L'archivage et l'archivage automatique sont des fonctionnalités de Microsoft Outlook 2007 qui vous permettent de déplacer les anciens éléments vers un emplacement d'archivage à intervalles planifiés. Par défaut, Outlook 2007 archive automatiquement les éléments tous les 14 jours, mais vous pouvez soit choisir d'archiver les éléments manuellement, soit personnaliser l'archivage automatique pour que les éléments soient archivés selon la planification que vous spécifiez.
Pas
Méthode 1 sur 2: Archivage manuel des fichiers
Étape 1. Cliquez sur « Fichier » en haut de votre session Outlook 2007 et sélectionnez « Archiver
” Cela ouvrira la boîte de dialogue Archiver.
Étape 2. Sélectionnez le bouton radio à côté de « Archiver ce dossier et tous les sous-dossiers
”
Étape 3. Cliquez sur le menu déroulant à côté de « Archiver les éléments antérieurs à » et sélectionnez la date de votre choix
Tous les éléments antérieurs à la date sélectionnée seront archivés.
Étape 4. Cliquez sur « Parcourir », puis sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez que le dossier Archive soit stocké sur votre ordinateur
Étape 5. Cliquez sur « OK
” Tous les éléments dans Outlook antérieurs à la date spécifiée seront désormais archivés.
Méthode 2 sur 2: Personnalisation de l'archivage automatique
Étape 1. Cliquez sur « Outils » en haut de votre session Outlook 2007 et sélectionnez « Options
” Cela ouvrira la boîte de dialogue Options.
Étape 2. Cliquez sur l'onglet "Autre", puis sur "Archive automatique
”
Étape 3. Cochez la case à côté de « Exécuter l'archivage automatique tous les », puis sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez que les éléments soient automatiquement archivés dans le menu déroulant
Par défaut, Outlook 2007 recherche les éléments plus anciens tous les 14 jours.
Étape 4. Cochez une ou plusieurs des options suivantes en fonction de vos préférences personnelles:
- Demander avant l'exécution de l'archivage automatique: cette fonction affiche un message de rappel avant l'archivage automatique des éléments et vous donne la possibilité d'annuler cette session d'archivage automatique particulière.
- Supprimer les éléments expirés: cette fonctionnalité permet à Outlook de supprimer automatiquement les éléments lorsque leurs périodes de vieillissement ont expiré.
- Archiver ou supprimer les anciens éléments: Cette option vous permet d'archiver ou de supprimer des éléments sélectionnés lorsque leurs périodes de vieillissement ont expiré.
- Afficher le dossier d'archives dans la liste des dossiers: lorsqu'elle est activée, cette fonctionnalité affiche le dossier d'archives dans le volet de navigation gauche d'Outlook afin que vous puissiez facilement accéder aux éléments archivés.
- Nettoyer les éléments antérieurs à: ce paramètre vous permet de sélectionner le moment où vous souhaitez que les éléments soient archivés en fonction de leur âge. Vous pouvez choisir d'archiver tous les éléments âgés d'un jour à 60 mois.
- Déplacer les anciens éléments vers: cette fonction vous permet de sélectionner un emplacement sur votre ordinateur vers lequel vous souhaitez stocker les éléments archivés.
- Supprimer définitivement les éléments: lorsqu'elle est activée, cette option supprime automatiquement les éléments plus anciens sans les archiver.
Étape 5. Cliquez sur « OK
” Vos nouveaux paramètres d'archivage automatique seront désormais enregistrés et activés.
