Faire un message d'accueil idéal pour la messagerie vocale est important. Cela peut donner aux appelants une première impression de vous, il est donc important de laisser une salutation polie et professionnelle, surtout si un employeur potentiel vous appelle. Débarrassez-vous de cette vieille blague vocale qui agace votre mère et enregistrez un message d'accueil informatif et amical qui vous met en valeur.
Pas
Partie 1 sur 3: Planifier ce que vous voulez dire
Étape 1. Rédigez une liste d'informations que vous souhaitez inclure dans votre message d'accueil de messagerie vocale
Écrire une liste de points à inclure peut sembler ardu, mais lorsque votre messagerie vocale pourrait potentiellement être la première impression que quelqu'un a de vous, il est préférable qu'elle ne s'accompagne pas d'un tas de bruits "Euh, euh" et de pauses gênantes.
- Vous voulez que votre messagerie vocale contienne des informations de base d'une manière polie qui aideront l'appelant à savoir que c'est vous, et des informations à laisser afin que vous puissiez rappeler dès que possible.
- Incluez votre nom (et l'entreprise s'il s'agit d'une messagerie vocale professionnelle), une déclaration qui permet à l'appelant de savoir que vous vous excusez d'avoir manqué l'appel, et les informations que vous souhaitez de l'appelant telles que le nom, le numéro et un bref message concernant le but de l'appel.
Étape 2. Écrivez un script pour votre message d'accueil
Vous souhaitez créer un script que vous pouvez lire pendant l'enregistrement de votre messagerie vocale. En ayant quelque chose à lire, vous pouvez vous détendre et paraître poli et confiant.
- Commencez par un « bonjour » poli. Informez l'appelant de qui vous êtes et excusez-vous d'avoir manqué l'appel.
- Terminez votre script en demandant à l'appelant de laisser un nom et un numéro de contact avec un bref message. Informez l'appelant que vous le recontacterez dans les plus brefs délais. Si vous le souhaitez, vous pouvez également terminer par un « Bonne journée » amical.
Étape 3. Relisez votre script
Vous voulez vous assurer que cela semble professionnel et amical tout en faisant passer un message clair. Pensez au genre de personnes qui pourraient vous laisser des messages vocaux et assurez-vous que les vôtres sont agréables et informatifs.
- Assurez-vous que votre script inclut les informations de votre liste. Évitez les salutations courantes et plates comme « Votre appel est très important pour moi ». Si l'appel est important, vous ferez l'effort de le renvoyer dans les plus brefs délais.
- Si vous configurez une messagerie vocale pour le travail, même si elle se trouve sur votre téléphone portable, envisagez de donner aux appelants d'autres moyens de vous joindre. Donnez une adresse e-mail ou l'adresse de votre site Web où plus d'informations peuvent être trouvées.
- Une fois que vous avez lu votre messagerie vocale à haute voix et que vous estimez qu'elle fournit des informations pertinentes d'une manière amicale et professionnelle, vous êtes prêt à enregistrer.
Partie 2 sur 3: Enregistrement de votre messagerie vocale
Étape 1. Limitez le bruit de fond
Vous voulez que votre voix soit claire et nette, alors assurez-vous qu'il n'y a pas de bruit en arrière-plan comme une radio, une télévision ou des personnes qui parlent.
- Le meilleur endroit pour enregistrer votre messagerie vocale est dans une pièce calme, à l'abri des bruits excessifs.
- Les petites pièces fonctionneront également mieux car il n'y aura pas autant de son ambiant que dans un grand espace ouvert.
Étape 2. Entrez dans la fonction de configuration de la messagerie vocale sur votre téléphone
Selon votre opérateur et votre téléphone, il existe plusieurs façons d'enregistrer un nouveau message d'accueil.
- Si vous utilisez un iPhone et que vous avez iOS 8 ou une version ultérieure, vous pouvez accéder à votre application « Téléphone » et cliquer sur le bouton « Messagerie vocale ». Cela vous amènera à un écran qui affiche vos messages vocaux, et dans le coin supérieur gauche se trouvera une option pour "Salutation", cliquez dessus et à partir de là, vous pourrez écouter ou modifier votre message d'accueil.
- Les utilisateurs d'Android peuvent maintenir enfoncée la touche 1 du numéroteur jusqu'à ce que votre téléphone se connecte au service de messagerie vocale. Entrez votre code PIN lorsque vous y êtes invité ou configurez votre boîte de réception vocale pour la première fois, puis suivez les invites pour enregistrer un nouveau message d'accueil. Certains appareils Android peuvent être livrés avec une application de messagerie vocale, selon votre opérateur.
