Un e-mail de partage de connaissances est un e-mail conçu pour partager des informations, notamment sur le lieu de travail ou dans un autre cadre professionnel. Le partage des connaissances est un excellent moyen de montrer à vos collègues que vous vous souciez d'eux et que vous souhaitez partager ce que vous savez avec eux, dans l'espoir que cela puisse les aider à l'avenir. Cela peut également aider à renforcer vos relations professionnelles. Essayez de rendre vos e-mails de partage de connaissances aussi clairs et digestes que possible. Cela les rendra faciles à comprendre et à absorber pour les autres.
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Méthode 1 sur 2: Composer votre e-mail
Étape 1. Indiquez clairement et brièvement l'objet de votre e-mail dans la ligne d'objet
Écrivez une ligne d'objet qui donne à votre public un aperçu clair de ce à quoi s'attendre lorsqu'il ouvre votre e-mail. Essayez de limiter la longueur de la ligne d'objet à environ 7 mots.
- Par exemple, si vous souhaitez partager les connaissances que vous avez acquises lors d'une conférence sur le codage, vous pouvez définir la ligne d'objet comme suit: « Key Takeaways from Miami Coders Conference 2020 ».
- Les e-mails avec des lignes d'objet vagues ou trop longues sont beaucoup moins susceptibles d'être ouverts. Évitez les lignes d'objet courtes de seulement 1 à 2 mots qui n'indiquent pas efficacement le sujet de l'e-mail.
Conseil: Si vous voulez que les gens lisent votre e-mail de partage de connaissances dans un certain délai, incluez une date dans la ligne d'objet. Par exemple, vous pourriez mettre « Progrès de l'industrie à discuter lors de la réunion du 2 août ».
Étape 2. Commencez l'e-mail par un message d'accueil destiné à votre public spécifique
Pensez au public auquel vous prévoyez d'envoyer votre e-mail de partage de connaissances et choisissez un message d'accueil avec un niveau de formalité approprié. Faites en sorte que le message d'accueil englobe toutes les personnes qui recevront l'e-mail.
- Par exemple, si vous envoyez l'e-mail à une petite équipe de programmeurs avec qui vous travaillez étroitement et que vous connaissez bien, vous pouvez commencer l'e-mail par quelque chose de super décontracté et amical comme: "Bonjour, mes collègues ninjas du codage."
- Si vous envoyez un e-mail de partage de connaissances à des supérieurs hiérarchiques ou à une sorte de groupe qui contient des personnes que vous ne connaissez pas personnellement, vous pouvez choisir un message d'accueil plus formel du type: « Chers membres du conseil d'administration » ou « » Bonjour, équipe marketing.
- Si vous partagez des connaissances avec seulement 1 ou 2 personnes, vous pouvez les adresser par leur nom dans le message d'accueil de votre e-mail.
- En cas de doute, vous pouvez simplement utiliser quelque chose de générique comme: "Bonjour tout le monde" ou "Bonjour".
Étape 3. Écrivez un bref historique ou un contexte au début de l'e-mail
Commencez par un court paragraphe, juste en dessous de votre message d'accueil, qui explique ce que vous partagerez dans votre e-mail. Cela donnera aux lecteurs plus de contexte pour ce qu'ils sont sur le point de lire que la ligne d'objet.
Par exemple, si vous partagez les enseignements d'une conférence de codage, vous pouvez écrire quelque chose comme: « La semaine dernière, j'ai eu la chance d'assister à l'édition 2020 de la Miami Coders Conference. J'aimerais partager avec vous quelques-uns des principaux points à retenir de la conférence de 2 jours, au cours de laquelle nous avons découvert l'intelligence artificielle et les tendances du codage pour 2021. J'espère que ces connaissances vous seront aussi utiles et intéressantes que pour moi.."
Étape 4. Divisez le corps de l'e-mail en sections
Divisez les principaux points que vous souhaitez partager en sections cohérentes, afin qu'il soit plus facile à suivre et à digérer. Mettez des en-têtes au début de chaque section d'informations pour indiquer clairement de quoi parle le texte ci-dessous. Divisez les longues sections en plusieurs paragraphes plus courts pour diviser les informations, au lieu de simplement vider un tas d'informations dans 1 long bloc de texte.
