Compte tenu du fait que plus de 300 milliards d'e-mails sont envoyés et reçus chaque jour, il n'est pas surprenant que les gens aient développé une "fatigue des e-mails". C'est pourquoi il est si important d'écrire des e-mails efficaces qui font passer votre message de manière claire et concise. Vous ne voulez pas que les gens ne lisent pas entièrement votre e-mail d'invitation à une réunion parce qu'il est trop long ou peu clair. Ne vous inquiétez pas, ce wikiHow vous guidera à travers tout ce que vous devez faire lors de la rédaction d'un e-mail pour une invitation à une réunion, comme comment écrire une ligne d'objet forte, ce que vous devez dire dans le corps de votre e-mail et comment vous pouvez utiliser un application de calendrier pour faciliter les choses.
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Méthode 1 sur 3: Écrire une ligne d'objet forte
Étape 1. Écrivez une ligne d'objet courte et pertinente avec la date et le sujet de la réunion
Inclure ces détails signifie que les gens sauront quand c'est et ce qui doit être discuté sans même ouvrir l'e-mail. Par exemple, vous pourriez écrire « Réunion 12/8: nouvelles directives de rapport ».
Avertissement:
Laisser de côté le sujet de la réunion incitera probablement les gens à répondre, en demandant si cela est pertinent pour leur département ou si leur présence est obligatoire, alors assurez-vous d'indiquer le sujet !
Étape 2. Demandez une confirmation de participation dans la ligne d'objet
Si vous avez besoin de savoir qui va venir à la réunion, demandez une confirmation dans la ligne d'objet. De cette façon, ils sauront qu'ils doivent répondre dès que possible avant même d'ouvrir l'e-mail. Vous pourriez écrire: « Réunion RH du vendredi 10/6, veuillez confirmer dès que possible ».
Vous pouvez également écrire: « Veuillez confirmer votre présence: réunion RH 10/6 »
Étape 3. Faites-leur savoir s'il s'agit d'une réunion d'urgence dans la ligne d'objet
S'il s'agit d'un problème urgent ou urgent qui justifie une réunion immédiate, ajoutez un sentiment d'urgence à la ligne d'objet. Par exemple, vous pourriez écrire quelque chose du genre « Réunion d'urgence lundi 31 02: cybersécurité. »
Il est également important de noter le sujet de la réunion pour leur donner une idée de ce à quoi s'attendre
Étape 4. Indiquez si la participation est obligatoire ou suggérée
Si vous travaillez pour une grande entreprise, la présence de certaines personnes peut ne pas être requise à chaque réunion. Indiquez le service concerné dans la ligne d'objet ou faites savoir aux destinataires s'ils doivent y assister. Par exemple, vous pouvez écrire « réunion marketing obligatoire le 10/6 ».
Si la réunion n'est pas requise, vous pouvez écrire: « réunion suggérée le 10/6 sur les tactiques de recherche efficaces »
Étape 5. Utilisez des mots complets dans votre ligne d'objet pour éviter toute confusion
Les abréviations peuvent sembler efficaces, mais elles ne sont pas aussi précises que les mots complets et peuvent prêter à confusion. Par exemple, « SAP » pourrait signifier « systèmes et traitement » ou « plan d'échantillonnage et d'analyse » selon qui connaît ou non votre jargon.
Cependant, vous pouvez utiliser des abréviations courantes telles que « RSVP », « RH » et « Mer. »
Méthode 2 sur 3: Création du corps de votre e-mail
Étape 1. Rédigez une brève introduction amicale et une courte note
Se présenter est nécessaire si vous travaillez pour une grande entreprise ou si vous ne connaissez pas encore tout le monde. Il est également important de mentionner dans cette courte introduction si des documents ou des fournitures doivent être complétés et/ou apportés à la réunion.
Rendez votre introduction personnelle ou pertinente pour le travail. Par exemple: « Bonjour l'équipe, j'attends avec impatience le lancement du nouveau programme la semaine prochaine ! »
Conseil:
Rappelez aux destinataires s'ils doivent effectuer des tâches ou apporter quoi que ce soit avec eux à la réunion. Par exemple, « Pour rappel, veuillez apporter 4 exemplaires imprimés de vos listes de contacts de fournisseurs ».
Étape 2. Inscrivez la date et l'heure de la réunion sur sa propre ligne afin qu'elle se démarque
C'est une information essentielle pour que les gens assistent à la réunion, vous voulez donc qu'elle soit claire et se démarque du reste du texte. Indentez 2 lignes au-dessus et en dessous et/ou mettez-le en gras.
- Exemple: « 6 octobre, 10h30 - 11h45 »
- Si la réunion est en ligne, indiquez le fuseau horaire afin que les personnes de différents fuseaux horaires ne la ratent pas en raison d'une mauvaise communication. Par exemple, vous pourriez écrire: « 6 octobre, 10h30 - 11h45 (PST) »
Étape 3. Indiquez l'emplacement après la date et l'heure
Faites ressortir l'emplacement tout autant que la date et l'heure, surtout si vous vous réunissez dans un nouvel endroit, s'il est difficile à trouver ou si vous savez que certains des destinataires ne connaissent pas l'emplacement. Pour les réunions virtuelles (via un forum en direct ou un chat vidéo), fournissez un lien vers le forum ou un appel vidéo pour un accès facile.
