Les lignes d'objet des e-mails sont souvent utilisées par les lecteurs pour décider d'ouvrir ou non votre e-mail. Ces espaces doivent être remplis d'un langage court, concis et axé sur les détails pour empêcher votre destinataire de supprimer votre e-mail sans même le lire. Si vous spécifiez exactement pourquoi votre lecteur devrait vouloir voir ce que vous avez à dire en utilisant des détails dans vos lignes d'objet, vous devriez bénéficier de réponses plus rapides et plus fréquentes à vos e-mails.
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Partie 1 sur 3: Formater vos lignes d'objet
Étape 1. Évitez de laisser la ligne d'objet vide
Lorsque vous choisissez de ne pas inclure de ligne d'objet, vous ne profitez pas de l'opportunité qu'elle offre pour attirer votre lecteur. Avoir une ligne d'objet vide vous donnera également l'air paresseux. Plus important encore, cela ne donnera certainement pas à votre lecteur l'impression qu'il doit ouvrir ou répondre à votre e-mail rapidement.
Étape 2. Écrivez votre ligne d'objet avant d'écrire votre e-mail
Votre ligne d'objet peut sembler être une réflexion après coup qui n'est pas aussi importante que le contenu réel de votre e-mail. Comme c'est la première chose que votre lecteur voit, cependant, c'est tout aussi critique - sinon plus ! - comme ce qu'il y a à l'intérieur. Pour vous assurer de consacrer suffisamment de temps et d'attention à votre ligne d'objet, écrivez-la avant d'écrire quoi que ce soit d'autre.
Étape 3. Suivez les règles de capitalisation standard pour éviter les négligences
À moins que vous n'envoyiez une note rapide à quelqu'un que vous connaissez bien, vous devez traiter vos e-mails comme des communications formelles. Capitalisez vos lignes d'objet de la même manière que vous capitaliseriez les titres de vos présentations.
N'oubliez pas quelques règles de base pour vous aider à capitaliser correctement. Par exemple, mettez toujours en majuscule le premier et le dernier mot de vos lignes d'objet. Vous devez également toujours mettre en majuscule les noms (Montagne, Présentation, Bâtiment), les pronoms (Il, Elle, Ils), les verbes (Aller, Changer), les adverbes (Quickly, Slowly) et les adjectifs (Sloppy, Excellent). Vous ne devez pas mettre de majuscule aux articles (a, an, the), aux prépositions (in, out) ou aux conjonctions de coordination (and, mais)
Étape 4. Évitez de traiter vos lignes d'objet comme des phrases complètes
Alors que vos lignes d'objet doivent être grammaticalement correctes, considérez-les comme des titres plutôt que comme des phrases qui ont toujours besoin de ponctuation. Vos lignes d'objet n'ont pas besoin d'être coiffées d'un point, d'un point d'interrogation ou d'un point d'exclamation.
- Sachez que certains filtres anti-spam classent automatiquement les e-mails avec des lignes d'objet ponctuées dans le filtre de courrier indésirable.
- Vous pouvez parfois utiliser un point d'interrogation pour attirer l'attention de votre lecteur. N'abusez pas de cette stratégie.
- Connectez plusieurs phrases dans les lignes d'objet avec des tirets. Par exemple, la ligne d'objet: « Réunion prévue pour mardi - Votre présence est requise » contient deux phrases distinctes reliées par un tiret.
Étape 5. Gardez vos lignes d'objet sous environ 50 caractères
Vos lignes d'objet doivent être aussi brèves que possible. Cela peut parfois vous obliger à omettre certains détails au profit d'autres. Il est très important que votre lecteur sache ce qu'il doit faire dès qu'il lit votre ligne d'objet.
Il n'est pas toujours possible de garder vos lignes d'objet à ou moins de 50 caractères. Parfois, vous dépasserez une dizaine de caractères. Cependant, si vous commencez à viser la règle des 50 caractères, vous commencerez automatiquement à écrire des lignes d'objet plus courtes
Étape 6. Mettez les mots importants en premier pour attirer l'attention du lecteur
La nature de ces mots diffère selon l'objet de votre e-mail. Votre nom et votre titre peuvent devoir figurer en premier dans certains e-mails, tandis que l'action requise par vous ou le lecteur peut être prioritaire dans d'autres. Pensez à ce qui incitera votre lecteur à ouvrir votre e-mail et placez les mots qui correspondent à ce sujet au tout début de la ligne d'objet.
