Les e-mails sont un moyen rapide et facile d'entrer en contact avec des collègues et d'autres partenaires commerciaux, et sont un outil efficace pour planifier toutes sortes de réunions. Que vous essayiez de prendre rendez-vous avec un collègue, un supérieur ou un parfait inconnu, vous devez d'abord formater l'e-mail avec une ligne d'objet et un corps de texte clairs. Une fois que vous avez déconnecté votre e-mail et envoyé le message, attendez 3 à 5 jours avant d'envoyer une réponse de suivi.
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Méthode 1 sur 2: Formatage de l'e-mail
Étape 1. Mentionnez dans la ligne d'objet que vous souhaitez rencontrer
Indiquez clairement votre objectif dans la ligne d'objet de l'e-mail, afin que le destinataire sache immédiatement que vous souhaitez le rencontrer. Évitez d'utiliser un langage vague comme « réunion » ou « heure de réunion possible ». Au lieu de cela, utilisez des dates et des délais spécifiques dans la ligne d'objet afin que votre destinataire sache immédiatement à quoi s'attendre.
Par exemple, saisissez quelque chose comme ceci: "Demande de réunion pour le 17/05 à 11 h 00"
Étape 2. Utilisez un message d'accueil approprié pour commencer votre e-mail
Essayez d'utiliser un message d'accueil formel standard lorsque vous commencez à rédiger votre message. Si vous contactez un agent public ou une autre personne distinguée que vous n'avez jamais rencontrée, utilisez son titre complet dans l'en-tête. Si vous contactez un collègue ou un supérieur, utilisez un titre honorifique tel que « M. », « Mme », « Mx. » ou « Mlle ». En règle générale, essayez d'utiliser des salutations telles que « Cher », « Bonjour » et « Salut » pour commencer votre e-mail.
- Si vous vous adressez à un bureau général ou à un groupe plutôt qu'à un individu, utilisez plutôt « À qui de droit ».
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Par exemple, si vous tendiez la main à votre supérieur, essayez de rédiger la salutation comme ceci:
« Cher M. Jackson, J'espère que cet e-mail vous trouvera bien ! Je voulais vous contacter pour une éventuelle rencontre.
Étape 3. Présentez-vous si vous rencontrez un parfait inconnu
Consacrez votre premier paragraphe à une brève introduction si vous écrivez à un agent public ou à une autre personne que vous n'avez jamais rencontrée auparavant. Concentrez-vous sur votre nom, votre poste et vos relations professionnelles, afin que le destinataire sache qui vous êtes et pourquoi vous le contactez. Si vous contactez quelqu'un que vous connaissez déjà, comme un patron ou un collègue, ne vous sentez pas obligé d'inclure un paragraphe d'introduction.
- Votre introduction ne devrait pas prendre beaucoup de temps à lire.
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Essayez d'écrire quelque chose comme ceci:
Chère Mme Atkins, Je m'appelle Sarah Clement et je travaille pour le refuge pour animaux du comté de Jones.
Étape 4. Décrivez la raison de la réunion et son importance globale
Au début de l'e-mail (après votre introduction, si vous avez choisi d'en inclure un), indiquez le type de réunion que vous aimeriez avoir avec le destinataire et s'il s'agira d'une rencontre formelle ou informelle. Une fois que vous avez expliqué à quoi sert la réunion, expliquez pourquoi la réunion est importante pour la tâche que vous essayez d'accomplir. Essayez de garder vos explications brèves, car votre destinataire n'aura peut-être pas beaucoup de temps pour parcourir votre e-mail.
Par exemple, essayez d'écrire quelque chose comme ceci: « Pouvez-vous me rencontrer la semaine prochaine pour discuter de la prochaine campagne d'adoption ? Étant donné que vous êtes l'actuel conseiller financier du refuge pour animaux, je pense que vous pourriez fournir beaucoup d'informations sur le budget de fonctionnement de l'organisation pour l'événement
Étape 5. Suggérez un lieu et une heure possibles pour votre réunion
Essayez de penser à un endroit bien connu et facilement accessible pour le destinataire. Si vous travaillez dans le même bâtiment ou dans le même endroit que la personne à qui vous envoyez un e-mail, voyez si vous pouvez vous rencontrer pendant une pause déjeuner. Si vous et le destinataire ne vivez ou ne travaillez pas à proximité, essayez de suggérer un restaurant ou un autre espace public où vous pourriez vous rencontrer. De plus, mentionnez une plage d'horaires qui vous convient, afin que le destinataire puisse vous indiquer plus facilement sa disponibilité.
- Si vous avez tous les deux un emploi du temps chargé, envisagez de planifier une réunion par téléphone ou par vidéoconférence.
- Par exemple, rédigez quelque chose comme ceci: « Seriez-vous capable de passer au refuge pour animaux cette semaine ? Je serai à la réception tous les jours de 9h à 17h.
