Si vous avez configuré un formulaire Google Docs pour recueillir des informations auprès d'autres personnes, vous pouvez activer les notifications afin de recevoir un e-mail concernant les modifications, soit au fur et à mesure qu'elles sont effectuées ou dans un résumé quotidien. Cette étape simple peut vous aider à rester au courant de vos données collectées, au fur et à mesure qu'elles arrivent.
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Étape 1. Accédez à la feuille de calcul des réponses pour votre formulaire Google
Si vous commencez à partir du formulaire Google en vue d'édition, cliquez sur Afficher les réponses pour accéder à la feuille de calcul où les réponses sont enregistrées. Sinon, sélectionnez simplement la feuille de calcul des réponses directement à partir de son emplacement dans votre Google Drive.
Étape 2. Cliquez sur Outils, puis sur Règles de notification
Étape 3. Ajustez les paramètres comme vous le souhaitez
Selon la complexité de la feuille de calcul, vous pouvez avoir une variété d'options à sélectionner:
- Vous avez toujours la possibilité de recevoir des notifications soit lorsque "des modifications sont apportées" (y compris les soumissions de formulaires et les modifications apportées par les collaborateurs, directement dans la feuille de calcul) ou lorsqu'"un utilisateur soumet un formulaire" (uniquement via la page du formulaire elle-même). Selon la complexité du formulaire et si vous l'avez créé ou non, vous pouvez également définir des notifications lorsque des feuilles ou des cellules particulières de la feuille de calcul sont modifiées, ou lorsque des collaborateurs sont ajoutés ou supprimés du formulaire.
- Vous pouvez également choisir de recevoir des notifications une fois par jour, dans un « résumé quotidien » ou « tout de suite », à chaque fois que le changement est effectué.
Étape 4. Cliquez sur Enregistrer
Si vous changez d'avis, vous pouvez sélectionner Annuler.
Étape 5. Confirmez les paramètres et cliquez sur Terminé
Si vous souhaitez ajouter une autre règle, sélectionnez Ajouter une autre règle de notification et répétez le processus.
Étape 6. Quittez la feuille de calcul et vous êtes prêt à partir
Vérifiez votre boîte de réception Gmail associée au formulaire Google pour toute mise à jour au fur et à mesure de leur arrivée !
Des astuces
- Les notifications seront envoyées au compte de messagerie auquel vous êtes connecté, au moment où vous les définissez. La fenêtre des paramètres le confirme pour vous, alors assurez-vous simplement qu'elle répertorie la bonne adresse e-mail.
- Pour modifier ou supprimer une règle de notification, revenez à la zone Règles de notification et cliquez sur Modifier ou Supprimer en regard de la règle en question.
