Ce wikiHow vous apprend à créer une réunion Zoom qui se produit à une date et une heure spécifiques. Peu importe où vous accédez à Zoom, vous pouvez rapidement planifier une réunion en cliquant sur le bouton Calendrier icône et en remplissant un formulaire simple.
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Méthode 1 sur 3: Utilisation de l'application Zoom sur un ordinateur
Étape 1. Ouvrez l'application Zoom sur votre PC ou Mac
Ce sera dans le menu Windows sur un PC et dans le dossier Applications sur un Mac. Si vous n'êtes pas encore connecté, vous serez invité à le faire maintenant.
Étape 2. Cliquez sur l'icône bleue de planification
C'est l'icône du calendrier près du coin inférieur gauche de Zoom.
Étape 3. Saisissez un sujet pour votre réunion
Dans le champ Sujet, saisissez un nom descriptif pour l'événement, tel que Réunion du personnel ou Performance en direct.
Étape 4. Saisissez l'heure, la date et la durée de la réunion
Sélectionnez une heure et une date de début pour la réunion, puis choisissez une durée dans le menu déroulant pour créer automatiquement une heure de fin. Si la réunion a lieu plusieurs fois, cochez la case à côté de « Réunion récurrente » et choisissez des préférences de synchronisation supplémentaires.
Étape 5. Remplissez la section "Sécurité"
Dans cette section, vous pouvez ajuster vos préférences de mot de passe et contrôler si vous souhaitez utiliser une salle d'attente pour les participants:
- Les mots de passe sont activés et créés par défaut. Vous pouvez changer le mot de passe en quelque chose d'autre si vous le souhaitez, ou le désactiver complètement en décochant la case "Code d'accès". Si vous avez un compte Zoom gratuit, vous devez utiliser un mot de passe.
- Si vous souhaitez que les participants attendent dans une salle d'attente virtuelle avant de les autoriser à rejoindre la réunion, laissez l'option « Salle d'attente » sélectionnée (recommandé). Si vous préférez que les personnes disposant du mot de passe puissent se joindre sans votre intervention, décochez la case.
Étape 6. Sélectionnez une option d'ID de réunion
Si vous souhaitez utiliser votre ID de réunion personnel pour organiser cette réunion, sélectionnez ID de réunion personnel sous "Identifiant de réunion". Cela vous permettrait d'appliquer les modifications que vous apportez ici à toutes les réunions qui utilisent cet identifiant. S'il s'agit d'un type de réunion ponctuel, sélectionnez Générer automatiquement pour créer un identifiant unique.
Étape 7. Choisissez qui peut diffuser la vidéo immédiatement
Dans la section "Vidéo", vous pouvez choisir si l'hôte et/ou les participants doivent partager la vidéo dès le début de la réunion. Les deux sont réglés sur « off » par défaut, ce qui signifie que la caméra de personne ne sera activée au début.
Étape 8. Sélectionnez vos préférences audio et d'appel
Si votre compte permet aux personnes de téléphoner aux réunions, vous pouvez autoriser les appels à partir de téléphones, d'appareils audio d'ordinateur et/ou d'appareils tiers. Vous pouvez également sélectionner les numéros d'appel régionaux à inclure dans la réunion.
Étape 9. Sélectionnez une option de calendrier
Si vous souhaitez ajouter immédiatement la réunion à votre calendrier et envoyer rapidement une invitation, choisissez Google Agenda, Perspectives, ou Autres calendriers comme requis. Après avoir créé la réunion, vous serez redirigé vers un nouvel événement de calendrier pré-rempli que vous pouvez modifier et utiliser pour les invitations.
Étape 10. Cliquez sur Options avancées pour développer plus d'options pour les participants
Cela inclut l'option permettant aux participants de se joindre avant l'hôte, ainsi que l'option de désactiver les participants dès leur entrée. Selon votre type de compte, vous pouvez également trouver certaines ou toutes les options suivantes ici:
- Pour restreindre l'accès, sélectionnez l'option pour autoriser uniquement les utilisateurs authentifiés à se joindre.