Étape 6. Demandez au destinataire de répondre à votre message
Étant donné que vous planifiez techniquement un événement, demandez poliment au destinataire de répondre avec sa disponibilité. Si vous contactez une personne particulièrement occupée, n'oubliez pas qu'elle peut mettre un jour ou deux à répondre. arrière.
Par exemple, dites quelque chose comme ceci: « Si vous pouviez me faire part de vos disponibilités pour la semaine prochaine, je vous en serais très reconnaissant
Étape 7. Utilisez un langage de clôture cordial lorsque vous terminez l'e-mail
Rédigez une phrase de clôture qui rappelle le but de votre e-mail, afin que le destinataire comprenne clairement le but de la réunion. Utilisez un ton amical pour fermer votre e-mail, en utilisant des phrases telles que « Sincèrement », « Merci » ou « Meilleurs vœux ». Après avoir rédigé la signature, laissez une signature sous votre nom, qui rappelle votre poste ou votre carrière actuelle.
- Adaptez votre langue au destinataire. Si vous parlez à un collègue, une signature comme « À bientôt » aurait plus de sens que « Respectueusement vôtre ». Si vous contactez un supérieur, « Sincèrement » ou « Meilleurs vœux » serait plus approprié qu'une simple signature comme « À bientôt ».
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Par exemple, écrivez quelque chose comme ceci:
J'ai hâte de vous rencontrer bientôt, car je veux que cette campagne d'adoption soit la plus réussie possible.
Sincèrement, Sarah Clément
Coordonnateur des activités, refuge pour animaux du comté de Jones
Étape 8. Incluez toutes les pièces jointes pertinentes liées à la réunion
Joignez tous les documents, feuilles de calcul ou autres fichiers pertinents qui pourraient aider à préparer le destinataire pour la réunion. Si vous contactez quelqu'un au sujet d'un sujet complexe, incluez les brochures ou les fiches techniques nécessaires pour aider le destinataire à comprendre le sujet de la réunion.
Par exemple, si vous discutez des changements budgétaires pour un événement à venir, vous pouvez inclure une feuille de calcul du budget de l'année précédente
Étape 9. Utilisez un langage professionnel et une grammaire appropriée tout au long de l'e-mail
Relisez votre message à la recherche d'erreurs de grammaire et d'orthographe évidentes, afin que votre brouillon final soit aussi soigné et net que possible. De plus, supprimez toutes les abréviations ou argot qui rendent le message plus décontracté ou plus difficile à comprendre. Si votre version finale n'a pas l'air et ne semble pas professionnelle, le destinataire pourrait ne pas prendre votre demande au sérieux.
Bien que les emojis puissent être amusants à utiliser dans les SMS et les e-mails occasionnels, vous ne devriez pas les utiliser pour demander une réunion
Méthode 2 sur 2: Suivi avec le bénéficiaire
Étape 1. Rédigez un e-mail de suivi si le destinataire ne vous répond pas dans les 3 à 5 jours
Donnez quelques jours au destinataire pour lire et répondre à votre demande. Si vous n'avez pas de réponse dans un délai d'une semaine ouvrable, envoyez un e-mail rapide à la personne pour lui rappeler que vous attendez une réponse. Soulignez que vous êtes reconnaissant d'avoir eu l'occasion de les rencontrer et que vous êtes reconnaissant pour leur temps.
- Les appels de suivi sont également un moyen efficace de contacter la personne que vous essayez de rencontrer.
- Par exemple, rédigez quelque chose comme ceci: « Je voulais juste faire un suivi avec vous concernant ma demande de rendez-vous. Quand vous aurez un moment libre, pourriez-vous me dire votre disponibilité pour une réunion la semaine prochaine ? »
Étape 2. Corrigez les détails de la réunion dans un e-mail supplémentaire
Négociez avec l'horaire de l'autre personne une fois qu'elle a répondu. Prenez note de la disponibilité de l'autre personne et confirmez une heure de rendez-vous à une date où vous êtes tous les deux disponibles. Essayez de confirmer une date et une heure dans 1 à 2 e-mails pour éviter toute confusion et tout encombrement dans votre boîte de réception.
- Essayez d'être aussi flexible que possible. Si vous contactez une personne occupée, elle pourrait ne pas être en mesure de vous rencontrer tout de suite.
- Ne programmez pas de rendez-vous à la dernière minute. Si le destinataire est occupé, vous ne pourrez peut-être pas vous mettre d'accord sur une date de rencontre.
Étape 3. Envoyez un rappel ou une confirmation quelques jours avant la réunion
Si vous souhaitez être mieux préparé avant la réunion prévue, essayez d'envoyer un e-mail de confirmation au destinataire comme rappel. Ne faites pas plutôt cet e-mail trop long, indiquez le jour, l'heure et le lieu où vous prévoyez de vous rencontrer afin de vérifier que la réunion se déroule toujours comme prévu.
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Par exemple, écrivez quelque chose comme ceci:
Je voulais juste confirmer que nous nous réunissons toujours le 17 mai à 11 heures au refuge pour animaux du comté de Jones.
