Ce wikiHow vous apprend à utiliser Microsoft Word pour créer une facture de facturation. Une facture est une liste détaillée des produits vendus ou des services rendus que vous pouvez utiliser pour facturer vos clients. Le moyen le plus simple de commencer est d'utiliser l'un des modèles de facture gratuits de Microsoft, mais vous pouvez également en créer un à partir d'un document vierge.
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Méthode 1 sur 2: Téléchargement d'un modèle gratuit
Étape 1. Ouvrez Microsoft Word pour Windows ou macOS
Vous le trouverez dans le menu Démarrer sous Microsoft Office sur un PC et dans le Applications dossier sur un Mac.
- Utilisez cette méthode pour créer rapidement et facilement une facture à partir d'un modèle prédéfini. Les modèles vous évitent d'avoir à déterminer quoi inclure, mais peuvent être personnalisés pour répondre à vos besoins.
- Vous pouvez également télécharger des modèles Word gratuits sur le site de modèles Microsoft Office. Il est préférable de ne pas télécharger de modèles à partir d'autres sites Web, car certains peuvent contenir des virus.
Étape 2. Localisez la barre de recherche de modèles et sélectionnez Nouveau
L'ouverture de Word devrait afficher automatiquement l'écran "Nouveau" - cet écran indique "Nouveau" en haut et affiche une barre de recherche avec le texte "Rechercher des modèles en ligne" à l'intérieur. Si vous ne voyez pas cette barre de recherche, cliquez sur le bouton Déposer menu en haut à gauche, puis sélectionnez Nouveau pour l'élever.
Étape 3. Tapez la facture dans la barre de recherche et appuyez sur ↵ Entrée
Une liste de résultats correspondants apparaîtra.
Étape 4. Cliquez sur une facture pour voir un aperçu
Une version plus grande de la facture apparaîtra, accompagnée d'une brève description.
- Si vous décidez de ne pas utiliser le modèle, cliquez sur le bouton X en haut de la fenêtre pour revenir à la liste.
- Certaines options simples et intéressantes sont Facture (Intemporel) et celui qui vient de s'appeler Facture d'achat.
Étape 5. Cliquez sur Créer pour utiliser le modèle
C'est dans la fenêtre d'aperçu du modèle. Cela télécharge le modèle et l'ouvre automatiquement.
Étape 6. Remplacez les informations pré-remplies par les vôtres
Chaque champ contient généralement du texte destiné à vous guider dans le remplissage de la facture. Vous pouvez simplement cliquer sur la souris avant un peu d'informations, appuyer sur ← Retour arrière ou Supprimer pour vous débarrasser de ce qui s'y trouve et saisir vos propres informations.
En plus de remplir les blancs, vous pouvez également ajouter plus de détails à la facture, tels qu'un logo, un champ supplémentaire ou des lignes et des couleurs spéciales
Étape 7. Enregistrez votre facture complétée
Pour ce faire, cliquez sur le Déposer menu, sélectionnez Enregistrer sous, puis enregistrez le fichier à l'emplacement souhaité sur votre ordinateur. Une fois que vous avez créé la facture, vous pouvez l'imprimer ou l'envoyer par courrier électronique à vos clients.
Méthode 2 sur 2: Création d'une facture à partir de zéro
Étape 1. Ouvrez Microsoft Word pour Windows ou macOS
Vous le trouverez dans le menu Démarrer sous Microsoft Office sur un PC et dans le Applications dossier sur un Mac.
- Utilisez cette méthode si vous souhaitez concevoir une facture à partir de zéro. Cette méthode est la meilleure pour ceux qui maîtrisent les fonctionnalités de Word, y compris la création d'en-têtes et de tableaux.
- Avant de créer votre propre modèle, consultez quelques exemples de factures en ligne avant de commencer. Si votre facture est spécifique à votre entreprise, essayez de rechercher votre type d'entreprise et les mots « exemple de facture » pour des exemples spécifiques (par exemple, exemple de facture de médecin, exemple de facture d'écrivain indépendant).
Étape 2. Cliquez sur Document vierge sur l'écran "Nouveau"
Si vous ne voyez pas l'écran "Nouveau", cliquez sur le bouton Déposer menu et sélectionnez Nouveau maintenant.
