Si votre travail vous oblige à contacter les clients par téléphone, il est probable que vous vous retrouviez à laisser beaucoup de messages vocaux. Mais que dire exactement après le bip ? Il peut être éprouvant pour les nerfs d'essayer de se rappeler toutes les informations pertinentes que vous devez faire passer, et des détails importants sont donc laissés de côté. Quittez les messages écervelés et improvisés en imaginant un système pour laisser des messages vocaux. En parcourant une liste de contrôle rapide dans votre tête, vous pouvez vous assurer que vous avez fourni toutes les informations dont vous avez besoin pour transmettre au destinataire et améliorer vos chances d'être rappelé.
Pas
Partie 1 sur 3: S'identifier
Étape 1. Utilisez le bon ton de voix
Dès que vous commencez à enregistrer votre message, parlez d'une voix claire et audible. Ne marmonnez pas et ne parlez pas trop vite. Faites de votre mieux pour avoir l'air intéressé et énergique pour attirer l'attention de votre auditeur. Même si le destinataire ne peut pas vous voir, votre ton général apparaîtra au téléphone, alors assurez-vous de transmettre le bon.
- Énoncez tout ce que vous dites. Une mauvaise réception peut déformer votre voix et vous faire couper. Même une voix ordinaire peut devenir confuse au téléphone.
- La qualité de votre voix doit refléter de manière appropriée la manière de l'appel. Par exemple, il est normal d'avoir l'air excité lorsque vous laissez un message vocal pour féliciter votre neveu pour son diplôme d'études secondaires. Cependant, si vous présentez vos condoléances à un ami en deuil, vous devez garder un ton solennel et respectueux.
Étape 2. Mentionnez votre nom
Donnez votre nom au destinataire en premier. De cette façon, la personne que vous appelez saura qui vous êtes dès le départ. Un simple « c'est (votre prénom) » fera l'affaire dans la plupart des situations, ou un « mon nom est (nom complet) » plus introductif si la personne que vous appelez ne vous a jamais rencontré auparavant. Vos amis et vos proches vous reconnaîtront sans avoir besoin d'une identification supplémentaire. S'il s'agit d'un appel professionnel, ils auront un nom à associer à la voix et au message, ce qui aidera à ouvrir une ligne de communication plus personnelle.
- Cette étape semble aller de soi, mais elle est souvent oubliée par les appelants lorsqu'ils sont mis sur la sellette.
- Si vous avez un titre de poste ou une description de vous-même qui pourrait s'avérer utile au destinataire lors d'un appel de suivi, indiquez-le après votre nom, c'est-à-dire « Je m'appelle Dr. Holdsworth, radiologue principal au Sacred Heart Medical Center », ou "C'est Gloria Carpenter, je suis la mère de Chloé à l'école."
Étape 3. Laissez votre numéro de téléphone
Récitez votre numéro de téléphone immédiatement après votre nom. La plupart des appelants attendent la fin de la messagerie vocale pour fournir leurs coordonnées, mais si le destinataire ne les comprend pas la première fois, ils seront obligés d'écouter à nouveau l'intégralité du message. N'oubliez pas de parler lentement et d'énoncer lorsque vous laissez votre numéro de téléphone afin qu'il soit compréhensible.
- Un moyen simple d'offrir votre numéro de téléphone au début du message est de dire quelque chose comme « c'est (votre nom), mon numéro est (votre numéro de téléphone) » ou « mon nom est (nom) appelle de (numéro)."
- Malgré la prévalence des fonctionnalités d'identification de l'appelant, il est toujours conseillé de laisser votre numéro de téléphone au cas où la personne que vous appelez n'a pas enregistré votre numéro ou si vous demandez qu'elle renvoie votre appel à un autre poste.