- Assurez-vous que chacun de vos paragraphes contient des points connexes. Si vous commencez une nouvelle pensée, commencez à écrire un nouveau paragraphe.
- Par exemple, si vous souhaitez partager ce que vous avez appris sur l'intelligence artificielle et les tendances en matière de codage lors d'une récente conférence à laquelle vous avez assisté, vous pouvez structurer votre e-mail comme suit: sur le sujet, suivi d'un autre titre de section qui dit « Tendances de codage pour 2021 », suivi de quelques paragraphes supplémentaires.
Étape 5. Concluez le corps de l'e-mail avec un paragraphe récapitulatif
Rédigez un court paragraphe avant de vous déconnecter qui réitère certaines des principales informations contenues dans votre e-mail. Faites savoir à vos lecteurs ce que vous espérez qu'ils tirent des connaissances partagées et incluez tous les éléments d'action pertinents.
- Par exemple, vous pouvez dire quelque chose comme: « Comme vous pouvez le voir, il existe de nombreux nouveaux développements passionnants dans l'IA en ce qui concerne le marketing et il y a de nouvelles tendances de programmation intéressantes à surveiller en 2021. J'espère que vous appliquerez ces informations. à nos projets de développement et réfléchir aux moyens d'améliorer nos produits au cours de la prochaine année.
- Un exemple d'élément d'action serait quelque chose comme: « Envisageons de partager certaines de nos réflexions sur toutes ces informations lors de la réunion de vendredi. Veuillez vous préparer avec au moins 1 point à discuter.
Étape 6. Terminez votre e-mail avec une signature suivie de votre nom et de votre titre
Choisissez une signature brève et conviviale avec un niveau de formalité approprié pour votre public. Incluez votre nom et votre titre à la toute fin, afin que les gens sachent exactement de qui provient l'e-mail qu'ils viennent de lire, ce qui est particulièrement important si vous ne connaissez pas personnellement tous les membres de votre public.
- Voici des exemples d'approbations occasionnelles qui fonctionnent pour presque tous les e-mails: « Merci », « Cordialement » et « Tout le meilleur. »
- Certaines signatures plus formelles sont: « Sincèrement » et « respectueusement vôtre ».
- Voici quelques idées de signatures encore plus décontractées, que vous pouvez utiliser pour envoyer un e-mail à des personnes avec lesquelles travailler ou voir tous les jours: « A demain » et « À bientôt ».
- Si vous partagez des connaissances en dehors de votre organisation, incluez également le nom de votre organisation après votre nom et votre titre, afin que les gens sachent d'où vous les écrivez.
Méthode 2 sur 2: Rendre votre courrier électronique convivial
Étape 1. Gardez votre e-mail aussi court que possible
Essayez d'inclure toutes les informations que vous souhaitez partager en aussi peu de mots que possible. Plus votre e-mail est long, moins les personnes avec qui vous souhaitez partager vos connaissances sont susceptibles de lire le tout.
- Si vous écrivez sur un sujet particulièrement complexe, vous pouvez toujours inclure des liens vers des sources externes ou des pièces jointes pour fournir des informations plus détaillées. De cette façon, ceux qui sont intéressés par ce que vous partagez peuvent approfondir le sujet.
- Il n'y a pas de règle fixe sur la durée d'un e-mail de partage de connaissances, et cela dépendra beaucoup du type d'informations que vous partagez et de la complexité du sujet. Une bonne règle de base est de ne pas écrire un e-mail plus longtemps que vous ne voudriez le lire vous-même.
Étape 2. Mettez en surbrillance les informations importantes avec des puces ou des listes numérotées
Répétez les informations clés de vos paragraphes de texte sous forme de puces ou de listes numérotées. Cela permet de réitérer les connaissances que vous partagez et donne aux lecteurs un aperçu rapide pour obtenir certains des principaux points de votre e-mail.
