Si vous manquez d'espace dans votre courrier électronique IBM Notes, mais que vous n'êtes pas prêt à supprimer des courriers électroniques, envisagez de les archiver. L'archivage des e-mails consiste à copier les messages vers un emplacement différent sur votre ordinateur. Apprendre à archiver IBM Notes pour libérer de l'espace dans votre compte tout en sauvegardant les e-mails d'origine. Il aide également votre ordinateur et vos logiciels à fonctionner à des performances optimales.
Pas
Étape 1. Limitez la taille de votre fichier de courrier
Gardez la taille de votre fichier de messagerie inférieure à 500 Mo. (Certaines organisations peuvent exiger une limitation plus stricte, telle que 200 Mo.)
- Vérifiez la taille de vos données en allant dans Fichier, Base de données, Propriétés. Dans Lotus 8, accédez à Fichier, Applications, Propriétés.
- Cliquez sur l'onglet "i". Le nombre après "Espace disque" correspond à la quantité de données que vous avez actuellement sur IBM Notes.
Étape 2. Apprenez les paramètres prédéterminés de votre organisation
Si vous utilisez IBM Notes pour l'école ou le travail, des paramètres d'archivage sont peut-être déjà en place. Cela aide les organisations à contrôler la quantité d'e-mails par utilisateur, ainsi que les performances générales des ordinateurs au sein de l'organisation. Si les paramètres d'archivage sont déjà définis, parlez à votre personnel technique des systèmes pour voir s'ils peuvent être modifiés.
Étape 3. Déterminez les paramètres d'archivage souhaités
Vous pouvez archiver tous les e-mails IBM Notes ou en sélectionner des spécifiques. Vous devrez également décider de la fréquence d'archivage d'IBM Notes.
- Ouvrez l'application appropriée (Mail).
- Allez dans Actions, Archiver, Paramètres.
- Accédez à l'onglet Critères et assurez-vous que "Par défaut pour la dernière modification" est sélectionné.
- Cliquez sur « ok » pour enregistrer les modifications.
- Assurez-vous que les critères sont activés.
Étape 4. Planifiez les archives automatiques
La planification des archives automatiques garantit que vous archivez régulièrement et de manière cohérente. Cela vous fait également gagner du temps.
- Ouvrez l'application appropriée (Mail).
- Allez dans Actions, Archiver, Paramètres.
- Allez dans l'onglet Calendrier. Assurez-vous que "Planifier l'archivage" est sélectionné.
- Choisissez l'heure et le jour appropriés pour que votre ordinateur archive vos fichiers.
Étape 5. Archivez manuellement les notes IBM
Même si vous planifiez un archivage automatique, vous pouvez toujours archiver manuellement à tout moment.
- Ouvrez l'application appropriée (Mail).
- Ouvrez le courrier ou le dossier que vous souhaitez archiver.
- Accédez à Actions, Archiver, Archiver maintenant.
- Cliquez sur Oui pour archiver selon vos paramètres prédéterminés.
Étape 6. Archivez à l'aide de la méthode glisser-déposer
Il s'agit simplement d'un autre moyen d'archiver manuellement IBM Notes.
- Ouvrez l'application appropriée (Mail).
- Ouvrez le courrier ou le dossier que vous souhaitez archiver.
- Sélectionnez le(s) message(s) approprié(s).
- Faites glisser le(s) message(s) vers l'archive requise dans votre volet de navigation.
Étape 7. Affichez les messages archivés
Bien que vous ayez archivé un e-mail, vous devrez peut-être encore y accéder de temps en temps. Votre fichier d'archive imitera les dossiers que vous avez configurés dans votre compte IBM Notes. Tout restera organisé comme vous l'avez conçu.
- Ouvrez l'application appropriée (Mail).
- Cliquez sur Archiver dans votre volet de navigation.
- Sélectionnez l'archive appropriée (c'est-à-dire, par défaut pour la dernière modification).
Des astuces
- Sauvegardez les e-mails importants. Si vous avez des e-mails importants dans IBM Notes, veillez à les copier dans un autre emplacement, comme un CD ou un DVD. Cela vous fournit une copie supplémentaire au cas où quelque chose arriverait au serveur ou à la copie stockée sur votre ordinateur personnel.
- Supprimez les messages anciens et inutiles, surtout s'ils contiennent des pièces jointes. Cela aidera également à réduire la taille de vos données et à améliorer les performances de votre ordinateur.
