Les webinaires sont utilisés par les entreprises, les blogueurs et les organisations à but non lucratif pour promouvoir leurs organisations et fournir une formation via Internet. Pour héberger votre propre webinaire, décidez ce que vous voulez qu'il accomplisse. Cela vous aidera à planifier l'événement parfait. Ensuite, suscitez l'intérêt et rassemblez un public. Enfin, il sera temps d'organiser l'événement ! N'oubliez pas de faire un suivi une fois que c'est terminé.
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Partie 1 sur 3: Décrire et planifier votre webinaire
Étape 1. Déterminez à quoi vous voulez que votre webinaire serve
Votre objectif doit être simple et réalisable, ainsi que quelque chose qu'un webinaire peut vous aider à accomplir. Une fois que vous avez finalisé votre objectif primordial, il sera beaucoup plus facile de planifier les détails de votre événement.
- Si vous êtes un blogueur financier, vous souhaitez peut-être utiliser un webinaire pour faire connaître votre expertise et obtenir plus d'abonnés.
- Si vous êtes une organisation à but non lucratif, vous voudrez probablement utiliser votre webinaire pour attirer l'attention sur votre cause et collecter des fonds.
Étape 2. Choisissez la plate-forme d'hébergement de webinaires qui vous convient le mieux
Chaque option est livrée avec un prix différent et un ensemble unique de fonctionnalités. Plus votre plate-forme offre de fonctionnalités, plus elle sera chère. Pour votre premier webinaire, commencez par un service gratuit. Une fois que vous vous êtes établi et que vous avez collecté suffisamment d'argent pour avoir un budget de webinaire, choisissez une solution plus permanente.
- Il est important de prévoir du temps pour rechercher ces plateformes. Adaptez votre plateforme à votre objectif.
- Youtube Live vous permet de mettre en place une diffusion publique en direct gratuitement via votre compte Google. Cependant, les fonctionnalités de questions-réponses en direct ne sont pas disponibles sur cette plate-forme et votre public aura plus de mal à se connecter directement avec vous pendant l'événement.
- omNovia est un service haut de gamme qui vous permettra de créer des événements de qualité supérieure avec à peu près toutes les options que vous pouvez imaginer. Contactez-les pour un devis précis.
Étape 3. Choisissez des conférenciers pour vous aider à créer un excellent webinaire
Il est possible que vous soyez le seul orateur présenté dans votre webinaire. Mais si vous voulez que votre webinaire ressemble davantage à une conversation ou même à un débat, vous aurez probablement besoin d'au moins 2 haut-parleurs. Ne dépassez pas 5 orateurs par webinaire, car la session pourrait commencer à sembler accablante pour le public si votre panel est trop grand.
- Choisissez des personnes qui peuvent donner à votre audience des connaissances auxquelles elles n'ont pas encore accès.
- Vous pouvez également trouver un haut-parleur que votre public reconnaîtra. Cela peut attirer beaucoup de téléspectateurs !
- Contactez les conférenciers par e-mail si possible. Sinon, vous pourrez peut-être utiliser les médias sociaux. Dites-leur que vous organisez un webinaire et que leur expertise est exactement ce dont vous avez besoin pour en faire l'événement parfait.
Étape 4. Utilisez des assistants et/ou un organisateur pour un public plus large
Si votre public est restreint, vous pourrez peut-être gérer une session de questions-réponses en direct en plus de diffuser votre contenu principal. Cependant, pour un public supérieur à 25, il est conseillé d'avoir au moins 1 organisateur ou assistant. Ils peuvent surveiller le flux de questions-réponses pendant que vous parlez, choisir les meilleures questions et vous les donner une fois la session de questions-réponses commencée.
- Vous pouvez également choisir d'avoir un organisateur responsable de 1-2 (ou plus) assistants.
- Il sera particulièrement crucial d'avoir de l'aide si vous interagissez avec votre public tout au long du webinaire plutôt que lors d'une session définie à la fin.
Étape 5. Rédigez un plan général et un script pour le webinaire
Commencez par une histoire personnelle qui aide vos téléspectateurs à se connecter avec vous et illustre pourquoi l'objectif global de votre webinaire est important. Ensuite, passez au contenu principal du webinaire. Fournissez des informations spécifiques sur votre organisation ou créez un guide étape par étape qui apprend quelque chose à vos téléspectateurs. Terminez-le avec une conclusion et les questions-réponses.
- Votre script n'a pas à donner mot à mot ce que vous allez dire. C'est, cependant, une bonne idée d'avoir des points de discussion détaillés au cas où vous seriez nerveux ou perdu. Assurez-vous de noter tous les détails (comme les statistiques, les noms et les dates).
- Commencez par un simple contour à puces, puis remplissez-le avec plus de détails. Cela vous permettra de commencer par visualiser l'ensemble de l'événement.