Étape 3. Créez un en-tête de facture
Un en-tête comprenant le nom de votre entreprise, vos coordonnées et le mot « Facture » doit apparaître quelque part vers le haut du document. Vous pouvez concevoir et styliser ces informations comme vous le souhaitez, mais essayez de les garder simples et cohérentes avec vos autres supports commerciaux.
Étape 4. Affichez la ou les dates de facturation
La date d'émission et d'échéance (le cas échéant) doit être visible près du haut du document, de préférence très proche du mot « facture ».
Pour insérer rapidement la date du jour, cliquez sur le bouton INSÉRER onglet en haut de Word, cliquez sur Date et heure, puis choisissez un format de date. Assurez-vous de décocher la case « Mettre à jour automatiquement » afin que la date ne change pas à chaque fois que quelqu'un ouvre le fichier.
Étape 5. Numérotez la facture
Chaque facture doit contenir un numéro unique (dans une séquence) pour vos dossiers. La séquence peut être globale (pour tous les clients) ou par client. Vous pouvez l'ajouter à l'en-tête si vous le souhaitez, mais il peut vraiment être placé n'importe où.
Si chaque client a sa propre séquence de numérotation de facture, vous pouvez inclure le nom du client dans le numéro (par exemple, wikiHow1, wikiHow2 si le client est wikiHow)
Étape 6. Ajoutez l'adresse ou les coordonnées du client
Faites précéder cela du mot « À » (ou quelque chose de similaire) qui indique clairement qui est accusé.
Vous pouvez souhaiter adresser la facture directement à une personne spécifique d'une entreprise ou au service des comptes fournisseurs
Étape 7. Créez une liste détaillée des produits vendus ou des services rendus
La meilleure façon de le faire est de créer une table avec plusieurs lignes et colonnes nommées. Consultez Comment créer un tableau simple dans Microsoft Word pour vous familiariser avec les tableaux.
Créez des colonnes pour la quantité, le nom ou la description de l'article/service, le prix/tarif unitaire et le prix total pour la quantité achetée. Assurez-vous d'étiqueter ces colonnes avec des en-têtes afin que le client comprenne les frais
Étape 8. Affichez le montant total de la facture
Cela devrait apparaître juste en dessous de la liste des frais détaillés, de préférence en caractères gras afin qu'il soit facile à voir.
- Si vous facturez la taxe de vente, vous devez afficher un sous-total des frais détaillés, avec la taxe indiquée en dessous, avec le pourcentage à gauche du montant en dollars de la taxe, puis le total ajusté en dessous.
- Vérifiez vos calculs pour vous assurer qu'ils sont exacts.
Étape 9. Incluez les conditions de paiement
Vous pouvez afficher les conditions de paiement au-dessus ou en-dessous des informations de facturation. Les conditions de paiement courantes sont "Dû à réception", "Dû dans les 14 jours", "Dû dans les 30 jours" ou "Dû dans les 60 jours".
Vous pouvez également inclure un mémo en bas couvrant les méthodes de paiement, des informations générales ou simplement un remerciement au client pour l'utilisation de vos services
Étape 10. Enregistrez votre facture complétée
Pour ce faire, cliquez sur le Déposer menu, sélectionnez Enregistrer sous, puis enregistrez le fichier à l'emplacement souhaité sur votre ordinateur. Une fois que vous avez créé la facture, vous pouvez l'imprimer ou l'envoyer par courrier électronique à vos clients.
Des astuces
- Une fois que vous avez enregistré un document de facture, vous pouvez l'utiliser comme modèle pour créer d'autres factures en utilisant l'option "Nouveau à partir de l'existant" lors de la création d'une nouvelle facture. Vous pouvez également enregistrer le document en tant que modèle.dot ou.dotx pour une utilisation future du modèle.
- Une autre façon d'afficher les informations de facturation et de total consiste à les configurer dans un classeur Microsoft Excel, puis à coller un lien vers celui-ci dans votre facture Word. Chaque fois que vous mettez à jour la feuille de calcul, cliquez avec le bouton droit sur la feuille de calcul intégrée et sélectionnez « Mettre à jour le lien » pour voir les modifications.