- Si vous disposez de privilèges de planification pour une autre personne de votre organisation, vous pouvez sélectionner cette personne dans le menu déroulant. L'option Hôtes alternatifs vous permet également d'ajouter l'adresse e-mail d'un autre utilisateur Zoom sous licence qui devrait également avoir un accès complet à l'hôte.
- Si l'interprétation linguistique est disponible, vous pouvez configurer vos paramètres ici.
- Pour ajouter un hôte supplémentaire de votre organisation, saisissez l'adresse e-mail de l'autre hôte dans la section « Hôtes alternatifs ».
- Pour permettre aux participants de se joindre avant l'hôte, activez « Rejoindre avant l'hôte ». Avec ce paramètre, vous pouvez également démarrer la réunion avec tous les participants en sourdine jusqu'à l'arrivée de l'hôte en sélectionnant Désactiver les participants à l'entrée.
Étape 11. Cliquez sur Save pour créer la réunion
Maintenant que la réunion est planifiée, le service de calendrier sélectionné s'ouvrira, vous permettant d'ajouter la réunion à votre calendrier, d'ajouter des invités et de configurer des heures de réunion récurrentes (le cas échéant).
- Si vous souhaitez afficher ou modifier la réunion, cliquez sur le bouton Réunions en haut, puis sélectionnez la réunion.
- Pour envoyer des invitations sans utiliser votre calendrier, cliquez sur Copier l'invitation, puis collez le contenu copié dans un e-mail, un message ou une publication.
Méthode 2 sur 3: Utilisation du portail Web Zoom
Étape 1. Accédez à https://zoom.us/meeting dans un navigateur Web
Si vous êtes connecté à Zoom, cela affiche la page Réunions. Si vous n'êtes pas connecté, suivez les instructions à l'écran pour le faire maintenant.
Étape 2. Cliquez sur le bouton Programmer une réunion
Il s'agit du bouton bleu situé dans le coin supérieur droit de votre liste de réunions.
Les options que vous voyez sur le formulaire varient selon le type de compte et les paramètres de l'organisation/du groupe
Étape 3. Saisissez un sujet et une description pour votre réunion
Dans le champ Sujet, saisissez un nom descriptif pour l'événement, tel que All Staff Meeting ou Poetry Reading. Vous pouvez également saisir une description de l'événement dans le champ "Description" - ce n'est pas facultatif, mais cela peut être utile.
Étape 4. Entrez l'heure et la date de la réunion
- Tapez la date dans le champ ou cliquez sur l'icône du calendrier pour utiliser le calendrier visuel.
- Sélectionnez l'heure à laquelle la réunion doit commencer dans les menus déroulants. Si vous n'utilisez pas l'heure sur 24 heures, n'oubliez pas de sélectionner UN M ou PM comme requis.
- Utilisez les menus déroulants « Durée » pour définir la durée de la réunion.
- Choisissez le fuseau horaire dans lequel l'heure de début de la réunion s'applique.
- Si la réunion a lieu plus d'une fois, cochez la case à côté de "Réunion récurrente" et choisissez vos préférences.
Étape 5. Personnalisez le mot de passe
Les mots de passe sont activés et créés par défaut, mais vous pouvez changer le mot de passe en quelque chose d'autre si vous le souhaitez. Si vous ne souhaitez pas exiger de mot de passe, décochez la case "Code d'accès".
- Si vous avez un compte Zoom gratuit, vous devez avoir un mot de passe pour votre réunion.
- Pour gérer vos préférences de mot de passe, cliquez sur le bouton Paramètres dans le panneau de gauche et ajustez vos préférences sous l'en-tête « Sécurité ».
Étape 6. Sélectionnez une préférence de salle d'attente
Si vous souhaitez que les participants attendent dans une salle d'attente virtuelle avant de les autoriser à rejoindre la réunion, laissez l'option « Salle d'attente » sélectionnée (recommandé). Si vous préférez que les personnes disposant du mot de passe puissent se joindre sans votre intervention, décochez la case.
