dire: « Il/elle n'est pas disponible pour le moment. Puis-je prendre un message ? » En supposant qu'ils disent oui, passez à l'étape suivante. S'ils disent non, insistez pour qu'ils vous permettent au moins de les aider. S'ils refusent poliment, demandez à la personne de vous donner au moins son nom et le nom de son entreprise; assurez-vous de noter son numéro d'identification de l'appel et indiquez également à la personne un bon moment pour réessayer. N'oubliez pas de demander si vous pouvez faire autre chose - ils voudront peut-être rappeler et laisser un message sur le répondeur. Assurez-vous de laisser la personne qui a appelé pour qui a appelé et quand elle pourrait réessayer.
Étape 2. Notez tout ce qu'ils disent
Vous pensez peut-être que ce qu'ils disent n'est pas important, mais la personne pour qui vous écrivez le message pourrait penser que c'est le cas. Au besoin, demandez-leur de répéter les informations.
Étape 3. Dites au revoir (et « De rien » si cela s'applique)
Étape 4. Donnez le message à la personne dès que possible ou laissez-le quelque part où elle le trouvera
Des astuces
- Sois poli.
- Écrivez avec une écriture soignée.
- Assurez-vous de ne pas écrire la mauvaise chose. Vous ne voudriez pas que la personne qui reçoit le message se fasse une mauvaise idée.
