Vous pouvez utiliser des comptes de ressources pour planifier et réserver des équipements, des salles et des services en les invitant à des événements par courrier électronique dans Microsoft Outlook. Les comptes de ressources font de la réservation d'outils sur le lieu de travail un processus simple et organisé. Si une ressource spécifique est déjà réservée pour une heure spécifique, le compte peut être configuré pour accepter ou rejeter automatiquement les demandes de planification. Voici quelques étapes sur la façon de créer un compte de ressource dans Microsoft Outlook.
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Méthode 1 sur 3: Créez un compte de messagerie pour la ressource. Donnez à votre ressource un compte de messagerie et un nom descriptif de la ressource; comme « Télévision » ou « Salle de conférence Nord »
Méthode 2 sur 3: Créer un compte de ressources dans Microsoft Outlook 97
Étape 1. Dans le menu "Outils", cliquez sur "Options
Étape 2. Cliquez sur l'onglet "E-mail"
Sous « Paramètres du traitement automatique des courriers », sélectionnez « Traiter les demandes et les réponses à l'arrivée », puis cliquez sur « OK »
Étape 3. Cliquez sur « Planification avancée » dans l'onglet « Calendrier »
- Sélectionnez les options souhaitées dans la section intitulée « Traitement des demandes de réunion ».
- Cliquez sur "OK" pour fermer la boîte de dialogue.
Étape 4. Cliquez sur l'onglet "Délégués"
Cliquez sur "Ajouter" et tapez le nom du compte délégué.
- Dans la zone « Autorisation du délégué », cliquez sur « Éditeur dans la liste du calendrier » et sélectionnez « Le délégué reçoit des copies des messages liés à la réunion qui m'ont été envoyés », puis cliquez sur « OK ».
- Cliquez sur "Envoyer les demandes de réunion et les réponses uniquement à mon délégué, pas à moi", puis cliquez sur "OK".
Méthode 3 sur 3: Créer un compte de ressources dans Microsoft Outlook 98 et 2010
Étape 1. Allez dans le menu "Outils"
Cliquez sur "Options".
Étape 2. Cliquez sur « Options du calendrier », puis sur « Planification des ressources
- Sélectionnez les options souhaitées dans la section « Traitement des demandes de réunion », puis cliquez sur « OK ».
- Retirez la coche à côté de « Rappel par défaut » au début de la section Calendrier.
Étape 3. Allez dans l'onglet "Délégués"
Cliquez sur "Ajouter" et tapez le nom du compte délégué.
- Dans la zone Autorisation du délégué, cliquez sur « Éditeur dans la liste du calendrier » et sélectionnez « Le délégué reçoit des copies des messages liés à la réunion qui m'ont été envoyés », puis cliquez sur « OK ».
- Cliquez pour sélectionner « Envoyer les demandes de réunion et les réponses uniquement à mon délégué, pas à moi », puis cliquez sur « OK ».
Des astuces
- Après avoir créé une ressource, la mise à jour peut prendre quelques minutes en fonction de la vitesse de traitement de votre serveur Microsoft Exchange. Pour permettre le traitement, laissez votre ordinateur local inactif pendant au moins 30 secondes.
- Avant de pouvoir créer une nouvelle ressource dans Outlook, vous devez déjà avoir configuré un compte de messagerie pour le délégué. Vous pouvez soit utiliser un compte de messagerie existant, soit créer un compte dédié pour le délégué.
- Vous pouvez configurer des comptes de ressources pour répondre automatiquement aux demandes de réunion. Cela peut être fait dans l'onglet « Calendrier » sous « Planification avancée ».
- Pour simplifier la gestion de plusieurs ressources, vous pouvez configurer un ordinateur dédié connecté au compte délégué dans Microsoft Outlook. De cette façon, vous pouvez facilement gérer les réservations de plusieurs ressources différentes à la fois.