Étape 7. Choisissez des options de réunion supplémentaires
Les options restantes varient selon le type de compte que vous possédez.
- Dans la section "Vidéo", vous pouvez choisir si l'hôte et/ou les participants doivent partager la vidéo dès le début de la réunion. Les deux sont réglés sur "off" par défaut, ce qui signifie que la caméra de personne ne sera activée au début. Les personnes peuvent activer leurs caméras plus tard si elles le souhaitent.
- Si on vous a demandé de programmer la réunion pour quelqu'un d'autre, vous pouvez sélectionner l'organisateur dans un menu déroulant.
- Si votre réunion nécessite une inscription, localisez la section « Inscription » et cochez la case à côté de « Obligatoire ». Les réunions nécessitant une inscription doivent être rejointes depuis l'application Zoom de bureau ou mobile (pas le portail Web).
- Utilisez les options de la section « Audio » pour choisir les préférences audio et téléphoniques.
- Activez « Rejoindre avant l'hôte » si vous souhaitez autoriser les participants à rejoindre la réunion avant vous (ou sans votre approbation).
Étape 8. Cliquez sur Save pour programmer la réunion
Cela enregistre vos préférences et affiche les détails de votre réunion.
- Vous pouvez trouver votre réunion dans le Réunions onglet sur le côté gauche de Zoom.
- Pour apporter des modifications, cliquez sur le Modifier cette réunion bouton en bas.
- Pour enregistrer la réunion dans votre calendrier, cliquez sur l'une des options du calendrier (par exemple, Google Agenda) au sommet.
Étape 9. Invitez d'autres personnes à la réunion
Vous verrez une très longue adresse Web à côté de "Inviter un lien" à peu près au milieu de la page. Pour partager ce lien ainsi que toutes les informations nécessaires à l'adhésion, cliquez sur le bouton Copier l'invitation lien à droite du lien pour ouvrir une invitation pré-faite.
Pour copier l'invitation, cliquez sur le Copier l'invitation à la réunion bouton au bas du texte de l'invitation. Ensuite, collez-le dans un e-mail, un message ou une publication en cliquant avec le bouton droit sur la zone de saisie et en sélectionnant Pâte.
Méthode 3 sur 3: Utilisation de l'application Zoom sur un téléphone ou une tablette
Étape 1. Ouvrez l'application Zoom sur votre Android, iPhone ou iPad
C'est une icône bleue avec une caméra vidéo blanche à l'intérieur. Vous le trouverez généralement sur l'écran d'accueil, dans votre liste d'applications ou en effectuant une recherche.
Étape 2. Appuyez sur Programmer
C'est l'icône bleue avec un calendrier blanc à l'intérieur. Cela ouvre l'écran Planifier une réunion.
Étape 3. Nommez la réunion
Par défaut, le nom de la réunion comprend votre propre nom suivi de « Zoom Réunion ». Pour changer cela, appuyez sur le nom en haut et entrez votre propre titre. Cela devrait être quelque chose qui décrit la réunion, comme les rapports trimestriels ou la lecture de poésie.
Étape 4. Définissez l'heure de début et de fin de la réunion
- Robinet Départs pour saisir la date et l'heure de la réunion. Si vous n'utilisez pas l'heure militaire/24 heures, assurez-vous de sélectionner UN M ou PM comme requis.
- Robinet Durée pour définir la durée de la réunion. Cela détermine l'heure de fin de la réunion.
- Si la réunion doit avoir lieu plusieurs fois, appuyez sur Répéter et choisissez un programme de répétition. Sinon, partez Rien choisi.
- Pour ajouter la réunion à votre calendrier immédiatement après sa création, appuyez sur Calendrier et sélectionnez votre application de calendrier.
