L'envoi d'e-mails fait partie de la vie de presque tous les professionnels, étudiants et travailleurs vivant aujourd'hui. Bien que certains e-mails puissent sembler froids, d'autres peuvent être manifestement grossiers et doivent être adressés. Vous pouvez gérer de tels e-mails en gardant votre sang-froid, en répondant après avoir fait un plan et en avançant dans votre journée.
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Partie 1 sur 3: Rester calme et faire un plan
Étape 1. Déterminez si l'e-mail est censé être impoli
Il peut être difficile de dire si quelqu'un est impoli ou non par e-mail, d'autant plus que vous ne pouvez pas voir ses expressions faciales ou entendre le ton de sa voix pour vous aider à prendre une décision. Avant de réagir à un e-mail qui vous semble impoli, demandez-vous si l'impolitesse pourrait être un problème de communication.
Essayez de demander directement à la personne ce qu'elle voulait dire en lui parlant en face à face ou au téléphone. Cela peut aider à éviter un problème dû à une simple mauvaise communication
Étape 2. Ne répondez pas immédiatement
Bien qu'il puisse être tentant de commencer immédiatement à enchaîner une série de mots méchants ou blessants en réponse à cet e-mail, évitez de le faire à tout prix. Vous le regretterez probablement plus tard. Au lieu de cela, éloignez-vous de l'e-mail, fermez votre navigateur et prenez quelques instants pour recueillir vos idées.
- Marchez quelques minutes jusqu'à ce que vous vous sentiez calme.
- Prenez quelques respirations profondes et buvez de l'eau.
Étape 3. Videz un brouillon d'e-mail, mais ne l'envoyez pas
Une autre façon d'évacuer une énergie négative de manière constructive est de rédiger un e-mail à la personne, mais ne l'envoyez pas. De cette façon, vous pouvez commencer à rassembler vos premières pensées, quelle que soit leur intensité, tout en vous donnant le temps de les affiner, de les affiner et de les compléter par la suite.
- Affichez un e-mail séparé et saisissez une réponse sans jamais avoir entré de destinataire afin de ne pas l'envoyer accidentellement. Ou vous pouvez lister votre propre e-mail en tant que destinataire.
- Pensez à toutes les fois où vous avez réagi immédiatement à quelque chose, puis vous avez regretté plus tard toutes les choses intelligentes ou stimulantes que vous auriez pu dire. Cela vous donnera le temps de les développer et d'éviter les regrets.
Étape 4. Acceptez la responsabilité si nécessaire
En lisant l'e-mail, vous l'avez peut-être interprété comme impoli, car une partie est vraie et la vérité peut blesser. Bien que cela ne les soulage pas de leur culpabilité dans la situation, cela vous donne un peu d'espace pour vous améliorer et pour être honnête, à la fois avec vous-même et avec l'expéditeur de l'e-mail.
Par exemple, votre patron vous a peut-être envoyé un e-mail grossier indiquant que vous étiez en retard au travail. Bien que le libellé n'ait pas besoin d'être impoli, vous devez reconnaître et rectifier votre retard
Étape 5. N'imitez pas leur mauvais comportement
Quand quelqu'un est impoli avec vous, il peut être trop tentant de lui rendre la pareille. Encore une fois, évitez de répondre négativement, mais évitez également les comportements passifs agressifs ou grossiers si vous les voyez en personne avant de répondre. Ne leur jetez pas de regards sales et ne les ignorez pas s'ils vous parlent.
- Au lieu de cela, pratiquez la gentillesse. Dites-leur bonjour et continuez de marcher.
- Ne passez pas du temps avec eux à moins que cela ne soit nécessaire, mais ne les évitez pas non plus activement.
Étape 6. Considérez la racine
Parfois, un e-mail grossier a très peu à voir avec vous ou les circonstances qui l'entourent. S'en prendre à quelqu'un n'est jamais acceptable, mais parfois la personne qui a envoyé l'e-mail peut vivre un peu plus que ce qu'elle peut gérer et pourrait vous avoir envoyé cela à cause de frustrations qui ne vous impliquent pas. Ils peuvent même ne pas se rendre compte qu'ils ont été grossiers. Cela ne les excuse pas, mais comprendre l'état actuel et les motivations d'une personne peut aider à aller de l'avant.
- Par exemple, s'ils ont des problèmes conjugaux ou si un membre de leur famille est décédé récemment, cela pourrait expliquer leur impolitesse.
- Il est également possible qu'ils passent une mauvaise journée.
Partie 2 sur 3: Répondre à l'e-mail
Étape 1. Demandez l'aide d'un ami
Des amis ou des collègues peuvent être particulièrement utiles pour vous aider à rédiger une réponse à un e-mail grossier ou méchant, et ils peuvent également fournir un deuxième avis sur la situation. Pendant ce temps, évitez de demander l'aide de vos amis impétueux; tendez plutôt la main à ceux qui sont calmes, intelligents et axés sur les solutions.
Si possible, demandez à voir les réponses passées aux e-mails grossiers qu'ils ont envoyés
Étape 2. Reconnaissez leur impolitesse
Lorsque vous rédigez votre e-mail, il vous sera nécessaire de reconnaître à quel point ils ont été grossiers. Il se peut qu'ils ne savaient pas que leurs mots seraient insensibles, mais peu importe, vous devriez attirer l'attention sur cela.
