Le courrier électronique est une forme courante de communication et savoir comment vous présenter à quelqu'un par courrier électronique peut aider votre carrière et vos efforts de réseautage. La rédaction d'un e-mail d'introduction succinct et clair augmentera les chances que votre destinataire prenne le temps de le lire et de s'engager avec vous. Évitez certaines des erreurs les plus courantes pour vous assurer de vous démarquer de la foule.
Pas
Méthode 1 sur 3: Commencer fort
Étape 1. Faites en sorte que votre ligne d'objet soit claire
Votre destinataire doit avoir une bonne idée de l'objet de l'e-mail avant même de l'ouvrir. Soyez bref aussi; un sujet long peut être fastidieux. Pour un e-mail d'introduction, il est généralement parfaitement acceptable d'écrire « Introduction - Votre nom ».
Les appareils mobiles n'affichent généralement qu'environ 25 à 30 caractères du sujet, alors soyez bref
Conseil:
Assurez-vous d'écrire la ligne d'objet en premier! Une erreur courante consiste à conserver la ligne d'objet pour la fin, ce qui peut conduire à oublier de l'écrire.
Étape 2. Ouvrez avec une salutation d'affaires
Ne commencez pas par "Bonjour" ou "Salut". Vous pouvez utiliser de telles salutations une fois que vous avez appris à connaître la personne. Commencez par une salutation professionnelle éprouvée. Évitez d'utiliser le prénom du destinataire dans la salutation.
- "Chère Mme/M./Mme." - Si vous n'êtes pas du tout sûr de l'état matrimonial de la femme à laquelle vous envoyez un e-mail, vous devez toujours utiliser par défaut « Ms ». car c'est moins présomptueux.
- "À qui de droit" - Ceci ne doit être utilisé que si vous n'êtes pas sûr de qui recevra le message.
Étape 3. Présentez-vous
Votre première phrase doit vous présenter à votre destinataire. Cela leur permet d'associer un nom au reste du message électronique.
- "Mon nom est…"
- Donnez votre titre le cas échéant. Si vous avez plusieurs titres, ne les énumérez pas tous, juste le plus important ou le plus pertinent.
Méthode 2 sur 3: Rester concis
Étape 1. Expliquez comment vous avez obtenu l'adresse e-mail du destinataire
Faites savoir au destinataire comment vous avez trouvé ses coordonnées. Cela permet de montrer que vous êtes passé par les canaux appropriés pour les atteindre.
- "Votre chef de bureau m'a dirigé vers cette adresse e-mail"
- "J'ai trouvé cette adresse e-mail sur votre site Web"
- "Un tel a dit que je devrais entrer en contact avec vous"
Étape 2. Parlez de la dernière fois que vous vous êtes rencontré (le cas échéant)
Faire du jogging la mémoire de la personne peut conduire à plus d'engagement.
- "Nous avons parlé brièvement à la conférence la semaine dernière"
- "Nous nous sommes parlé au téléphone hier"
- « J'ai vu votre présentation le… »
Étape 3. Partagez un intérêt commun
Cela peut vous aider à établir une relation avec votre destinataire et à empêcher vos e-mails professionnels de paraître trop froids. Afin de déterminer les intérêts mutuels, vous devrez peut-être faire une petite recherche sur le destinataire. Les domaines de recherche possibles incluent Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Assurez-vous de dire à la personne où vous avez trouvé cet intérêt mutuel, sinon vous passerez pour un harceleur.
- Si possible, essayez de garder l'intérêt mutuel lié aux affaires, comme quelque chose dans votre domaine ou une passion professionnelle que vous partagez tous les deux.
Étape 4. Donnez la raison de votre contact
N'attendez pas trop longtemps pour en venir au fait. Personne ne va lire un e-mail composé de plusieurs paragraphes bien avant que quelque chose ressemblant au point n'apparaisse. Expliquez clairement et simplement ce que vous voulez et pourquoi vous contactez cette personne à ce sujet. Si vous demandez des conseils ou faites une autre demande, assurez-vous qu'elle soit gérable, surtout s'il s'agit de votre premier contact.
- « Je souhaite en savoir plus sur… »
- « J'aimerais vous rencontrer un jour pour discuter de… »
- "Je voudrais votre avis sur…"
Étape 5. Gardez votre e-mail concentré sur un sujet
Laisser votre e-mail serpenter peut faire perdre tout intérêt à votre destinataire ou oublier pourquoi vous avez envoyé un e-mail en premier lieu.
Conseil:
Ne demandez au destinataire qu'une seule chose dans votre e-mail.
Méthode 3 sur 3: Signature
Étape 1. Remerciez le destinataire pour son temps
Personne n'aime parcourir tous ses e-mails, alors assurez-vous de remercier votre destinataire d'avoir pris le temps de lire le vôtre. Cette simple courtoisie améliorera grandement l'humeur de vos destinataires et augmentera vos chances d'obtenir une réponse.
- "Je vous remercie d'avoir pris le temps de lire cet e-mail."
- « Merci d'avoir pris du temps sur votre emploi du temps pour lire ceci. »
Étape 2. Fournissez un appel à l'action
Demandez au destinataire de vous répondre, de vous appeler, de réfléchir à votre proposition ou à toute autre chose pour le fidéliser. Poser une question est un autre excellent moyen d'augmenter l'engagement.
- "Appelez-moi quand vous avez du temps libre"
- « Retrouvons-nous pour déjeuner bientôt »
- « Quelles sont vos pensées sur… ? »
- "J'attends avec impatience votre réponse"
Étape 3. Terminez l'e-mail
Lorsque vous terminez un e-mail professionnel, assurez-vous que votre fin est reconnaissante mais concise. Une simple salutation de fin gardera votre e-mail professionnel tout en exprimant votre gratitude.
- "Sincèrement,"
- "Merci,"
- « Cordialement / Cordialement, »
- "Meilleur,"
- Evitez « Très sincèrement », « Sincèrement vôtre », « Acclamations ! », « Paix », « Merci pour votre considération. »
Étape 4. Incluez votre signature
Si vous n'avez pas configuré votre service de messagerie pour inclure votre signature, assurez-vous de terminer par votre nom, votre titre et vos coordonnées. Ne surchargez pas cette partie avec cinq numéros de téléphone, deux adresses e-mail et trois sites Web. Restez simple pour que le destinataire connaisse le meilleur moyen de vous recontacter. Évitez d'inclure des citations dans votre signature.
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- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
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Étape 5. Relisez l'e-mail
Avant de cliquer sur le bouton « Envoyer », prenez le temps de lire votre e-mail plusieurs fois, en corrigeant les erreurs que vous trouverez en cours de route. Étant donné que cet e-mail sera probablement votre premier contact avec le destinataire, vous devez laisser la meilleure impression possible. Les fautes d'orthographe et les erreurs grammaticales rendront rapidement votre courrier électronique beaucoup moins professionnel.
