Si vous travaillez depuis un certain temps, vous savez probablement à quel point les e-mails sont importants. Puisqu'il n'y a aucun moyen de transmettre le ton ou le langage corporel sur Internet, il est facile de mal interpréter le message de quelqu'un lorsque vous le voyez sur un écran. Continuez votre lecture pour savoir comment rédiger des e-mails clairs, concis et efficaces dans un cadre professionnel.
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Méthode 1 sur 10: Écrivez des e-mails lorsque vous pouvez vous concentrer
Étape 1. Si vous êtes distrait, votre e-mail n'est peut-être pas aussi bien regroupé
Lorsque vous avez un e-mail à écrire, essayez de vous asseoir sans être interrompu lorsque vous ne pensez pas à un million d'autres choses. Votre écriture sera plus claire et vous pourrez vous concentrer sur votre grammaire, votre ton et votre message global.
- Ceci est particulièrement important si votre e-mail est envoyé à plusieurs personnes.
- Écrivez des e-mails dans une pièce calme et rangez votre téléphone et autres distractions.
Méthode 2 sur 10: Donnez le ton avec vos premiers mots
Étape 1. Votre phrase d'ouverture peut avoir un grand impact
Si vous souhaitez que votre ton soit léger et décontracté, commencez par quelque chose comme: « Salut Jessica ! J'espère que vous avez passé un bon week-end. Si vous voulez rester un peu plus professionnel, dites simplement quelque chose comme « Salut David ».
Essayez d'éviter tout ce qui est trop étouffant, comme « Cher Robert ». Cela semble un peu impersonnel
Méthode 3 sur 10: Gardez vos e-mails courts
Étape 1. Les messages interminables ont tendance à semer la confusion chez votre destinataire
Essayez d'être bref et concis, si possible. Gardez vos phrases courtes et n'ajoutez pas trop de détails - si vous vous retrouvez à écrire plus d'un ou deux paragraphes, vous devriez probablement donner les informations aux gens par chat vidéo ou en personne.
- Essayez d'aller droit au but rapidement et évitez d'écrire une tonne de plaisanteries.
- Les gens ont tendance à lire les e-mails en courtes rafales. Si vous ajoutez trop d'informations, il y a de fortes chances que certaines d'entre elles se perdent.
- Gardez vos e-mails brefs, mais essayez d'éviter les phrases brutales ou les réponses en un seul mot. Ceux-ci peuvent sembler un peu grossiers, surtout sur un écran d'ordinateur.
Méthode 4 sur 10: indiquez clairement ce dont vous avez besoin
Étape 1. Si vous demandez quelque chose, assurez-vous qu'il est compréhensible
Ne tournez pas autour du pot, dites clairement et directement ce dont vous avez besoin pour éviter tout malentendu. S'il y a un calendrier, assurez-vous de l'inclure également. Assurez-vous cependant de garder un ton léger. Par exemple:
- « J'ai besoin de ce rapport d'avancement mensuel dans ma boîte de réception d'ici lundi soir. »
- "Si vous pouviez me faire parvenir ce formulaire de commentaires d'équipe d'ici la fin de la semaine, ce serait formidable."
Méthode 5 sur 10: Organisez vos pensées avec des paragraphes
Étape 1. Cela aidera les gens à lire facilement les informations
Lorsque vous passez à un nouveau sujet, séparez-le par un nouveau paragraphe afin que votre e-mail soit écrémé. Cela aidera votre lecteur à parcourir rapidement le message pour trouver les parties les plus pertinentes pour lui.
Utilisez des mots comme « aussi », « suivant » et « enfin » pour commencer vos paragraphes
Méthode 6 sur 10: Ajoutez une ligne d'objet spécifique
Étape 1. Faites savoir aux gens de quoi parle exactement l'e-mail
Assurez-vous que votre sujet est spécifique; par exemple, au lieu d'écrire « Rapport », essayez quelque chose comme « Rapport de planification mensuel: juin 2021 ». Vos collègues seront plus susceptibles de l'ouvrir et de le lire s'ils savent que c'est important et pertinent pour eux.
Cela permet également de garder vos e-mails hors du dossier spam
Méthode 7 sur 10: Relisez les fautes de frappe
Étape 1. Les erreurs peuvent vraiment fausser votre message
Bien que la plupart des correcteurs orthographiques détectent les mots mal orthographiés, ils ne pourront pas détecter le mauvais choix de mot ou le nom mal orthographié de quelqu'un. Vous devriez également lire les erreurs de ponctuation ou de grammaire manquantes, car celles-ci peuvent faire croire au lecteur que vous ne vous en souciez pas. Passez 2 à 3 minutes à lire votre e-mail avant de l'envoyer pour vous assurer qu'il n'y a pas d'erreurs flagrantes.
Dans un cadre professionnel, il est très important d'épeler correctement le nom de quelqu'un. Prenez une minute pour vérifier que vous l'avez bien avant de l'envoyer pour éviter toute gêne à l'avenir
Méthode 8 sur 10: Relisez vos e-mails pour le ton
Étape 1. Réfléchissez à la façon dont vos destinataires liront votre message
Quelque chose comme « Parlons plus tard » peut vous sembler innocent, mais votre collègue qui le lit pourrait penser qu'il a des ennuis ou que vous êtes en colère. Remplacez-le par quelque chose comme « Avez-vous le temps de discuter plus tard des changements à venir dans le rapport ? » pour être un peu plus clair.
- N'utilisez jamais de majuscules dans vos e-mails ! Écrire une phrase en majuscules est généralement considéré comme crier après quelqu'un à travers un écran d'ordinateur.
- Au lieu de quelque chose comme « Soumettez vos modifications d'ici demain matin ». essayez quelque chose comme: « sur Faites-moi savoir si cette chronologie fonctionne pour vous.
Méthode 9 sur 10: Faites une pause avant de répondre à un e-mail incendiaire
Étape 1. Si vous recevez un e-mail qui vous met en colère, prenez une seconde pour respirer
Au lieu de rédiger une réponse tranchante, comptez jusqu'à 10 (ou 1 000) jusqu'à ce que vous vous sentiez calme. Ensuite, relisez l'e-mail pour voir s'il est réellement insultant ou non. Il y a de fortes chances que vous ayez un peu mal interprété le message, et ce n'est pas si mal en fait.
Si vous ressentez toujours le besoin de rédiger une réponse en colère, attendez 24 heures avant de l'envoyer. Ensuite, revoyez votre réponse après une journée pour voir si vous souhaitez toujours l'envoyer ou non
Méthode 10 sur 10: Donnez aux gens le bénéfice du doute
Étape 1. Il est difficile de transmettre un ton positif dans un e-mail
Si vous lisez quelque chose qu'un collègue vous a envoyé et que vous êtes immédiatement offensé, prenez du recul et relisez ce qu'il a écrit. Essayez de vous demander s'il existe une autre façon d'interpréter le ton: cet e-mail est-il réellement impoli ou est-il simplement direct ?
Par exemple, quelqu'un pourrait écrire: « J'ai besoin de ce rapport d'ici ce soir ». À première vue, cela semble un peu froid et sans émotion. Cependant, ce n'est pas nécessairement impoli, c'est juste factuel et bref
Des astuces
Les e-mails sont souvent considérés comme non urgents. Si vous avez besoin d'une réponse immédiatement, essayez plutôt de parler à votre collègue en personne ou par chat vidéo
Mises en garde
- Même si les emojis et les émoticônes indiquent le ton, ne les utilisez pas pour un e-mail professionnel.
- N'envoyez pas de courriels insultants ou incendiaires, surtout à une personne que vous ne connaissez pas très bien.
