Comment vous pouvez libérer du temps en étant organisé dans Microsoft Outlook. Cela nécessite de la discipline mais surtout une organisation du programme et de ce que vous faites avec les outils.
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Étape 1. La première chose à faire est de désactiver la nouvelle notification par e-mail
Pour ce faire, déroulez le menu Fichier, sélectionnez Outils, puis sélectionnez Options. La fenêtre des options s'ouvrira. Dans l'onglet Préférences, cliquez sur le bouton "Options de messagerie". Dans la fenêtre d'options qui s'ouvre, cliquez sur le bouton "Options de messagerie avancées". Dans la fenêtre d'options qui s'ouvre, regardez dans la section « Quand de nouveaux éléments arrivent dans ma boîte de réception ». Désélectionnez toutes les options.
Étape 2. Faites du calendrier votre vue par défaut dans Outlook
Il vous fournira une vue du travail prévu pour la journée. Pour définir le calendrier comme affichage par défaut, déroulez le menu Fichier, sélectionnez Outils, puis sélectionnez Options. Dans la fenêtre Options, sélectionnez l'onglet "Autre", puis cliquez sur le bouton "Options avancées". Dans la fenêtre "Options avancées", regardez dans la section "Paramètres généraux" et cliquez sur Parcourir. Le dossier sélectionné s'ouvrira. Dans la fenêtre "Sélectionner un dossier", sélectionnez "Calendrier" et cliquez trois fois sur OK.
Étape 3. Pour inclure vos tâches dans la fenêtre par défaut, déroulez le menu Fichier et sélectionnez Afficher, puis sélectionnez Bloc des tâches
Étape 4. Pour afficher uniquement les tâches dues aujourd'hui, déroulez le menu Fichier et sélectionnez Afficher, puis sélectionnez « Vue du bloc de tâches », puis sélectionnez « Tâches du jour »
Étape 5. Planifiez une heure précise chaque jour pour afficher vos e-mails
Réglez 2 à 3 fois par jour pour travailler avec vos e-mails, et ne les regardez à aucun autre moment. Les e-mails sont une distraction et vous empêchent de faire un vrai travail.
Étape 6. Chaque fois que vous lisez des e-mails, effacez toujours votre boîte de réception. Il ne devrait jamais rester quoi que ce soit à la fin de la session de courrier électronique. Pour vider votre boîte de réception, vous devez décider quoi faire de chaque e-mail. Vous avez quatre choix: Supprimer, différer, déléguer ou faire.
Étape 7. Si vous avez traité l'e-mail, supprimez-le
Étape 8. Pour différer un e-mail, créez une tâche en faisant glisser l'e-mail sur le bouton de tâche dans le coin inférieur gauche d'Outlook
Une tâche sera automatiquement créée; sélectionnez une date et une heure de début, ainsi qu'une date et une heure d'échéance, puis enregistrez-la.
Étape 9. Pour déléguer un e-mail, créez une tâche et attribuez-la à une autre personne ou transférez l'e-mail à une autre personne
Étape 10. Le dernier choix consiste à effectuer la tâche requise par l'e-mail
Si vous le faites, supprimez-le de votre boîte de réception ou déplacez-le dans un dossier personnel où vous conservez les anciens e-mails traités.
Étape 11. Pour bloquer le temps dans votre calendrier, faites glisser et déposez un e-mail sur le bouton du calendrier dans le coin inférieur gauche d'Outlook
Un avis de convocation s'ouvrira. Entrez l'heure et la date que vous souhaitez bloquer, puis enregistrez-les. Une copie du courriel sera jointe à la convocation. Supprimez l'e-mail de la boîte de réception ou déplacez-vous vers un dossier personnel.