Lorsque vous donnez des instructions, soyez aussi détaillé que possible. À titre d'exemple: « Veuillez vous présenter à la salle de conférence 592 dans le bâtiment Timaren (209 Nix St.). La chambre 592 est située au 2e étage du bâtiment, vous devrez donc prendre l'ascenseur du rez-de-chaussée, sortir au 12 et utiliser les ascenseurs du côté sud du bâtiment (à votre gauche) pour monter au 59e étage
Étape 4. Partagez le but de la réunion
Faites savoir aux destinataires ce que la réunion va accomplir. Offrir un ordre du jour court pour la réunion les aidera à reconnaître quelles tâches doivent être effectuées à l'avance. Vous pouvez simplement indiquer le sujet (comme « Mise à jour sur la cybersécurité ») ou vous pouvez fournir un calendrier:
- 10h30 - 10h45 Partager les mises à jour de l'état du projet
- 10h45 - 11h10 Comparez et sélectionnez des offres viables
- 11h10 - 11h30 Brainstorming et objectifs de lancement
Étape 5. Relisez votre e-mail à la recherche d'erreurs grammaticales et factuelles
Les choses les plus importantes à relire sont la date, l'heure et le lieu de la réunion, alors assurez-vous de les avoir correctement ! Vous pouvez également relire votre introduction, votre ordre du jour ou d'autres notes que vous avez peut-être incluses pour vous assurer que vous avez couvert toutes les bases.
Lisez votre e-mail à haute voix pour vous assurer que votre écriture est claire et concise avant de l'envoyer
Méthode 3 sur 3: Utilisation d'Outlook ou d'une application de calendrier intégrée
Étape 1. Cliquez sur "Nouvelle réunion" sous l'onglet d'accueil dans Outlook
Si votre entreprise utilise une base de données de communication avec un calendrier intégré, comme Outlook, utilisez-la pour configurer votre réunion. C'est généralement le point de contact préféré des personnes avec lesquelles vous travaillez.
Si votre entreprise n'utilise pas Outlook ou quelque chose de similaire, vous pouvez utiliser votre courrier électronique professionnel pour envoyer l'invitation
Étape 2. Sélectionnez une heure et une date dans la fenêtre « Assistant de planification »
Après avoir créé une nouvelle réunion, la fenêtre du calendrier apparaîtra. Cliquez sur « Assistant de planification » et mettez en surbrillance une heure et une date disponibles pour votre réunion.
Assurez-vous que c'est un moment où vous et les participants prévus êtes disponibles. En fonction de l'application de votre entreprise, vous devrez peut-être ajuster vos paramètres d'affichage pour afficher le programme de chacun (en plus du vôtre)
Étape 3. Ajoutez des participants en saisissant leurs noms ou en utilisant votre carnet d'adresses
Cliquez sur la barre de texte pour saisir manuellement les noms ou faites défiler votre carnet d'adresses et sélectionnez leurs noms dans la liste. Utilisez la fonction « Assistant de planification » pour vérifier la disponibilité des autres personnes.
Si les personnes ne sont pas disponibles, leurs noms apparaîtront en surbrillance. L'assistant affichera même les créneaux horaires recommandés pour vous et les horaires des participants
Étape 4. Définissez les heures de début et de fin de la réunion
Assurez-vous que la date de la réunion est la date que vous avez sélectionnée plus tôt et cliquez sur le bouton du calendrier pour apporter des modifications si nécessaire. Ensuite, utilisez les flèches déroulantes à droite des listes d'heures pour sélectionner les heures de début et de fin correctes.
L'ajout d'heures de fin est le plus respectueux du temps des gens afin qu'ils sachent à quoi s'attendre et puissent planifier leur trajet ou leur travail autour de la réunion
Étape 5. Cliquez sur « Rendez-vous » sous l'onglet « Réunion » en haut de l'écran
En cliquant sur ce bouton, vous retournerez à l'écran général des rendez-vous et vous devriez voir votre entrée programmée. À partir de là, vous pourrez ajouter un sujet, un emplacement et des notes.
Si vous ne voyez pas votre entrée programmée sur l'écran de rendez-vous, revenez en arrière et répétez le processus jusqu'à ce qu'il apparaisse
Étape 6. Soyez précis lorsque vous saisissez le sujet, l'emplacement et les notes
Faites savoir aux destinataires le sujet de la réunion en quelques mots (par exemple, « Test de produit à venir »). Soyez précis sur l'emplacement, en fournissant des instructions s'il ne s'agit pas d'un lieu de rencontre typique ou s'il est difficile d'y accéder. Ajoutez des notes supplémentaires (comme tout travail de préparation) qui sont pertinentes pour la réunion.
- Donnez l'adresse de l'emplacement, même si vous pensez qu'ils la connaissent déjà.
- Cliquez sur « envoyer » lorsque vous avez terminé.
Conseil:
Évitez les sujets trop larges comme le « brainstorming » car cela ne dit pas grand-chose aux gens sur le but de la réunion. Au lieu de cela, vous pourriez dire « réfléchir aux fournisseurs pour un nouveau produit ».
Des astuces
- Lors de la relecture de votre e-mail ou de votre invitation, soyez bref et précis.
- Utilisez un ton d'écriture amical et professionnel.
- Vérifiez la liste des destinataires pour vous assurer que tous ceux qui doivent y être sont invités.
- Tapez les adresses dans la ligne "bcc" si vous souhaitez que toutes les adresses restent cachées aux destinataires.
Mises en garde
- N'envoyez pas l'invitation ou l'e-mail sans date, heure et lieu. Cela frustrera probablement vos invités et vous obtiendrez une multitude de réponses demandant ces informations.
- N'écrivez pas en majuscules, cela sera interprété comme un cri et n'est pas du tout professionnel.