Étape 4. Établissez une connexion
Lorsqu'ils écoutent des messages vocaux professionnels ou des messages provenant d'expéditeurs inconnus, les gens commencent à devenir méfiants ou désintéressés s'ils ne savent pas qui vous êtes ou pourquoi vous appelez. Mettez-les à l'aise en mentionnant un ami commun ou une référence qui vous a fourni son numéro. Encore une fois, cela rend l'appel plus personnel. La messagerie vocale semblera moins envahissante et vous aurez plus de chances de recevoir une réponse.
- Essayez de faire une courte introduction qui permettra à l'auditeur de comprendre, par exemple « J'ai reçu votre numéro de Pat, qui dit que vous êtes intéressé par la vente de votre bateau ».
- Même si vous ne passez pas un appel professionnel, l'établissement d'une connexion peut aider votre destinataire à se sentir plus à l'aise. « Voici Bob, votre voisin d'en face » est plus sympathique que « Voici Robert Henderson ».
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Partie 1 Quiz
Si vous laissez un message à un ami ou à un parent, comment devez-vous vous présenter ?
Avec juste votre prénom.
Exactement! Si vous appelez quelqu'un qui vous connaît bien, il pourra vous identifier uniquement à partir de votre prénom. Laisser votre nom complet à un membre de la famille ou à un ami semblera juste raide et maladroit. Lisez la suite pour une autre question de quiz.
Avec juste votre nom de famille.
Réessayer! À moins que vous n'utilisiez votre nom de famille avec vos amis, il est étrange de vous présenter ainsi dans un message vocal. Et beaucoup de membres de votre famille ont probablement le même nom de famille, ce qui ne les aidera pas à vous identifier. Devine encore!
Avec votre nom complet.
Pas assez! Vous devez laisser votre nom complet si vous laissez un message vocal à quelqu'un que vous n'avez jamais rencontré. Mais un membre de la famille ou un ami n'aura pas besoin de votre nom complet pour vous identifier. Devine encore!
En fait, vous n'avez pas besoin de donner votre nom à quelqu'un qui vous connaît bien.
Pas nécessairement! N'oubliez pas que parler au téléphone déforme votre voix. Par conséquent, même les personnes qui vous connaissent bien pourraient ne pas reconnaître votre voix au téléphone. Choisissez une autre réponse !
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Partie 2 sur 3: Déclarer votre entreprise
Étape 1. Pensez à ce que vous allez dire à l'avance
Ayez une idée claire de ce que vous allez dire avant de commencer à laisser un message vocal. Cela ne devrait pas être un gros problème si vous appelez avec une intention spécifique, mais entendre le bip à l'autre extrémité et savoir qu'ils sont enregistrés peut amener de nombreux appelants à faire le vide. Décomposez les informations en puces et appuyez sur chacune avant de raccrocher.
- Pour les messages vocaux particulièrement urgents ou importants, pensez à rédiger un script approximatif à l'avance.
- Si vous vous surprenez à vous éloigner, concentrez-vous simplement sur votre nom, votre numéro de rappel et la raison de votre appel en quelques mots.
- Image que vous envoyez un message vocal pour faire suite à un intérêt romantique au sujet du rendez-vous de la nuit dernière. Décrire mentalement votre message avant de l'enregistrer peut faire la différence entre avoir l'air cool, calme et serein et une épave bégayée et nerveuse.
Étape 2. Gardez votre message bref
Limitez votre message vocal à 20-30 secondes. Il y aura rarement une occasion où une messagerie vocale devra être plus longue. Vous ne voulez pas ennuyer le destinataire avec une introduction ou une histoire trop longue et sinueuse. Restez concis et direct. Un court message peut en fait susciter la curiosité et persuader une personne de rappeler alors qu'elle ne l'aurait peut-être pas fait autrement.
- D'un autre côté, si vous laissez un message vocal trop court, votre destinataire peut penser qu'il est sans importance et le supprimer sans même l'écouter. Cela est particulièrement probable si vous appelez à partir d'un numéro non répertorié.