- Essayez de composer votre propre numéro de téléphone si vous rencontrez des difficultés pour accéder à votre service de messagerie vocale.
Étape 3. Lisez votre script
Vous êtes prêt à enregistrer, vous êtes dans un endroit calme et confortable et vous avez votre script en main. Lisez simplement votre merveilleux script lorsque vous êtes invité à enregistrer.
- Essayez de ne pas utiliser une voix complètement monotone. Vous voulez parler avec un ton amical de conversation.
- Si vous avez du mal à ajouter une certaine expression à votre voix ou à parler clairement, essayez de vous entraîner devant un ami pour obtenir des commentaires et vous sentir plus à l'aise.
Étape 4. Prévisualisez votre enregistrement
Après avoir enregistré votre message d'accueil, vous avez la possibilité de le prévisualiser avant de l'enregistrer. Écoutez votre messagerie vocale pour vous assurer que vous avez parlé d'une manière claire et polie et que vous avez inclus toutes les informations importantes.
- N'oubliez pas que vous souhaitez inclure votre nom ou le nom de votre famille.
- Informez l'appelant que vous vous excusez d'avoir manqué l'appel et que vous le retournerez dès que possible.
- Donnez une brève série d'instructions sur les informations que vous souhaitez que l'appelant fournisse afin que vous puissiez être informé lorsque vous rappelez l'appel.
Étape 5. Demandez à un ami de vous appeler
Demandez à une personne en qui vous avez confiance d'écouter votre message d'accueil et de vous faire part de ses commentaires.
Demander à un ami d'appeler votre téléphone et d'écouter votre message d'accueil est un excellent moyen de voir si vous avez réussi à enregistrer un message d'accueil amical et approprié que les vrais appelants peuvent entendre et comprendre
Partie 3 sur 3: Dépannage
Étape 1. Essayez de redémarrer votre téléphone si la messagerie vocale ne fonctionne pas
Le redémarrage de votre téléphone est une solution rapide à de nombreux problèmes courants de messagerie vocale. Si vous ne parvenez pas à vous connecter à votre service de messagerie vocale ou si vous rencontrez d'autres problèmes de messagerie vocale, essayez de redémarrer votre téléphone avant de continuer.
Étape 2. Vérifiez que la messagerie vocale est configurée sur votre téléphone
Si vous utilisez un nouveau téléphone ou si vous venez de changer de carte SIM, vous devrez configurer la messagerie vocale de votre compte avant de pouvoir enregistrer votre nouveau message d'accueil. Il existe plusieurs façons d'accéder à vos fonctions de messagerie vocale, en fonction de votre service et de votre appareil:
- Appuyez et maintenez 1 sur le numéroteur du téléphone. Cela fonctionne sur la plupart des appareils et services.
- Appuyez sur le bouton Messagerie vocale sur le numéroteur de votre iPhone.
- Composez *86 (Verizon) ou 123 (T-Mobile).
- Composez votre propre numéro depuis votre téléphone. Pour de nombreux services, cela appellera votre messagerie vocale.
Étape 3. Assurez-vous que votre forfait inclut la messagerie vocale
Bien que la plupart des forfaits incluent des services de messagerie vocale de base de nos jours, il est toujours possible que vous ayez un forfait qui n'a pas de fonction de messagerie vocale. Vérifiez votre relevé mensuel ou contactez votre opérateur si vous n'êtes pas sûr.
Étape 4. Contactez votre opérateur si vous avez oublié votre mot de passe de messagerie vocale ou si vous ne parvenez pas à faire fonctionner la messagerie vocale
Si vous avez déjà configuré votre messagerie vocale mais que vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe, vous devrez contacter le service client de votre opérateur. Un représentant du service pourra réinitialiser votre mot de passe de messagerie vocale pour vous. Le service client devrait également être en mesure de vous aider à résoudre tout autre problème que vous pourriez rencontrer avec la messagerie vocale.
Des astuces
- Réenregistrez le message d'accueil si nécessaire. Prenez votre temps et ne vous précipitez pas.
- Vous pouvez également envisager un message d'accueil multilingue si vous ou une personne disponible parlez cette langue. La ou les deuxième(s) langue(s) peuvent suivre le message d'accueil en anglais.
- Lorsque vous enregistrez votre message d'accueil, levez-vous et marchez même un peu.
- Gardez votre enregistrement court et doux.
- Si vous enregistrez un message d'accueil pour une entreprise, dites qui travaille dans votre entreprise et le nom de l'entreprise. Vous pouvez également inclure des méthodes alternatives pour vous joindre.
- Si vous enregistrez un message d'accueil temporaire parce que vous serez absent, ne laissez pas les appelants savoir où vous allez ou que vous n'êtes pas à la maison.