Étape 6. Créez des visuels pour garder votre public engagé
Utilisez un service tel que PowerPoint, Google Slides ou quelque chose de similaire pour créer une présentation à montrer à votre public pendant le webinaire. Ce visuel peut inclure des images, des informations importantes à puces et des références ou des guides que vous pensez que vos téléspectateurs pourraient apprécier. Gardez le visuel simple et limitez votre texte.
Ne répétez pas directement ce que vous dites dans vos diapositives. Bien que ce soit une bonne idée de résumer les points clés ou de lister des faits et des statistiques, vous ne voulez pas que vos téléspectateurs aient l'impression qu'ils auraient pu simplement télécharger votre présentation et sauter le webinaire
Étape 7. Décidez si vous devez faire payer les membres du public pour y assister
Si vous travaillez pour une organisation à but non lucratif, vous pouvez utiliser les frais de téléspectateur pour soutenir la cause de l'organisation. Cependant, si vous êtes un blogueur qui essaie de faire connaître votre nom, vous voudrez peut-être vous concentrer sur le nombre de téléspectateurs plutôt que sur la collecte de fonds. Si vous voulez faire payer des frais aux téléspectateurs, vous aurez besoin d'une plate-forme de webinaire qui inclut ce service.
Il peut être plus facile de facturer les membres de votre public une fois que vous vous êtes établi en tant qu'hôte de webinaire à succès
Étape 8. Planifiez une séance d'entraînement pour aplanir les problèmes
Organisez le webinaire d'entraînement 3 à 5 jours avant votre événement réel. Considérez cela comme une répétition générale. Testez toute la technologie et parcourez votre script ou vos points de discussion. Demandez à un ami ou à un assistant d'être un membre du public fictif afin que vous puissiez faire semblant de faire des questions-réponses. Notez tout ce qui ne va pas ou pourrait être amélioré.
Partie 2 sur 3: Connexion avec votre public
Étape 1. Décidez de la taille de votre audience
Les publics plus grands et plus petits ont des avantages et des inconvénients différents. Un public plus large peut faire connaître plus rapidement ce que vous offrez au monde, mais vous ne pourrez pas vous connecter avec les membres du public sur une base individuelle. Un public plus restreint peut vous permettre de répondre à toutes les questions de vos participants, mais votre exposition peut être limitée.
- Un public plus large nécessite également que vous utilisiez une plate-forme de webinaire plus avancée. De nombreux services de base ont réduit le nombre de participants à 25.
- Si vous êtes déjà un blogueur ou un hôte de webinaire établi, vous n'aurez peut-être pas besoin de l'exposition.
Étape 2. Faites connaître votre webinaire sur les réseaux sociaux et votre site Web ou Blog.
Il est temps de passer le mot ! Publiez une photo de vous lors d'une conférence sur Instagram avec une brève légende décrivant l'événement. Utilisez Facebook pour donner une description plus détaillée. Tweetez des rappels quotidiens à vos abonnés au sujet de l'événement. Et n'oubliez pas d'utiliser vos propres pages Web pour la promotion !
- Étant donné que Twitter et Instagram sont un peu plus décontractés, utilisez ces plateformes pour engager votre public avec humour. Vous pouvez même publier un-g.webp" />
- Commencez à promouvoir votre événement au moins 2 semaines et jusqu'à un mois à l'avance.
Étape 3. Créez une page d'inscription pour votre webinaire
De nombreuses plateformes de webinaires proposent ce service. La page d'inscription permettra aux participants de s'inscrire à l'événement et de recevoir des e-mails de rappel et de suivi. Si vous le souhaitez, vous pouvez également configurer la possibilité de payer des jetons de présence sur cette page.
Étape 4. Configurez une liste de diffusion pour entrer en contact avec les inscrits
Si votre plateforme de webinaire ne vous donne pas la possibilité de créer une page d'inscription, créez votre propre liste de diffusion. Utilisez votre site Web ou vos réseaux sociaux pour vous connecter avec les membres de votre public et collecter leurs informations de contact. Par exemple, suggérez aux participants de vous envoyer un message privé privé avec leurs coordonnées via Facebook ou Twitter.
Étape 5. Envoyez des e-mails de rappel pour que les gens se présentent
Utilisez votre page d'inscription ou votre liste de diffusion pour entrer en contact avec votre public 1 semaine, 24 heures et 1 heure avant le début de l'événement. Le rappel doit contenir un bref récapitulatif de l'objet du webinaire, ainsi que la date et l'heure de l'événement.
Partie 3 sur 3: Exécuter le webinaire sans accroc
Étape 1. Demandez à votre organisateur de lancer le chat si vous le pouvez
L'organisateur agit comme un metteur en scène. Ils doivent résoudre rapidement tous les problèmes qui surviennent, en particulier les problèmes technologiques. Ils peuvent également avoir une copie du script et vous fournir une assistance en coulisse si vous en avez besoin.
