Écrire un e-mail de rappel amical peut être délicat. Vous ne voulez pas paraître agressif ou impatient, mais il est important de faire passer votre message. Donnez un ton amical à votre e-mail avec des salutations et des expressions douces. Couvrez le nécessaire de votre e-mail de rappel afin que le destinataire sache clairement ce que vous voulez. Assurez-vous d'avoir un e-mail sans erreur afin que vous ayez l'air non seulement amical, mais aussi professionnel.
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Partie 1 sur 3: Définir un ton amical
Étape 1. Accueillez le destinataire
Dans les situations professionnelles, vous devrez peut-être utiliser un message d'accueil standard, comme « Cher un tel ». Cependant, de plus en plus, les e-mails personnalisés deviennent la norme. Voici quelques messages d'accueil par e-mail qui peuvent vous aider à adopter un ton amical dès le début:
- salut John
- salut
- Ça fait longtemps
- Hey!
Étape 2. Référencez votre connexion au destinataire
Si vous vous en tenez simplement au rappel, votre message pourrait sembler froid. Faites référence à votre lien personnel avec le destinataire en incluant des phrases qui reflètent votre amitié et vos expériences partagées. Ceux-ci peuvent inclure:
- Comment se passe l'école ?
- Mon ami, comment vas-tu ?
- J'ai passé un très bon moment avec toi le week-end dernier.
- Quand avons-nous parlé pour la dernière fois, il y a un mois ?
- Ce voyage que nous avons fait ensemble était une explosion! Nous devrons le refaire bientôt.
Étape 3. Adoucissez vos expressions
Ceci est particulièrement important pour la partie rappel de l'e-mail. Si cela fait longtemps que vous n'avez pas été en contact avec le destinataire, il peut être judicieux de lui présenter des excuses légères ou une excuse pour ne le contacter que pour un rappel. Voici quelques exemples d'expressions adoucies:
- Je sais que cela fait un moment que nous n'avons pas parlé, mais je voulais vous rappeler…
- Les choses ont été si mouvementées avec le nouveau bébé, je viens juste de me rappeler de vous rappeler…
- Je sais que vous avez été occupé, alors je ne voulais pas vous importuner, mais je voulais envoyer un rappel…
Étape 4. Soyez poli
Si le rappel est important, il est facile de trouver trop fort. Gardez à l'esprit que le destinataire a des choses qui se passent dans sa vie. N'oubliez pas de dire « s'il vous plaît » et « merci » ainsi que des expressions équivalentes. Vous pouvez inclure des expressions polies telles que:
- Désolé de vous déranger, mais je voulais être sûr…
- Si vous pouviez répondre à cet e-mail dès que vous en aurez le temps…
- Merci d'avoir pris le temps de lire toute réponse à ce rappel. Je vous en suis reconnaissant.
- J'attendrai votre réponse avec impatience.
Partie 2 sur 3: Couvrir le nécessaire
Étape 1. Utilisez une ligne d'objet
Vous n'avez pas besoin d'écrire une ligne d'objet intelligente. Ceux qui sont clairs et précis seront les plus utiles. Ceux-ci permettront au destinataire de connaître l'objet de l'e-mail en un coup d'œil. Certaines options courantes pour un rappel amical par e-mail peuvent inclure:
- Enregistrement
- Petit rappel sur…
- Prochain voyage/événement/etc.
- Effectif pour voyage/événement/etc.
Étape 2. N'oubliez pas d'inclure votre rappel
Lorsque vous vous efforcez d'être amical et poli, il peut être facile de laisser de côté quelque chose d'important, comme le rappel. Placez votre rappel près du début de l'e-mail, peu de temps après le message d'accueil et une brève connexion personnelle. Par exemple:
- "Salut, Ça fait un moment que nous n'avons pas parlé, Ben. Comment vont ta femme et tes enfants ? Le mien me tient assez occupé, mais je voulais vérifier avec vous à propos de…"
-
Hey!
