Le 6 juin 2006, Google a lancé un tableur en tant que "test limité" à un petit nombre d'utilisateurs. Ce test limité est resté et Google Sheets est maintenant largement utilisé comme sous-fonctionnalité de Google Docs. Le produit ressemble à une version simple de Microsoft Excel avec certaines fonctionnalités Web telles qu'une collaboration facile. La prise en main de Google Sheets est conviviale et assez intuitive.
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Partie 1 sur 3: Ouverture d'une feuille de calcul
Étape 1. Accédez à Google Sheets
Trouvez l'application en accédant à Google Sheets. Vous pouvez également cliquer sur le menu de la grille dans le coin supérieur droit de votre écran lorsque vous êtes sur la page d'accueil de Google, votre compte Gmail ou toute autre page contenant des résultats de recherche Google. Sélectionnez Docs dans le menu, puis cliquez sur le menu avec trois lignes horizontales dans le coin supérieur gauche de la page Docs. Les feuilles devraient apparaître comme votre deuxième option à partir du haut, et vous pouvez cliquer dessus. Enfin, vous pouvez accéder à Sheets via Google Drive en cliquant sur le menu déroulant Mon Drive. Les feuilles apparaîtront comme l'une des options.
Étape 2. Ouvrez une nouvelle feuille de calcul
Google affichera une variété de modèles sous le texte "Commencer une nouvelle feuille de calcul". L'option la plus basique est la feuille "Vierge", mais vous pouvez également ouvrir des modèles conçus pour les budgets, les calendriers et un certain nombre d'autres utilisations. Cliquez sur Plus pour voir plusieurs modèles supplémentaires.
Étape 3. Renommez votre feuille de calcul
Les nouvelles feuilles de calcul commencent par un texte en italique indiquant « Feuille de calcul sans titre » dans le coin supérieur gauche de l'écran. Cliquez simplement sur ce texte, remplacez-le par le titre sous lequel vous souhaitez enregistrer le document, puis cliquez sur ⏎ Retour.
Étape 4. Ouvrez une feuille de calcul existante à partir de votre ordinateur
Vous pouvez voir une liste de documents Microsoft Excel et Google Sheets déjà situés sous les modèles disponibles. Ce sont des documents qui ont déjà été stockés dans la section "Mon Drive" de Google Docs. Si vous souhaitez ouvrir une feuille de calcul qui ne se trouve pas dans Mon Drive, cliquez sur l'icône du dossier dans le coin supérieur droit de votre écran (qui indiquera « Ouvrir le sélecteur de fichiers » lorsque le curseur survolera celle-ci). Vous trouverez l'option Télécharger tout à droite, et cela vous permettra soit de faire glisser et de déposer des fichiers depuis votre ordinateur, soit de sélectionner un fichier dans les listes de dossiers.
Partie 2 sur 3: Utilisation de Google Sheets
Étape 1. Saisissez les données dans des lignes et/ou des colonnes
Notez que vous pouvez étiqueter la première cellule des lignes et des colonnes, en mettant en gras le texte des cellules initiales pour les distinguer des données numériques qui suivent. Vous trouverez des colonnes allant jusqu'à la lettre Z et jusqu'à 1000 lignes au départ.
Vous pouvez également ajouter d'autres lignes en faisant défiler vers le bas et en cliquant sur le bouton Ajouter. Il est suivi d'une zone de texte (et d'un texte indiquant "plus de lignes en bas") qui vous permet de spécifier le nombre de lignes que vous souhaitez ajouter
Étape 2. Ajustez les lignes et les colonnes
Pour manipuler des lignes entières (supprimer, masquer, copier et coller, etc.), faites un clic droit sur le numéro de la ligne et sélectionnez votre fonction préférée dans le menu qui apparaît. Pour exécuter des fonctions similaires sur des colonnes entières, cliquez sur la flèche déroulante qui apparaît lorsque votre curseur survole la lettre de cette colonne.
- Vous pouvez également déplacer ou supprimer une ligne ou une colonne en sélectionnant son numéro ou sa lettre (respectivement) et en sélectionnant l'onglet Modifier dans la barre d'outils.
- Vous pouvez ajouter une nouvelle ligne ou colonne à un emplacement spécifique en sélectionnant n'importe quelle cellule qu'il contient et en cliquant sur l'onglet Insertion de la barre d'outils. Vous verrez des options pour insérer des lignes ou des colonnes au-dessus ou en dessous et à droite ou à gauche de la cellule sélectionnée.