- Le but de laisser un message vocal est d'obliger quelqu'un à vous rappeler, pas de décharger toutes les informations que vous alliez partager avec lui pendant l'appel.
Étape 3. Ouvrez avec les informations les plus importantes
Allez droit au but et soyez explicite sur la raison de votre appel. Si vous ne faites que toucher la base, dites-le; si vous avez une offre de vente, que vous suivez une transaction ou que vous confirmez un rendez-vous, informez-en le destinataire. Votre auditeur perdra rapidement tout intérêt et pourra supprimer le message si vous ne l'informez pas de votre objectif dès le départ.
- Vous n'avez que peu de temps pour faire passer votre message. Si vous tournez autour du pot, votre auditeur peut abandonner le message avant d'arriver à une information cruciale.
- Il est bien mieux de livrer des nouvelles difficiles comme « papa est à l'hôpital » à blanc et d'utiliser le reste du message pour consoler et expliquer, que de danser autour du sujet et d'inquiéter votre auditeur.
Étape 4. Soyez personnel et organique
Résistez à l'envie de vous glisser dans une « voix de téléphone » guindée et générique. Soyez simplement poli, soyez vous-même et parlez naturellement. Les gens peuvent dire quand quelqu'un essaie de leur vendre quelque chose ou de se démarquer d'une certaine manière, et ils seront beaucoup plus susceptibles de vous donner l'heure de la journée s'ils ont l'impression que vous les abordez sur un pied d'égalité.
Sonner comme si vous lisiez un script donnera à votre auditeur l'impression qu'il ne s'agit que d'un autre appel que vous devez passer
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Partie 2 Quiz
Combien d'informations devez-vous donner lors de votre messagerie vocale ?
Le moins possible, par exemple votre nom et votre numéro.
Nan! N'essayez pas d'être mystérieux sur la messagerie vocale, surtout si vous appelez à partir d'un numéro non répertorié. Si vous êtes trop énigmatique, la personne que vous appelez peut simplement supprimer votre messagerie vocale comme étant sans importance. Choisissez une autre réponse !
Juste assez pour expliquer pourquoi ils devraient vous rappeler.
Correct! Soyez concis, mais donnez suffisamment d'informations à la personne que vous appelez pour savoir pourquoi vous avez appelé. Ils sont plus susceptibles de vous rappeler si vous n'êtes ni trop discret ni trop bavard. Lisez la suite pour une autre question de quiz.
Toutes les informations que vous auriez données s'ils avaient décroché le téléphone.
Pas exactement! Les messages vocaux ne remplacent pas les conversations complètes. Si vous parlez plus de 20 ou 30 secondes, la personne que vous avez appelée risque de s'ennuyer ou de s'énerver et elle ne vous rappellera probablement pas. Choisissez une autre réponse !
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Partie 3 sur 3: Signature
Étape 1. Posez une question ou une demande spécifique
Lorsque vous concluez votre message, précisez pourquoi vous souhaitez que le destinataire vous rappelle. Posez-leur une question précise ou faites une demande qui les motivera à décrocher le téléphone. S'ils se sentent confus ou incertains de votre intention après avoir écouté votre messagerie vocale, cela n'a pas fait son travail.
- Essayez des phrases telles que « dites-moi comment vous avez aimé cette recette que je vous ai envoyée » ou « Je souhaite connaître vos idées sur cette proposition ».
- Les gens sont plus motivés à entrer en contact lorsque vous les avez identifiés avec une demande que si vous leur dites simplement « rappelez-moi ».
Étape 2. Répétez votre nom et vos coordonnées
Terminez votre message en donnant à nouveau à l'auditeur votre nom et votre numéro de téléphone. Répétez votre numéro de téléphone deux fois afin qu'il n'y ait aucune chance qu'il se trompe de chiffre ou qu'il ne l'écrive pas. N'oubliez pas d'inclure également tous les détails qui peuvent être utiles lorsque le destinataire rappelle votre appel, par exemple quand vous serez et ne serez pas disponible et le meilleur moment de la journée pour appeler.