Grand-mère, je voulais t'envoyer un message. Désolé j'ai été si occupé. Je voulais juste te rappeler notre rendez-vous pour le déjeuner…"
Étape 3. Utilisez un langage concis
Il est généralement vrai que le langage poli utilise des expressions plus longues. Par exemple, l'expression « Travailler plus dur » serait plus polie que « Ce serait peut-être une bonne idée de travailler plus dur ». Bien que polies, ces longues expressions peuvent rendre le focus de votre e-mail difficile à cerner.
Utilisez une structure simplifiée pour votre e-mail. Cela peut ressembler à quelque chose comme: Salutation (ouverture) → Connexion personnelle → Rappel → Valediction (fermeture)
Étape 4. Supprimez les informations inutiles
Pour chaque phrase et chaque partie de chaque phrase, demandez-vous: « Est-ce nécessaire ? » Dans certains cas, « nécessaire » peut signifier quelque chose d'aussi large que « C'est nécessaire pour que mon e-mail ne semble pas froid. » Supprimez les parties inutiles de l'e-mail.
En règle générale, les adverbes (comme "très, " "vraiment, " " vraiment, " " extrêmement " et " certainement ") peuvent être supprimés pour rendre votre message plus concis
Étape 5. Fermez l'e-mail avec une validation
« Valediction » est un mot sophistiqué qui signifie « dire adieu ». Les mots d'adieu incluent des expressions telles que « Meilleur », « Sincèrement », « Très sincèrement » et « Sincèrement ». Votre signature doit suivre votre validation. Ces alédictions communes, cependant, pourraient sembler impersonnelles. Vous pouvez essayer quelque chose comme:
- Ton ami
- À votre santé
- Tous mes vœux
- Passe une bonne journée
- Tag, tu l'es
- Hâte de vous entendre
Partie 3 sur 3: Garantir un e-mail sans erreur
Étape 1. Relisez votre e-mail
Même en parcourant votre e-mail une ou deux fois rapidement, vous éliminerez de nombreuses erreurs simples qui pourraient s'être glissées lors de sa rédaction. Une fois que vous avez fini de composer, relisez votre e-mail pour l'orthographe et la grammaire.
- De nombreux services de messagerie ont un vérificateur de grammaire et d'orthographe gratuit. La qualité de ceux-ci dépendra de votre fournisseur de messagerie. Dans certains cas, ces vérificateurs peuvent ne pas être très précis.
- N'oubliez pas de vérifier votre ligne d'objet, votre message d'accueil et votre mot de passe (clôture). Il est facile de les ignorer et de se concentrer uniquement sur le corps de votre e-mail.
Étape 2. Lisez votre e-mail à haute voix
Si vous écrivez un e-mail important ou si vous voulez vraiment être particulièrement amical ou poli avec quelqu'un, lisez votre e-mail du début à la fin à haute voix. Cela semble-t-il conversationnel ? Si tel est le cas, votre e-mail est prêt à être envoyé.
Réécrivez des phrases ou des passages qui semblent maladroits. Utilisez votre meilleur jugement pour évaluer cela. Cela varie d'une personne à l'autre, en fonction de votre style de parole
Étape 3. Demandez à une autre personne de consulter l'e-mail
Pour les communications importantes, comme celles destinées aux entreprises, vous pouvez souhaiter qu'une autre personne vérifie le rappel avant de l'envoyer. Si vous avez écrit un e-mail concis, cela prend généralement peu de temps et peut aider à détecter même les plus petites erreurs.
- Vérifiez votre service de messagerie en ligne. Envoyez un message à un ami en ligne en lui demandant quelque chose comme: « Hé, pourriez-vous lire un court e-mail que je dois envoyer ? Cela ne prendra qu'une minute. »
- N'oubliez pas d'exprimer votre gratitude à toute personne qui lit votre e-mail. Ils vous rendent service, après tout.