Étape 2. Assurez-vous que tout est configuré correctement une heure avant de commencer
Accédez à l'espace où vous filmez votre webinaire bien avant l'heure de début. Assurez-vous qu'il reste silencieux pendant l'événement en fermant les fenêtres et les portes et en plaçant un panneau « Ne pas entrer ou déranger » à l'entrée. Vérifiez toute votre technologie (en particulier votre micro) afin de pouvoir résoudre tout problème.
Étape 3. Consacrez environ 5 minutes à votre introduction
L'introduction doit être brève mais engageante. Utilisez ce temps pour attirer immédiatement votre public et vous connecter avec eux. L'introduction doit également énoncer l'objectif du webinaire et comment vous allez l'accomplir.
Par exemple, disons que votre webinaire porte sur les meilleurs moyens d'économiser de l'argent avec un budget serré. Vous pouvez commencer le webinaire en disant quelque chose comme: « Vivre sans épargne est effrayant. J'ai été là! Et même si j'aimais manger des nouilles Ramen, j'ai rapidement découvert que manger de la nourriture bon marché ne suffisait pas à remplir mon compte d'épargne
Étape 4. Réservez environ 25 minutes pour la présentation principale
C'est le cœur du webinaire. Fournissez 4 à 5 leçons clés au cours de cette section. Chaque leçon doit être facile à suivre et les membres du public doivent être capables de faire ce que vous leur dites de faire sans problème à la fin des 25 minutes. Utilisez vos visuels pour compléter votre conférence.
Consacrez autant de temps à chaque leçon. Par exemple, si vous avez 5 leçons à couvrir en 25 minutes, consacrez 5 minutes à chacune
Étape 5. Faites une séance de questions-réponses de 10 minutes à la fin de la session
Le Q&A est votre opportunité de vous connecter directement avec vos téléspectateurs. Cela vous permettra également de montrer à votre public que vous avez des réponses immédiates aux questions auxquelles vous ne vous êtes pas préparé. Cela prouvera que vous êtes vraiment un expert !
- Vous pouvez également utiliser les questions-réponses pour présenter des sujets connexes que vous n'avez pas eu le temps d'aborder dans la section principale du webinaire.
- Si personne ne pose de questions, préparez au moins 5 questions-réponses à l'avance. Présentez ces questions en disant quelque chose comme: « Une question que l'on me pose fréquemment est de savoir combien une personne dans la mi-vingtaine devrait mettre de côté pour sa retraite chaque mois.
Étape 6. Levez-vous et utilisez un microphone si vous le pouvez
Vous aurez besoin d'accéder à un espace avec un projecteur et un écran pour vous tenir debout. Vous pouvez ensuite parler au public tout en parcourant vos visuels avec une télécommande qui contrôle votre présentation. Cette méthode communique de l'énergie et aidera à garder votre public engagé.
Étape 7. Alignez la caméra directement avec vos yeux si vous n'êtes pas debout
Utilisez vos expressions faciales pour reproduire l'énergie que vous n'obtenez pas en vous tenant debout et en vous promenant. Souriez et établissez un contact visuel avec la caméra, en vous rappelant que votre public est de l'autre côté.
S'asseoir devant votre ordinateur peut être une meilleure option si vous envisagez de partager votre écran d'ordinateur avec les membres de votre auditoire
Étape 8. Incluez des composants interactifs pour impliquer tout le monde
Demandez à vos assistants ou à votre organisateur de mener un sondage en direct (ou plusieurs) et d'intégrer la réponse du public dans votre présentation. Vous devez également vous assurer que les participants peuvent poser des questions tout au long de l'événement, même si vous les rassemblez pour y répondre à la fin.
Plusieurs plateformes de webinaires proposent des options de sondage en direct. Ils fournissent également des boîtes de discussion et d'autres options interactives. N'oubliez pas de considérer ces options lors du choix d'une plate-forme
Étape 9. Enregistrez le webinaire à partager avec les personnes qui n'ont pas pu y assister
Une partie de ce qui rend un webinaire si utile est qu'il peut être consulté à nouveau même après la fin de l'événement. Publiez un lien vers le webinaire enregistré sur les réseaux sociaux et votre site Web. Dites aux abonnés qu'ils peuvent vous contacter pour des questions même s'ils n'ont pas assisté à l'événement en direct.
De nombreuses plateformes de webinaires proposent également des services d'enregistrement
Étape 10. Effectuez un suivi par e-mail pour connaître les réponses des personnes au webinaire
Envoyez-en 1 pas moins d'une heure après la fin de l'événement pour qu'il soit frais dans l'esprit des membres du public. Envoyez un autre suivi dans la semaine en remerciant les personnes d'avoir participé, en leur demandant leurs commentaires et en fournissant des informations sur les événements futurs que vous avez planifiés.
Écrivez ces e-mails avant l'événement afin d'être prêt à les envoyer rapidement
Des astuces
- En règle générale, votre webinaire ne devrait pas durer plus d'une heure. Soyez bref et simple afin que les gens puissent prendre le temps d'assister et de digérer votre contenu.
- Apprenez à engager le public en regardant des TEDtalks ou d'autres webinaires populaires en ligne.