Étape 5. Sélectionnez une option d'identification personnelle
Si vous souhaitez utiliser l'ID personnel de votre réunion pour configurer cette réunion, basculez le commutateur « Utiliser l'ID de réunion personnel » sur la position Activé. Cela vous permettrait d'appliquer les modifications que vous apportez ici à toutes les réunions qui utilisent cet identifiant.
Étape 6. Définissez vos préférences de sécurité
Dans la section sécurité, vous pouvez contrôler les éléments suivants:
- Par défaut, un mot de passe est requis pour rejoindre la réunion. Si votre compte le permet, vous pouvez désactiver le commutateur pour désactiver un mot de passe. Vous pouvez également modifier le mot de passe si vous le souhaitez.
- Si vous souhaitez que les participants attendent dans une salle d'attente virtuelle avant de les autoriser à rejoindre la réunion, assurez-vous que le commutateur « Salle d'attente » est en position Marche. Si vous préférez que les personnes disposant du mot de passe puissent se joindre sans votre intervention, décochez la case.
Étape 7. Sélectionnez vos paramètres vidéo initiaux
Vous pouvez choisir si l'organisateur et/ou les participants peuvent partager la vidéo dès le début de la réunion. Les deux commutateurs sont désactivés par défaut, ce qui signifie que la caméra de personne ne sera activée au début. Les hôtes et les participants peuvent toujours activer leurs caméras plus tard s'ils le souhaitent.
Étape 8. Choisissez vos options audio/appel
Si votre type de compte le prend en charge, vous verrez des options pour les connexions audio. Vous pouvez autoriser les participants à appeler via Téléphone seulement, Téléphone et appareil audio, ou Audio tiers. Vous pouvez également gérer les numéros d'appel des régions à afficher dans l'invitation.
Étape 9. Sélectionnez les options avancées
Des options supplémentaires peuvent s'afficher en fonction de votre type de compte, telles que:
-
Autoriser la connexion avant l'hôte:
Activez ou désactivez cette option selon que vous souhaitez autoriser les participants à entrer dans la réunion avant l'organisateur.
-
Enregistrer automatiquement la réunion:
Cette option est désactivée par défaut, mais vous pouvez l'activer si vous souhaitez enregistrer l'intégralité de la réunion sur votre téléphone ou votre tablette.
-
Hôtes alternatifs:
Si vous souhaitez désigner une autre personne de votre organisation pour organiser la réunion avec vous, vous pouvez sélectionner cette personne ici.
Étape 10. Appuyez sur Enregistrer pour programmer votre réunion
Cela crée une réunion avec les préférences sélectionnées. Vous pouvez trouver la réunion (et apporter des modifications si vous le souhaitez) dans le Réunions onglet en bas de Zoom.
Si vous avez choisi l'option d'ajouter la réunion à votre calendrier, la fenêtre Nouvel événement de votre calendrier apparaîtra afin que vous puissiez terminer l'opération
Étape 11. Invitez d'autres personnes à la réunion
Si votre calendrier s'est ouvert sur un écran Nouvel événement, utilisez les commandes de votre calendrier pour envoyer des invitations directement à partir de la fenêtre Nouvel événement. Vous pouvez également envoyer des invitations à partir de la réunion dans Zoom en procédant comme suit:
- Appuyez sur le Réunions onglet en bas de Zoom.
- Appuyez sur la réunion.
- Robinet Ajouter des invités.
- Choisissez comment inviter d'autres personnes (en E-mail, Un message (texte), ou Copier dans le presse-papier (ce qui vous permet de coller les détails de la réunion dans n'importe quel message ou application).
- Suivez les instructions à l'écran pour envoyer l'invitation.
Des astuces
- Si vous utilisez le niveau gratuit de Zoom, vous pouvez planifier une réunion d'une durée maximale de 40 minutes avec trois participants ou plus.
- Les ID de réunion non récurrents expirent 30 jours après la date de réunion planifiée, mais vous pouvez redémarrer l'ID de réunion avant la fin de la période de 30 jours.
- Vous pouvez démarrer une réunion avant l'heure prévue.