En règle générale, vous devez commencer votre ligne d'objet par un mot qui indique pourquoi vous contactez votre lecteur. Si vous avez récemment modifié les règlements du bureau, par exemple, écrivez: « Modification des règlements de l'entreprise – Votre examen est nécessaire aujourd'hui »
Étape 7. Choisissez des noms et des verbes spécifiques pour communiquer le but de l'e-mail
N'incluez pas de noms et de verbes vagues ou peu clairs dans votre ligne d'objet. Utilisez plutôt des mots qui indiquent précisément ce que vous attendez de votre lecteur. Cela réduira la longueur de votre ligne d'objet tout en fournissant les détails dont vous avez besoin dans votre ligne d'objet.
Au lieu de: « Vous contacter pour vérifier de nouvelles informations », écrivez: « Règles RH révisées - Approbation requise avant le mercredi. » Dans la deuxième version de la ligne d'objet, vous avez clarifié exactement ce qu'est la « nouvelle information » et pourquoi vous contactez le lecteur. Vous avez corrigé toute confusion quant à savoir si le destinataire doit lire l'e-mail et ce qu'il doit faire une fois qu'il l'ouvre
Partie 2 sur 3: Fournir des détails dans vos lignes d'objet
Étape 1. Spécifiez l'objet de votre e-mail
Dites au lecteur pourquoi vous les contactez. Soyez aussi spécifique que possible. Cela aidera le lecteur à savoir immédiatement s'il doit ouvrir votre message.
- Une ligne d'objet demandant une lettre de recommandation ou de référence pourrait ressembler à: « Demande de référence pour Tamara G. d'ici le vendredi 6/2 ».
- Si vous offrez un avantage à votre lecteur, essayez quelque chose comme: « Changez votre huile chez Jim à 50 % de réduction cette semaine seulement.
Étape 2. Écrivez l'action que vous voulez que votre lecteur entreprenne
Dès qu'il verra votre e-mail, votre lecteur voudra savoir ce qu'il doit faire. Avoir cette connaissance immédiatement préparera votre lecteur à rechercher plus de détails dans le contenu de votre note.
Au lieu d'écrire « Attendre la main pour une faveur », faites votre ligne d'objet: « Vous avez besoin de votre aide pour rédiger une proposition de projet la semaine prochaine ». Cela permet au lecteur de savoir non seulement que vous demandez de l'aide, mais explique également exactement ce que vous espérez que le lecteur fera pour vous
Étape 3. Donnez une date limite pour que le lecteur sache quand répondre
Si vous ne faites pas savoir au lecteur quand vous avez besoin de lui pour agir ou répondre, il se peut qu'il n'ouvre votre e-mail que demain, la semaine prochaine ou même le mois prochain. Ce n'est pas parce que votre lecteur ne veut pas vous aider. La plupart des gens reçoivent des dizaines voire des centaines d'e-mails par jour, de sorte que les e-mails sans échéances claires se perdent facilement dans le troupeau.
Si votre e-mail est particulièrement important et nécessite une réponse immédiate, vous pouvez utiliser les mots « Urgent », « Critique » ou « Réponse immédiate requise » pour indiquer à votre lecteur qu'il doit prêter une attention particulière à cette note
Étape 4. Dites qui vous êtes si le lecteur ne vous connaît pas déjà
Parfois, vous enverrez des e-mails à des personnes que vous n'avez jamais rencontrées auparavant. Dans ces cas, il peut être important que vous fournissiez à votre lecteur votre titre, votre entreprise ou votre nom afin qu'il ait une raison d'ouvrir votre note. Sinon, vous pouvez apparaître comme une personne aléatoire dont l'e-mail peut aller directement à la poubelle !
Peut-être que vous êtes un étudiant en contact avec un politicien local pour un projet scolaire. Écrivez: « Un lycéen demandant un entretien pour le projet, dû le 24 juin. »
Étape 5. Mentionnez avoir rencontré le lecteur s'il s'agit d'une connaissance récente
Vous entrez peut-être en contact avec cette personne parce que vous venez de la rencontrer et que vous espérez développer une relation plus étroite avec elle. Rafraîchissez leur mémoire dans la ligne d'objet afin qu'ils se souviennent de vous avoir rencontré. Ils seront plus susceptibles de mettre en place un suivi s'ils se souviennent de votre précédente rencontre.