- Épeler son numéro de téléphone plus de deux fois à la fin d'un appel est excessif et pourrait même être interprété comme impoli.
- Vous pouvez également épeler votre nom de famille si l'appelant ne vous a jamais rencontré auparavant.
- Vous n'aurez pas à vous soucier de cette étape si votre message est occasionnel pour un ami ou un parent.
Étape 3. Évitez les fins de longue haleine
Quand il est temps de raccrocher, ne traînez pas ou ne prolongez pas le message inutilement. À moins qu'il ne s'agisse d'un appel personnel à un être cher, il n'est pas nécessaire de souhaiter à quelqu'un une merveilleuse journée. L'attention du destinataire s'érodera au fur et à mesure que la messagerie vocale durera, alors essayez de ne pas perdre le focus à la fin. Remerciez-les pour leur temps et laissez-leur la prochaine étape de la communication.
- Les fermetures amicales comme « J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles » sont plus chaleureuses et donc plus efficaces que les fermetures génériques et commerciales comme « passez une bonne journée ».
- Ne récapitulez pas et ne résumez pas votre message à la fin. Si le destinataire a besoin d'entendre à nouveau un certain détail, il peut le rejouer plus tard.
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Partie 3 Quiz
Combien de fois devez-vous répéter votre numéro de téléphone à la fin d'un message vocal ?
Aucun, en supposant que vous l'ayez dit au début du message.
Pas assez! Oui, vous devez donner votre numéro au début de la messagerie vocale. Mais même dans ce cas, il est possible que la personne l'ait raté la première fois, il est donc bon de le répéter à la fin de votre message. Cliquez sur une autre réponse pour trouver la bonne…
Une fois que
Fermer! Dire votre numéro une fois à la fin de votre message est certainement mieux que de ne pas le dire du tout. Mais, idéalement, vous devriez le répéter plus d'une fois pour vous assurer que la personne l'obtient. Choisissez une autre réponse !
À deux reprises
Ouais! À la toute fin de votre message, répétez votre numéro deux fois. C'est le numéro idéal pour s'assurer que la personne l'entende correctement sans paraître arrogante ou impolie. Lisez la suite pour une autre question de quiz.
Trois fois
Presque! Vous n'avez pas besoin d'indiquer votre numéro trois fois à la fin d'un message vocal. La personne que vous appelez obtiendra votre numéro avec moins de répétitions que cela. Et pire encore, le répéter trois fois ou plus peut sembler impoli. Essayez une autre réponse…
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Des astuces
- Pensez aux fois où vous avez reçu des messages vocaux qui vous ont fait penser « qu'est-ce que cette personne veut ? » Laissez le type de messagerie vocale que vous souhaitez recevoir.
- Fournissez votre adresse e-mail ou une autre méthode de contact en plus de votre numéro de téléphone lorsque cela est pertinent pour votre interaction avec le destinataire.
- Le sourire! Cela passe, même par téléphone.
- N'oubliez pas de mentionner la date si vous partagez des informations urgentes.
- Si vous appelez sur un sujet sensible, limitez les informations que vous incluez dans la messagerie vocale au cas où elle serait entendue par d'autres.
- En cas d'urgence ou de catastrophe naturelle, utilisez votre message vocal sortant pour faire savoir aux gens que vous allez bien.
Mises en garde
- Si vous essayez d'obtenir que quelqu'un vous rappelle, n'évoquez pas les tentatives d'appel ayant échoué. Cela peut vous faire paraître ennuyé et ils seront moins à l'aise lorsqu'ils traiteront avec vous.
- Dans des circonstances professionnelles, vous devez toujours laisser un message vocal si la personne que vous appelez ne répond pas. Voir plusieurs appels manqués sans messages vocaux sape l'importance de votre entreprise.
