Si l'idée d'organiser un salon de l'automobile fait vraiment tourner votre moteur, vous allez vous régaler ! La planification d'un spectacle peut être une expérience amusante. Commencez par définir des éléments de base comme le thème du spectacle, la date et le lieu. Ensuite, impliquez le reste de votre communauté en recherchant des parrainages auprès d'entreprises locales et en embauchant des fournisseurs locaux pour fournir de la nourriture, des prix et des divertissements. Avec un peu de planification et d'organisation, vous pouvez organiser un grand salon de l'automobile et faire vibrer votre communauté d'enthousiasme.
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Partie 1 sur 3: Détails et logistique
Étape 1. Choisissez un thème ou un type de voiture pour le spectacle afin qu'il soit cohérent
Un thème fournit des directives à vos participants et donne aux participants une idée de ce à quoi s'attendre le jour du spectacle. Les thèmes populaires incluent les voitures classiques, les voitures anciennes, les voitures de course, les low-riders, les voitures de luxe et les voitures étrangères. Assurez-vous d'inclure le thème sur vos dépliants et annonces afin que les propriétaires de voitures sachent s'ils sont éligibles. Par exemple:
- "Toutes les voitures de luxe étrangères et les voitures de course exotiques sont invitées à participer."
- "Le salon est ouvert à tous les hots rods et voitures classiques américaines d'avant 1948."
- "Les propriétaires de tuners modifiés et de voitures exotiques haut de gamme et hautement modifiées sont invités à s'inscrire."
Étape 2. Organisez votre événement un samedi ou un dimanche pour attirer la plus grande foule
Les week-ends sont les meilleurs pour les salons automobiles, car la plupart des gens sont en congé et cherchent quelque chose d'amusant à faire. Une fois que vous avez choisi une date et une heure, vérifiez en ligne pour confirmer qu'il n'y a pas d'autres émissions ou événements locaux qui se déroulent simultanément. De cette façon, vous n'aurez pas à rivaliser avec eux pour la participation.
- Choisissez 2-3 dates possibles au cas où la première ne fonctionnerait pas.
- Tenez votre spectacle au printemps ou à l'automne lorsque le temps est doux. La plupart des propriétaires de voitures d'exposition ne veulent pas sortir leurs véhicules en plein hiver, et la chaleur du milieu de l'été pourrait également empêcher les gens de se présenter.
Étape 3. Définissez un budget pour l'événement
Déterminez combien vous devez dépenser et quelle taille vous voulez que le spectacle soit. Attendez-vous à dépenser environ 2 000 $ pour un petit spectacle (50 à 100 voitures). Pour un salon moyen avec 100 à 150 voitures, prévoyez au moins 5 000 $. Ensuite, créez une liste des dépenses estimées pour vous assurer que vous pouvez tout couvrir. Les coûts typiques comprennent la location des salles, les frais des fournisseurs, la vente de billets, les permis, les assurances, la publicité, les dépliants, les divertissements et les prix.
- Assurez-vous d'ajuster votre budget après la finalisation de chaque élément. De cette façon, vous travaillez toujours avec des chiffres précis.
- Demandez aux entreprises locales de parrainer si vous êtes à court d'argent ! Les bonnes options comprennent les ateliers de pièces automobiles/d'entretien, les ateliers de carrosserie sur mesure et les clubs automobiles. Les avantages pour les sponsors incluent l'exposition de la marque, leur logo bien en vue sur toute la signalisation et la possibilité d'installer un stand de vendeur au salon.
Étape 4. Réservez un lieu qui peut accueillir la taille et les besoins de votre spectacle
Si vous gérez vous-même un garage automobile, le lieu le plus idéal est votre propre parking. Sinon, recherchez des sites locaux avec de grands parkings. Appelez pour discuter des prix et assurez-vous de rechercher chaque emplacement avant de prendre une décision finale. Imaginez où les voitures seront installées, où vous placerez la zone d'enregistrement, etc. S'il n'y a pas de toilettes sur place, prévoyez de louer Port-a-Potties pour l'événement. Considérez des lieux comme:
- Centres communautaires ou salles VA
- Entreprises automobiles locales ou pistes de course
- Parcs ou zones d'événements communautaires
- Entreprises locales avec de beaux parkings
- Les parkings des écoles
Étape 5. Achetez une police d'assurance pour couvrir les coûts ou les dommages imprévus
En règle générale, le lieu dicte quelle assurance est requise pour opérer sur leur propriété. Renseignez-vous sur le lieu et vérifiez auprès du gouvernement local les exigences de couverture. Si le spectacle est sur votre propre propriété, contactez votre agent d'assurance.