Peut-être avez-vous eu une brève discussion lors d'une conférence ou d'un dîner sur certains de vos intérêts communs. Faites votre ligne d'objet: "Suivre notre discussion à la conférence des écrivains, 4/30."
Étape 6. Nommez votre contact mutuel si vous êtes présenté au lecteur
Si quelqu'un d'autre vous met en contact avec votre destinataire, il est important que vous clarifiiez ce fait. Votre lecteur sera beaucoup plus susceptible d'ouvrir un e-mail avec une ligne d'objet qui inclut le nom d'une personne qu'il connaît, plutôt qu'une personne anonyme qu'il n'a jamais rencontrée. Votre lecteur peut également choisir de contacter votre contact mutuel pour confirmer l'introduction.
Par exemple, écrivez: « Dr. Smith's Student @ Hopkins, demandant une réunion le mois prochain
Partie 3 sur 3: Rationalisation et relecture de vos lignes d'objet
Étape 1. Utilisez un langage simple pour éviter toute confusion
Vous ne voulez pas que votre lecteur ait du mal à comprendre votre sujet. Évitez d'utiliser des mots trop longs et un vocabulaire complexe. Imaginez que vous envoyez votre e-mail à un collégien et demandez-vous s'il peut comprendre chaque mot de la ligne d'objet.
Évitez d'utiliser un vocabulaire obscur lorsqu'un mot plus simple fera l'affaire. Choisissez: « Nouvelles règles de bureau - Révisez et répondez rapidement » au lieu de « Nouvelles règles de bureau - Révisez et répondez avec empressement. » « Rapidement » et « avec empressement » signifient la même chose, mais la première option est moins rebutante et déroutante
Étape 2. Utilisez des symboles et des abréviations pour raccourcir les lignes d'objet
De nombreux mots peuvent être raccourcis sans laisser le lecteur confus. N'utilisez que des abréviations et des symboles courants, et lisez votre ligne d'objet pour vous assurer qu'il n'y aura pas de confusion quant à l'objectif de votre e-mail.
Par exemple, les jours de la semaine peuvent tous être raccourcis. « @ » est un symbole commun pour « à ». Vous pouvez également utiliser « RE: » pour signifier « environ ». « EOM » peut être utilisé pour « fin de message » et « EOD » peut remplacer « fin de journée »
Étape 3. Vérifiez les fautes d'orthographe et de grammaire
Comme toute autre partie de votre e-mail, votre ligne d'objet doit être exempte d'erreurs. Cela garantira que vous n'aurez pas l'air non professionnel ou paresseux dès le départ, avant même que votre lecteur n'ait la chance d'ouvrir votre note.
- Les correcteurs orthographiques des e-mails peuvent ne pas couvrir les lignes d'objet, alors soyez particulièrement prudent avec les fautes d'orthographe. Si vous êtes inquiet, copiez et collez la ligne d'objet dans un document Word ou Google et exécutez la vérification orthographique à cet endroit.
- Votre ligne d'objet n'a peut-être pas besoin d'être une phrase complète. Cependant, évitez les erreurs grammaticales courantes telles que la confusion entre « ils sont », « leur » et « là » ou « vous êtes » et « votre ».
Étape 4. Lisez vos lignes d'objet à haute voix pour vérifier la clarté
La meilleure façon de vous assurer que vos lignes d'objet sont simples, concises et correctement écrites est de les lire à haute voix pour vous-même. Lorsque vous entendez vos mots prononcés, vous remarquerez des erreurs que vous ne feriez pas si vous les aviez simplement vérifiées à l'écran.
Si vous êtes dans un lieu public, lisez les mots doucement à voix basse
Mises en garde
- Ne tapez pas les lignes d'objet des e-mails de routine avec des points d'exclamation !!! ou tous les CAPS. Vous perdrez en crédibilité.
- Ne commencez jamais une phrase dans la ligne d'objet que vous terminez dans le contenu de votre e-mail. Par exemple, vous ne voudriez pas écrire « Je vous demande une faveur que j'aimerais que vous… » dans la ligne d'objet, puis ouvrez l'e-mail avec: « à faire d'ici vendredi ».
