De nombreuses entreprises utilisent Microsoft Excel pour suivre les dépenses globales du service ou de l'entreprise. Comme Excel est maintenant fréquemment fourni avec des ordinateurs personnels qui utilisent le système d'exploitation Windows, si vous avez Excel sur votre ordinateur personnel, vous pouvez l'utiliser pour suivre vos factures. Un certain nombre de modèles sont disponibles pour le suivi de vos dépenses sur les sites Web de Microsoft et d'autres, et les versions récentes d'Excel incluent un modèle pour le suivi de vos factures parmi les modèles préinstallés. Vous pouvez également configurer votre propre feuille de calcul pour suivre vos factures dans Excel. Voici les instructions pour les deux approches.
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Méthode 1 sur 2: Travailler avec un modèle Excel
Étape 1. Choisissez un modèle pré-installé
Les versions récentes d'Excel incluent un modèle pour le suivi des dépenses personnelles ainsi que des modèles pour les applications commerciales courantes. Vous pouvez accéder à ces modèles et les utiliser pour suivre vos factures dans Excel.
- Dans Excel 2003, sélectionnez "Nouveau" dans le menu "Fichier". Sélectionnez "Sur mon ordinateur" dans le volet des tâches "Nouveau classeur" pour afficher la boîte de dialogue "Modèles".
- Dans Excel 2007, sélectionnez "Nouveau" dans le menu du bouton "Fichier". Cela affiche la boîte de dialogue "Nouveau classeur". Sélectionnez "Modèles installés" dans le menu "Modèles" dans le volet de gauche. Sélectionnez « Budget mensuel personnel » dans les « Modèles installés » dans le volet central et cliquez sur « Créer ».
- Dans Excel 2010, cliquez sur l'onglet "Fichier", puis sélectionnez "Nouveau" dans le menu "Fichier". Sélectionnez « Exemples de modèles » dans la section supérieure du volet « Modèles disponibles », puis sélectionnez « Budget mensuel personnel » à partir de l'affichage des exemples de modèles et cliquez sur « Créer ».
Étape 2. Choisissez un modèle en ligne
Si le modèle de budget personnel préinstallé avec Microsoft Excel ne fonctionne pas pour le suivi de vos dépenses, vous pouvez sélectionner un modèle en ligne. Vous pouvez soit télécharger un modèle à partir d'un site tiers, soit utiliser Excel pour vous connecter à Microsoft Office Online.
- Pour Excel 2003, vous pouvez sélectionner un modèle approprié dans la bibliothèque Microsoft Office Online à l'adresse https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Vous pouvez également trouver des modèles destinés aux versions ultérieures d'Excel ici.)
- Dans Excel 2007, choisissez « Budgets » dans la section Microsoft Office Online de la boîte de dialogue « Nouveau classeur ». Vous devez disposer d'une connexion Internet fonctionnelle pour vous connecter à la bibliothèque de modèles en ligne Office.
- Dans Excel 2010, choisissez « Budgets » dans la section Office.com du volet Modèles disponibles. Vous devez disposer d'une connexion Internet fonctionnelle pour vous connecter à la bibliothèque de modèles en ligne Office.
Étape 3. Entrez vos informations dans les cellules appropriées
Les informations exactes dépendent du modèle de feuille de calcul que vous utilisez.
Étape 4. Enregistrez votre feuille de calcul
Vous pouvez soit utiliser le nom fourni par le modèle pour votre feuille de calcul, soit le changer pour un nom plus significatif. L'ajout de votre nom et de l'année au nom de fichier existant devrait suffire.
Méthode 2 sur 2: Concevoir votre propre feuille de calcul de suivi des dépenses
Étape 1. Ouvrez Excel
Étape 2. Entrez un nom pour la feuille de calcul dans la cellule A1
Utilisez un nom significatif tel que « Budget personnel », « Suivi des dépenses personnelles » ou quelque chose de similaire. (Exclure les guillemets lors de la saisie du nom; ils sont utilisés ici uniquement pour montrer que les noms sont des exemples.)
Étape 3. Entrez les titres des colonnes dans la ligne 2
Les titres et l'ordre suggérés sont « Date », « Catégorie du bénéficiaire » (ou « Payer à »), « Mémo, « « Dépenses », « « Revenus » (ou « Revenus » ou « Acompte » et « Solde ». Entrez ces titres dans les cellules A2 à G2; vous devrez peut-être ajuster les largeurs de colonne pour s'adapter aux longs titres de colonne ou aux entrées.
Une fois que vous avez configuré le titre de la feuille de calcul et les en-têtes de colonne, utilisez la fonction « Figer les volets » pour conserver ces en-têtes en haut de l'écran tout en faisant défiler vos entrées. Figer les volets se trouve dans le menu "Affichage" dans Excel 2003 et versions antérieures et dans le groupe "Fenêtre" du ruban de menu "Affichage" dans Excel 2007 et 2010
Étape 4. Entrez votre premier poste de dépense dans les cellules de la ligne 3
Étape 5. Entrez la formule du solde dans la cellule G3
Puisqu'il s'agit de la première écriture de solde, le solde sera déterminé en prenant la différence entre la dépense et le revenu. La façon dont vous configurez cela dépend si vous souhaitez examiner les dépenses ou les liquidités disponibles.
