Microsoft Project est une application logicielle de gestion de projet sous la marque Microsoft Office. L'application permet aux utilisateurs de contrôler tous les aspects de la gestion d'un projet, y compris la budgétisation, la planification et la gestion des ressources. Pour cette raison, le logiciel est largement utilisé dans les industries de la construction et de l'ingénierie. L'une des parties les plus importantes mais souvent négligées du processus de gestion de projet consiste à allouer correctement les ressources. Une fois le planning d'un projet créé, il devra généralement être modifié pour éviter de sur-allouer une ressource particulière (par exemple, un sous-traitant), ce qui entraînera un retard du planning. Savoir comment allouer des ressources dans Microsoft Project vous aidera à garder le contrôle de votre projet du début à la fin.
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Étape 1. Tenez compte de la disponibilité des ressources lors de l'estimation de la durée des tâches
Cette étape est cruciale mais souvent négligée. Les ressources doivent être prises en compte lors de la construction de l'échéancier, et pas seulement après. Portez une attention particulière aux tâches simultanées (celles qui se produisent en même temps) qui utilisent les mêmes ressources. Par exemple, vous pourriez à juste titre supposer que les murs intérieurs et extérieurs d'un bâtiment pourraient être encadrés en même temps. Si vous n'avez qu'un seul menuisier sur le projet, cela ne sera pas possible.
Commencez vos estimations de durée de tâche en estimant le nombre total d'heures de travail nécessaires pour terminer la tâche. En vous concentrant sur les heures de travail plutôt que sur le nombre total de jours de travail, vous tenez compte du nombre de ressources nécessaires
Étape 2. Créez et organisez toutes vos ressources
La meilleure façon de garder vos ressources organisées est de consulter la fiche de ressources. Pour accéder à cette feuille, cliquez sur le menu « Affichage » et sélectionnez « Fiche de ressources ». Assurez-vous que toutes vos ressources ont des noms clairs et assurez-vous de spécifier au moins le type de ressource.
- Les ressources "Travail" sont les plus utiles et doivent être utilisées pour catégoriser les personnes qui passeront du temps à travailler sur des tâches. Sur un petit projet, ce type de ressource pourrait désigner chaque membre de l'équipe par son nom. Sur un projet plus important, cette ressource pourrait spécifier différents sous-traitants.
- Les ressources "matérielles" doivent faire référence aux matériaux qui s'usent pendant le travail, tels que le bois, les clous et l'essence.
- Les ressources de « coût » doivent être utilisées pour suivre les ressources auxquelles est associé un taux de coût clair. Le taux quotidien de location d'une grue ou d'une remorque de terrain peut être suivi en tant que ressource de coût.
Étape 3. Affectez chaque tâche de travail à une ressource
Après avoir créé le planning dans la vue Diagramme de Gantt, vous devrez spécifier quelle(s) ressource(s) est associée à chaque tâche. Pour ce faire, recherchez la ligne de la tâche dans le panneau de gauche et cliquez sur la cellule de la colonne "Ressource". Un menu déroulant apparaîtra répertoriant toutes les ressources que vous avez créées. Sélectionnez la ressource appropriée; par exemple, une tâche intitulée « Fixer les luminaires » pourrait se voir attribuer la ressource « Électricien ».
Étape 4. Vérifiez l'allocation des ressources dans la vue graphique des ressources
Après avoir créé votre planning et affecté les ressources, vous pouvez vérifier la sur-allocation. Pour ce faire, cliquez sur « Afficher » et sélectionnez « Graphique des ressources ». Vous serez autorisé à sélectionner chaque ressource et à visualiser son allocation tout au long du projet. Chaque jour ouvré est affiché le long de l'axe horizontal et l'utilisation des ressources est exprimée en pourcentage le long de l'axe vertical.
- Tout point auquel une ressource dépasse 100 % d'utilisation représente une surutilisation (ce qui signifie que la ressource ne peut pas effectuer toutes les tâches qui lui sont affectées dans le temps imparti). La surallocation est représentée en rouge. Pour remédier à cela, augmentez la durée des tâches, affectez plus de ressources aux tâches ou décalez les tâches simultanées pour créer moins de chevauchement.
- Tout point où la ressource est très peu utilisée peut indiquer une sous-allocation inefficace. Envisagez de réduire la durée des tâches ou d'utiliser moins de ressources totales.
