ATTN est une forme abrégée du mot « attention » et est couramment utilisé dans les courriels et la correspondance écrite pour indiquer le destinataire prévu. La meilleure façon d'utiliser ATTN dans la correspondance par courrier électronique est de l'inclure dans la ligne d'objet. De cette façon, il est clair à qui s'adresse le message et il est plus probable que votre e-mail soit lu par le bon destinataire.
Pas
Méthode 1 sur 3: Ajout d'ATTN à un e-mail
Étape 1. Commencez la ligne d'objet par ATTN
Dans certains cas, comme une demande d'emploi, il se peut que vous n'ayez qu'un e-mail générique pour une entreprise, mais que vous souhaitiez attirer l'attention d'une personne ou d'un service en particulier. La meilleure façon de le faire est d'écrire dans la ligne d'objet comme "ATTN: John Smith".
Sinon, si vous ne connaissez aucun nom, vous pouvez écrire « ATTN: Hiring Manager » ou « ATTN: Marketing Department »
Étape 2. Incluez d'autres informations pertinentes dans la ligne d'objet
En plus d'attirer l'attention d'une personne ou d'un groupe de personnes en particulier, vous devez également inclure quelques détails importants sur le contenu de votre e-mail. Cela le rendra plus pertinent et il sera probablement ouvert et lu plus rapidement.
Par exemple, vous pourriez dire "ATTN: John Smith re: Content Marking Position"
Étape 3. Commencez le corps de l'e-mail avec ATTN lorsque la ligne d'objet est pleine
Vous pouvez également inclure un message ATTN dans le corps d'un e-mail ou dans un document joint. De cette façon, vous communiquez toujours à qui le message est destiné et vous pouvez utiliser la ligne d'objet uniquement pour indiquer le but de l'e-mail. Cela peut être nécessaire lorsque vous répondez à un e-mail et que la ligne d'objet a déjà été créée.
- Par exemple, vous pouvez commencer le corps de l'e-mail en disant "ATTN: Sandeep Kumar"
- Vous pouvez inclure l'indicateur ATTN à la fois dans la ligne d'objet et dans le corps de l'e-mail.
Méthode 2 sur 3: Déterminer quand utiliser ATTN dans les e-mails
Étape 1. Utilisez ATTN lorsque vous n'avez pas l'adresse e-mail du destinataire souhaité
Si vous ne connaissez pas l'adresse e-mail directe de la personne ou du service que vous devez joindre, vous pouvez envoyer un e-mail à l'adresse de contact fournie sur le site Web d'une entreprise. Ensuite, vous devez indiquer dans la ligne d'objet, en utilisant ATTN, à qui le message doit être adressé.
Étape 2. Inclure ATTN sur la communication interne
Utilisez ATTN lorsque vous rédigez une note interne qui peut être pertinente pour un certain nombre de personnes au sein de votre service ou groupe, mais nécessite l'attention directe d'une ou deux personnes. De cette façon, vous tenez toujours tout le monde informé, mais vous donnez également la priorité à qui le message s'adresse directement.
Vous pouvez écrire « ATTN: Mary Smith re: sales objectives » mais envoyer le message à l'ensemble de l'équipe de vente
Étape 3. Indiquez que votre e-mail est important en utilisant ATTN
Vous pouvez également indiquer que quelque chose nécessite une attention immédiate en utilisant l'acronyme ATTN dans votre ligne d'objet. Par exemple, vous pouvez écrire « Les relevés de paie nécessitent une ATTN urgente ».
Méthode 3 sur 3: S'assurer que vos e-mails attirent l'attention
Étape 1. Incluez une ligne d'objet
Lorsque vous envoyez un e-mail, il est très important que vous incluiez toujours une ligne d'objet. C'est l'occasion pour vous de faire ressortir votre e-mail et également de fournir quelques détails sur le contenu de l'e-mail. Un e-mail qui n'inclut pas de ligne d'objet est plus susceptible d'être supprimé ou perdu dans la boîte de réception, ou il irritera le destinataire car il sera obligé d'ouvrir l'e-mail pour savoir de quoi il s'agit.
Étape 2. Gardez la ligne d'objet courte
La plupart des boîtes de réception ne révéleront qu'environ 60 caractères à partir de la ligne d'objet et un téléphone portable n'affichera qu'environ 25 à 30 caractères. Par conséquent, vous devez garder la ligne d'objet courte et écrire les informations les plus importantes en premier.
Les formulaires abrégés, tels que « ATTN » et « RE », facilitent l'inclusion de plus d'informations dans la ligne d'objet
Étape 3. Écrivez quelque chose d'accrocheur
Les boîtes de réception sont souvent inondées de spam et de matériel promotionnel et de nombreuses personnes suppriment les e-mails avant même qu'ils ne soient ouverts. Si vous envoyez un e-mail à quelqu'un que vous ne connaissez pas directement, il est important que votre e-mail se démarque. Vous pouvez attirer l'attention des destinataires en écrivant une ligne d'objet accrocheuse et créative.
- Vous pouvez écrire « Je ne veux rien de vous » si vous vous adressez à quelqu'un que vous admirez, mais que vous n'avez jamais rencontré personnellement. Par exemple, il peut s'agir d'un auteur préféré ou d'une personne que vous admirez dans votre secteur.
- Alternativement, vous pouvez dire "gagner plus d'argent en élargissant votre clientèle". Cela serait utile si vous cherchez à établir des relations d'affaires et que vous souhaitez que vos e-mails soient ouverts.
Étape 4. Incluez les détails importants
Il est très important que vous incluiez toujours des informations importantes sur le contenu de l'e-mail. Si vous écrivez un e-mail à un co-travailleur sur un projet, assurez-vous de mettre le titre du projet dans la ligne d'objet. De cette façon, votre collègue saura de quoi il s'agit et pourra le hiérarchiser si nécessaire.
- Vous pouvez également dire quelque chose comme « réponse nécessaire ». Cela rendra probablement votre e-mail plus prioritaire.
- Alternativement, écrire une « question rapide sur la réunion du déjeuner » attirera probablement l'attention car cela indique que ce sera une réponse facile.