Étape 3. Formatez les cellules, les lignes ou les colonnes
Pour formater une ligne ou une colonne entière, sélectionnez son numéro ou sa lettre correspondante. Pour formater une seule cellule, sélectionnez cette cellule. Une fois que l'ensemble de données souhaité a été sélectionné, vous pouvez soit cliquer sur l'onglet Format, soit sélectionner parmi plusieurs options de formatage (Police, Taille de la police, Gras, Italique, etc.) le long de la barre d'outils.
- L'onglet Format et la barre d'outils vous permettront également de déterminer l'alignement et l'habillage du texte ou des données dans une cellule, une ligne ou une colonne.
- En sélectionnant plusieurs cellules (horizontalement ou verticalement), vous découvrirez également l'option Fusionner les cellules dans l'onglet Format et dans la barre d'outils.
- Pour ajuster la façon dont les nombres sont représentés dans une cellule, une ligne ou une colonne, notez qu'il existe une sous-section Nombre sous l'onglet Format. Cela vous permet d'afficher les nombres de différentes manières (devise, pourcentages, etc.). Vous remarquerez également plusieurs options de formatage de nombres couramment utilisées le long de la barre d'outils, ainsi qu'un petit menu déroulant pour des formats de nombres supplémentaires.
Étape 4. Organisez les données
Après avoir sélectionné l'ensemble de données souhaité à partir de cellules, de lignes ou de colonnes spécifiées, vous pouvez ensuite trier ou filtrer ces données en cliquant sur l'onglet Données. Vous pouvez même nommer des plages de données pour une référence plus facile.
Étape 5. Insérez des graphiques
Diverses représentations visuelles peuvent être utiles lorsque vous essayez d'aider les autres à mieux comprendre vos données. Vous pouvez trouver l'option de placer des graphiques, des images, des liens, des formulaires et des dessins près du bas du menu déroulant qui apparaît après avoir sélectionné l'onglet Insertion.
Étape 6. Exécutez les fonctions
La capacité de Google Sheets à effectuer des calculs est l'une de ses capacités les plus utiles. Vous trouverez des fonctions sous l'onglet Insertion et à l'extrême droite de votre barre d'outils. Cliquer sur le bouton de la barre d'outils révélera plusieurs fonctions couramment utilisées (SOMME, MOYENNE, etc.) ainsi qu'une option pour Plus de fonctions au bas du menu déroulant.
- Google Sheets offre la plupart des mêmes fonctions que les utilisateurs trouvent dans Microsoft Excel, donc ceux qui ont déjà l'habitude du logiciel devraient trouver Sheets assez familiers.
- Les utilisateurs plus avancés peuvent également créer leurs propres fonctions à l'aide de Google Apps Script. Vous pouvez trouver un didacticiel plus complet à ce sujet ici:
Partie 3 sur 3: Enregistrement et partage de feuilles de calcul
Étape 1. Finalisez votre feuille de calcul
Bien que Google Sheets enregistre automatiquement vos brouillons, vous souhaiterez peut-être renommer votre feuille de calcul ou en faire une copie avant de la partager avec d'autres. Vous pouvez trouver ces options sous l'onglet Fichier.
Étape 2. Partagez votre feuille de calcul
Vous pouvez trouver la fonction Partager sous l'onglet Fichier et sous forme de bouton bleu dans le coin supérieur droit de votre écran. Sélectionnez l'option Partager et entrez les adresses e-mail des personnes auxquelles vous souhaitez accéder à la feuille de calcul. Vous remarquerez que vous pouvez déterminer si d'autres personnes peuvent modifier, commenter ou simplement afficher le document. Vous verrez également une option pour créer un lien partageable que vous pouvez distribuer séparément.
Étape 3. Téléchargez votre feuille de calcul
Si vous souhaitez avoir une copie de votre feuille de calcul localement sur votre ordinateur, sélectionnez l'option "Télécharger en tant que" sous l'onglet Fichier. Vous aurez plusieurs options, notamment la possibilité de télécharger le document sous forme de fichier Microsoft Excel (.xls) ou de PDF.
Étape 4. Envoyez votre feuille de calcul par e-mail
Vous trouverez cette option sous l'onglet Fichier. Vous pouvez envoyer un e-mail à des collaborateurs (ceux avec qui vous avez déjà choisi de partager la feuille de calcul) ou envoyer la feuille de calcul à d'autres en pièce jointe.