- Dites quelque chose comme « avant de commencer par une réponse, je tiens à reconnaître la grossièreté affichée dans votre e-mail, en particulier concernant vos remarques accusatrices et insultantes ».
- Être direct est utile pour vous et pour l'autre personne et peut aider à éviter que la même situation ne se reproduise.
Étape 3. Reconnaissez leur frustration
Bien que leur courrier électronique soit impoli, leur frustration venait peut-être d'un endroit très réel. Si tel est le cas, reconnaissez cette frustration et exprimez votre compréhension, même marginale. Cela leur permettra de se sentir moins dans une mentalité de vous contre eux et de vous amener tous les deux vers un potentiel de paix.
- Dites quelque chose comme « Votre e-mail indique que vous êtes frustré. »
- Assurez-vous de vous concentrer sur ce que leur e-mail a dit et non sur eux personnellement.
Étape 4. Demandez pourquoi
Parfois, cependant, vous pouvez être complètement ignorant de la raison pour laquelle quelqu'un a décidé de vous envoyer un tel e-mail après beaucoup d'auto-réflexion et de consultation des autres. Dans ce cas, vous devez demander à l'expéditeur un simple « pourquoi » afin que vous puissiez mieux comprendre et mieux résoudre le problème.
Vous pourriez dire « J'ai bien réfléchi à votre e-mail et je suis toujours un peu confus quant à la raison pour laquelle vous l'avez envoyé, alors j'aimerais savoir ce qui l'a motivé. »
Étape 5. Proposez une solution ou une explication
Une fois que vous avez répondu à certaines de vos préoccupations et points préliminaires dans l'e-mail, vous devez commencer à rechercher des solutions et à répondre à leurs préoccupations, si elles sont présentes. Faites-leur savoir ce que vous êtes prêt à faire, explorez les domaines de compromis et exprimez votre volonté de surmonter cela.
- L'organisation d'une réunion pourrait également être bénéfique. Les gens ont tendance à être plus gentils en personne que lorsqu'ils se cachent derrière un écran d'ordinateur.
- Vous pourriez dire quelque chose comme « vous avez exprimé votre colère parce que je suis revenu du déjeuner avec 15 minutes de retard hier, mais j'ai dû aller chercher ma fille malade à l'école. Bien que je puisse certainement essayer de revenir à temps à l'avenir, il y aura des moments comme celui-ci qui seront inévitables. »
Étape 6. Établissez des limites
Après avoir proposé des solutions avec succès, il est maintenant temps d'établir quelques règles de base pour toute conversation continue. Faites-leur savoir que vous ne tolérerez plus une telle impolitesse à l'avenir et qu'en le faisant, il sera très difficile, voire impossible, de continuer à travailler ensemble.
- Dites-leur que vous n'accepterez pas d'insultes ou d'accusations inappropriées.
- Demandez-leur de venir vers vous avec inquiétude et gentillesse avant de sauter le pas.
Étape 7. Supprimez-le, si nécessaire
Vous pourriez constater que vous lisez et relisez l'e-mail encore et encore et que vous êtes pris dans des sentiments négatifs à son sujet. Cependant, cela ne vous aidera pas à avancer et ne fera probablement que vous rendre encore plus fou et frustré. Si absolument nécessaire, supprimez l'e-mail de votre boîte de réception afin que vous n'y ayez pas accès.
Si vous pensez avoir à nouveau besoin de l'e-mail à l'avenir, envoyez-le à une personne de confiance, mais supprimez-le de votre propre boîte de réception
Partie 3 sur 3: Continuer votre journée
Étape 1. Continuez à être productif
Bien que cet e-mail ait apparemment gâché votre journée, faites tout ce qui est en votre pouvoir pour l'interdire. Continuez votre routine, faites une liste de choses à faire et effectuez toutes les tâches nécessaires. Ne laissez pas un seul bip faire dérailler votre journée ou vos progrès.
Vous occuper vous aidera à rester concentré sur ce qui est important pour vous et à éviter de ruminer sur un seul e-mail
Étape 2. Fixez-vous de petits objectifs pour garder votre élan
En gardant votre routine, fixez-vous de petits objectifs réalisables que vous pouvez vous engager à atteindre ce jour-là. Les remplir vous aidera à vous sentir plus accompli et par conséquent moins affecté par l'e-mail grossier que vous avez reçu.
Envisagez de vous fixer des objectifs tels que « répondre à tous les autres e-mails » ou « aller au gymnase »
Étape 3. Distrayez-vous
Parfois, pour avancer de quelque chose, vous avez besoin d'un peu de distraction. Faites une pause pour écouter de la musique, déjeuner ou appeler un ami pour discuter d'autre chose que de l'e-mail. Se détourner des choses peut vous donner une pause très nécessaire et cathartique.
Étape 4. Envisagez de les signaler, si nécessaire
En fin de compte, parfois, la meilleure façon d'avancer est de gérer le problème en permanence. Si l'e-mail contenait des menaces ou des insultes pouvant être considérées comme un discours de haine, signalez cette personne aux bonnes personnes, qui pourraient être le service des ressources humaines de votre travail ou la conduite des étudiants de votre école. Vous pouvez également les empêcher de vous envoyer des e-mails à l'avenir.
- Signalez-les aux autorités s'ils vous font des menaces physiques.
- Essayez d'abord d'envoyer un e-mail à votre responsable pour lui faire savoir ce qui se passe. S'ils ne résolvent pas le problème, adressez-vous aux RH.