La plupart des salons automobiles ont des voitures chères et/ou classiques impliquées, et ces voitures sont chères. C'est une bonne idée de souscrire une assurance pour couvrir tous les problèmes possibles, juste au cas où
Étape 6. Obtenez les permis requis par les autorités locales de la ville, du comté ou de la municipalité
Pour opérer légalement, vous aurez probablement besoin d'au moins 1 à 2 permis locaux. Recherchez des informations en ligne ou contactez directement les bureaux de la ville pour savoir ce que vous devez faire, les délais pertinents et les coûts des permis. Commencez ce processus dès que vous le pouvez afin d'être prêt à partir à la date du spectacle. Certains des permis dont vous pourriez avoir besoin:
- Fermeture de la rue
- Bâtiment et sécurité
- Services de santé (pour les vendeurs de nourriture)
- Contrôle de la circulation
- Services d'incendie/de police
Étape 7. Configurez la pré-inscription pour que les gens puissent s'inscrire tôt
La plupart des spectacles permettent la pré-inscription et l'inscription sur place, mais les participants sérieux préfèrent généralement le faire à l'avance. Pour les petits spectacles, incluez vos coordonnées sur les dépliants et encouragez les gens à entrer en contact directement pour s'inscrire. Pour les spectacles plus importants, créez un site Web pour le spectacle et dirigez les gens vers eux pour s'inscrire et payer les frais d'inscription.
- Offrez des frais d'inscription réduits pour vous inciter à vous inscrire tôt.
- Informations à saisir pour l'inscription: nom complet du participant, adresse personnelle et adresse e-mail. La marque, le modèle, la couleur et l'année de la voiture.
- Envoyer les kits d'inscription aux participants 2 semaines avant le salon. Chaque kit doit inclure une carte, un autocollant de fenêtre prépayé, des informations sur le stationnement et toute autre instruction spéciale.
Étape 8. Accrochez les dépliants de l'événement et envoyez des invitations sur les réseaux sociaux
Concevez un dépliant attrayant pour votre événement et publiez des copies dans les magasins locaux et les événements automobiles. Ensuite, créez une page d'événement Facebook et encouragez les gens à RSVP et partagez le lien pour vous aider à faire passer le mot. Autres moyens de promouvoir votre événement:
- Créez un compte Twitter et tweetez le lien de l'événement à vos abonnés
- Annoncez à la radio et à la télévision locale
- Placez des annonces dans votre journal local
Partie 2 sur 3: Vendeurs et divertissement
Étape 1. Réservez un traiteur local ou un food truck pour votre événement
Si vous organisez un petit salon de l'automobile, vous pouvez probablement vous en sortir en installant simplement quelques barbecues. Pour les événements plus importants, optez pour un traiteur local ou un opérateur de food truck. Appelez pour connaître les prix et réservez votre fournisseur de nourriture le plus tôt possible. Posez des questions au vendeur sur:
- Leurs tarifs minimaux
- S'ils peuvent s'adapter à la taille de votre émission
- Ce qu'ils prévoient de facturer aux clients
- Taux de dépôt et délai
- Tous les frais supplémentaires
Étape 2. Embauchez un DJ ou un groupe local pour fournir de la musique
La musique fait partie intégrante de tout salon automobile et peut créer une ambiance vraiment amusante pour votre événement. Pensez au type de musique qui a du sens pour votre public attendu avant de prendre une décision. Le partenariat avec une station de radio locale peut également être une excellente option. Ils fourniront de la musique, diffuseront en direct et feront la promotion de l'émission en même temps !
- Si vous embauchez un DJ, envisagez de parler avec lui de la possibilité de répondre à la foule.
- L'embauche d'un groupe local pour fournir de la musique en direct peut créer un battage médiatique supplémentaire.