- Si vous configurez la feuille de calcul pour examiner principalement vos dépenses, la formule de solde serait =E3-F3, où E3 est la cellule représentant les dépenses et F3 est la cellule représentant les revenus. Configurer la formule de cette façon fera du total de vos dépenses un nombre positif, ce qui sera plus facile à comprendre.
- Si vous configurez la feuille de calcul pour garder un onglet courant sur votre argent en main, la formule du solde serait = F3-E3. Configurer la feuille de calcul de cette façon affichera le solde comme positif lorsque votre flux de trésorerie dépasse vos dépenses et négatif lorsque vous avez plus de dépenses que de revenus.
Étape 6. Entrez votre deuxième poste de dépense dans les cellules de la ligne 4
Étape 7. Entrez la formule du solde dans la cellule G4
Étant donné que la deuxième écriture et les suivantes conserveront un solde courant, vous devez ajouter le résultat de la différence entre les dépenses et les revenus à la valeur du solde de l'écriture précédente.
- Si vous configurez la feuille de calcul pour examiner principalement vos dépenses, la formule du solde serait =G3+(E4-F4), où G3 est la cellule représentant le solde précédent, E4 est la cellule représentant la dépense et F4 est la cellule représentant les revenus.
- Si vous configurez la feuille de calcul pour garder un onglet courant sur votre argent en main, la formule du solde serait =G3+(F4-E4).
- Les parenthèses autour des cellules représentant la différence entre les dépenses et les revenus ne sont pas nécessaires; ils sont inclus juste pour rendre le concept de formule un peu plus clair.
- Si vous souhaitez conserver la cellule avec le solde vide jusqu'à ce qu'une entrée complète ait été effectuée, vous pouvez utiliser une instruction IF dans la formule afin que si une date n'a pas été entrée, la cellule de solde n'affiche pas de valeur. La formule pour cela, pour la deuxième entrée, lit =IF(A4="", "", G3+(E4-F4)) si vous configurez la feuille de calcul pour suivre les dépenses, et elle lit =IF(A4=" ", "", G3+(F4-E4)) si vous configurez la feuille de calcul pour afficher l'argent en caisse. (Vous pouvez omettre les parenthèses autour des cellules représentant les dépenses et les revenus, mais pas l'ensemble extérieur de parenthèses.)
Étape 8. Copiez la formule du solde dans les autres cellules de la colonne G (la colonne Solde)
Cliquez avec le bouton droit sur la cellule G3 et sélectionnez "Copier" dans le menu contextuel; puis faites glisser pour sélectionner les cellules en dessous dans la colonne. Cliquez avec le bouton droit sur les cellules sélectionnées et sélectionnez "Coller" dans le menu contextuel pour coller la formule dans les cellules sélectionnées. (Dans Excel 2010, choisissez l'option "Coller" ou "Coller les formules" dans le menu contextuel.) La formule mettra automatiquement à jour les références de cellule pour indiquer les références de dépenses, de revenus et de date (le cas échéant) de la ligne actuelle et la référence du solde de la ligne au-dessus de la ligne actuelle.
Étape 9. Enregistrez la feuille de calcul
Donnez à la feuille de calcul un nom significatif, tel que « Suivi des dépenses.xls » ou « Budget personnel.xls ». Comme pour une feuille de calcul budgétaire basée sur un modèle, vous souhaiterez peut-être inclure votre nom et l'année dans le nom du fichier. (Encore une fois, notez que les guillemets ne sont utilisés que pour afficher les exemples de noms et ne doivent pas être saisis. Vous ne saisissez pas non plus le suffixe du fichier; Excel le fournit pour vous.)
Excel 2003 et les versions antérieures enregistrent les fichiers de feuilles de calcul dans l'ancien format ".xls", tandis qu'Excel 2007 et 2010 enregistrent les feuilles de calcul dans le nouveau format XML ".xlsx", mais peuvent également lire et enregistrer des feuilles de calcul dans l'ancien format ".xls".. Si vous avez plusieurs ordinateurs et prévoyez de conserver cette feuille de calcul sur chacun d'eux, utilisez l'ancien format si l'un de vos ordinateurs est équipé d'Excel 2003 ou d'une version antérieure et le format plus récent si tous vos ordinateurs ont au moins Excel 2007
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Des astuces
- Utilisez "Saisie semi-automatique" sur les catégories de dépenses et de revenus pour assurer une orthographe cohérente.
- Pour distinguer les factures payées des dépenses impayées mais anticipées, vous pouvez mettre en gras ou colorer le texte des factures payées ou utiliser l'ombrage des cellules.
- Pour éviter de modifier accidentellement une formule ou un en-tête de colonne, vous souhaiterez peut-être protéger ces cellules contre les modifications. Sélectionnez les cellules que vous souhaitez modifier (la date, la catégorie de bénéficiaire, les dépenses, les revenus et les valeurs du mémo) et déverrouillez ces cellules, puis appliquez la protection à l'ensemble de la feuille de calcul.