Par exemple, vous pouvez dresser une liste avec un titre comme « Les 5 meilleures tendances marketing pour 2021 » et écrire les tendances de 1 à 5 dans une liste numérotée en dessous. Les lecteurs peuvent facilement voir quelles sont les tendances, puis lire le texte de votre e-mail s'ils veulent des informations plus détaillées
Étape 3. Utilisez autant que possible un langage simple et facile à comprendre
Évitez d'utiliser de gros mots et du jargon pour expliquer vos points, sauf si vous en avez absolument besoin. Cela rendra votre e-mail beaucoup plus facile à lire et à comprendre par un public plus large qui n'est probablement pas aussi familier avec le sujet sur lequel vous écrivez que vous l'êtes.
Tenez également compte de votre public lorsque vous choisissez la langue à utiliser. Si vous écrivez à un petit groupe de programmeurs, par exemple, vous pouvez probablement utiliser plus de jargon de codage dans votre courrier électronique que si vous écrivez à un public varié
Conseil: Si vous avez absolument besoin d'utiliser un mot que les gens ne connaissent peut-être pas pour expliquer un point, fournissez une définition la première fois que vous utilisez le mot dans le contenu de votre e-mail.
Étape 4. Écrivez sur un ton professionnel
Soyez poli, utilisez une grammaire et une ponctuation appropriées et choisissez vos mots avec soin. Évitez d'écrire sur un ton décontracté et n'utilisez pas d'argot ou un langage non professionnel. Cela vous aidera à apparaître comme professionnel et compétent dans le sujet sur lequel vous partagez des informations.
- Par exemple, n'écrivez pas de mots en majuscules et n'utilisez pas de points d'exclamation avec parcimonie, afin de ne pas avoir l'air de crier après votre public.
- N'utilisez pas de mots ou d'expressions d'argot comme « yo », « quoi de neuf » ou « vous tous », pour n'en nommer que quelques-uns.
Étape 5. Respectez les polices, les caractères et le formatage des e-mails standard
N'utilisez pas de polices ou de caractères spéciaux que certains systèmes n'ont pas. Utilisez une police système standard intégrée à votre serveur de messagerie, tenez-vous-en à l'utilisation de caractères figurant sur un clavier standard et ne modifiez pas le formatage par défaut de votre courrier électronique.
Cela garantira que pratiquement toute personne recevant votre e-mail sur un autre ordinateur ou via un autre serveur de messagerie verra exactement ce que vous avez vu lorsque vous avez écrit votre e-mail
Des astuces
- Tenez toujours compte de votre public lorsque vous écrivez un e-mail de partage de connaissances. Cela vous aidera à déterminer le niveau de formalité, le ton et la langue à utiliser.
- Assurez-vous d'envoyer un e-mail de partage des connaissances aux personnes qui en bénéficieront le plus. Par exemple, un programmeur peut ne pas être intéressé par les tendances et les développements de l'industrie du marketing, mais quelqu'un du service client le pourrait.
- Avant de rédiger un e-mail de partage de connaissances, demandez-vous si c'est la meilleure façon de partager l'information. Dans certains cas, vous pourriez décider qu'une réunion en personne ou une présentation par vidéoconférence serait plus efficace.
- Créez un aperçu de ce que vous voulez partager avant d'écrire votre e-mail. Par exemple, si vous souhaitez partager certaines techniques de marketing que vous avez apprises lors d'un webinaire auquel vous avez assisté, vous pouvez noter les principaux points tels que « nouvelles techniques de référencement », « stratégies de marketing par e-mail » et « meilleures pratiques en matière de marketing de contenu ».
Mises en garde
- Assurez-vous que la langue que vous utilisez dans votre e-mail sera compréhensible par tous les membres de votre public. Par exemple, n'utilisez pas un tas de jargon de programmation si vous écrivez à l'ensemble de votre entreprise.
- Relisez toujours et vérifiez l'orthographe de vos e-mails avant de les envoyer. Si votre e-mail contient des erreurs, vous n'apparaîtrez pas comme une source de connaissances fiable.