Étape 3. Configurez un MC si vous avez besoin d'un moyen de faire des annonces au salon
Les MC peuvent créer un battage médiatique, engager la foule et faire les annonces nécessaires, telles que des numéros de billets de tombola gagnants, des gagnants de trophées, etc. Si c'est quelque chose dont votre émission a besoin, cherchez des MC locaux qui peuvent faire le travail.
Si vous embauchez un DJ, demandez-lui s'il serait prêt à considérer les tâches de MC en plus de faire tourner la musique
Étape 4. Trouvez une entreprise locale pour concevoir et fournir des trophées à vos gagnants
Si votre salon automobile est un concours, vous aurez besoin de prix et de trophées pour vos gagnants. Référez-vous à vos catégories d'exposition et à vos feuilles de juges pour savoir de combien de trophées vous avez besoin. Ensuite, contactez une entreprise locale pour la conception et la production. Visez au moins 3 à 5 grands trophées.
Étape 5. Louez une maison gonflable si vous attendez des enfants au spectacle
Si vous vous attendez à un public plus âgé, ce n'est pas nécessaire. Cependant, si vous pensez que votre événement attirera beaucoup de familles de la communauté, envisagez d'offrir une sorte de divertissement pour les enfants. Plus de gens pourraient se présenter s'ils peuvent amener leurs enfants. Autres divertissements adaptés aux enfants à considérer:
- La peinture sur visage
- Ballons/animaux ballons
- Clown ou magicien
Étape 6. Choisissez vos juges et préparez-les sur les catégories et la notation
Vous et votre personnel pouvez être les juges, ou vous pouvez faire appel à des experts/amateurs de clubs automobiles locaux pour faire le travail. Établissez des règles de base avant le spectacle et assurez-vous que tout le monde est au courant des catégories et des systèmes de points spécifiques si vous les utilisez.
- Visez 3 à 5 catégories principales telles que: Best in Show, Best Custom Mods, Best Performance, etc.
- Une feuille d'évaluation prédéfinie peut inclure une section pour chaque catégorie, une ventilation des détails dans chaque catégorie et une explication du système de points/comment l'utiliser.
Partie 3 sur 3: Jour du spectacle
Étape 1. Installez des panneaux et des barrières pour guider les participants et les participants
Assurez-vous que les panneaux de la salle de bain sont clairement marqués et faciles à trouver. Installez des panneaux d'entrée et de sortie pour vous aider à contrôler le flux de la circulation. Au besoin, installez des panneaux « interdiction de stationner » dans les zones réglementées. Marquez les sorties de secours et assignez une personne ou installez des barrières pour garder ces voies dégagées.
- Achetez des panneaux solides avec une écriture claire pour que tout le monde puisse les voir facilement.
- Si vous avez besoin d'obstacles, demandez à votre gouvernement local de vous les fournir à l'avance.
Étape 2. Délimitez les places de stationnement pour vos voitures d'exposition avec de la peinture en aérosol blanche
Chaque voiture participante a besoin d'un espace spécifique pour se garer, alors marquez ces espaces plusieurs heures avant le début du spectacle. Apportez quelques piquets et de la ficelle avec vous pour pouvoir faire de belles lignes nettes avec de la peinture en aérosol blanche.
Si vous numérotez les places de stationnement, assurez-vous de peindre clairement chaque numéro au bon endroit
Étape 3. Dirigez les fournisseurs et les divertissements vers leurs zones pour la configuration
Demandez aux vendeurs et aux animations d'arriver 1 heure plus tôt pour l'installation. Montrez au vendeur de nourriture où aller et aidez le DJ ou le groupe à s'installer dans un emplacement central sur le site. Assurez-vous que les cordons d'alimentation et les générateurs sont en place avant que quelqu'un n'arrive.
Étape 4. Installez une zone d'inscription à l'entrée de l'événement
Attribuez à l'un des membres de votre équipe la responsabilité de tenir un journal des participants et de prendre les frais d'inscription. Donnez à chaque participant inscrit une carte de fenêtre avec son nom, les informations sur le véhicule et la classe du véhicule. Attribuez à chaque voiture un espace numéroté spécifique ou une place de stationnement clairement indiquée afin qu'ils sachent où aller.
