L'archivage est le stockage ou la conservation d'informations. Les organisations convertissent chaque jour des documents papier en documents numériques, pour augmenter la durée de vie des documents. Cela, associé à l'immense quantité de données générées par les ordinateurs aujourd'hui, signifie que l'archivage des documents ne fera que croître en importance. Si vous savez archiver des documents, vous pouvez libérer de l'espace pour que votre ordinateur traite plus efficacement les documents actuels.
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Étape 1. Archivez les documents dans un fichier zip
Particulièrement utiles pour les fichiers importants, mais rarement nécessaires, les fichiers zip réduisent l'espace que les documents occupent sur votre disque dur.
- Mettez simplement en surbrillance les fichiers que vous souhaitez convertir au format zip.
- Faites un clic droit avec votre souris puis choisissez "Envoyer à".
- Vous souhaitez envoyer les fichiers dans un "dossier compressé (zippé)".
- Vérifiez que les fichiers sont bien là en double-cliquant sur le dossier zip. S'ils le sont, vous pouvez alors supprimer les fichiers originaux.
Étape 2. Migrez vos documents vers un support de stockage séparé
Les choix populaires pour l'archivage numérique sont les lecteurs de bande externes, les disques durs externes ou les clés USB.
Étape 3. Sauvegardez les documents sur un CD ou un DVD si vous disposez d'un graveur de CD ou de DVD
Les sauvegardes sont une autre façon d'archiver, bien que vous connaissiez probablement cette méthode sous un autre nom: la gravure d'un disque. Par exemple, Windows utilise un système de fichiers en direct et un format maîtrisé (mieux pour la compatibilité avec d'autres appareils) pour copier des fichiers sur des CD ou des DVD.
- Insérez un CD ou un DVD inscriptible dans le graveur de CD ou de DVD de votre ordinateur pour le système de fichiers en direct.
- Lorsque la boîte de dialogue s'affiche, cliquez sur « Graver les fichiers sur un disque de données ».
- Nommez le disque, puis cliquez sur "Suivant".
- Attendez qu'un dossier vide apparaisse pour le disque. Cela signifie que le disque est formaté et prêt à copier des fichiers.
- Ouvrez le dossier contenant les documents que vous souhaitez archiver et faites glisser les fichiers dans le dossier du disque vide.
- Pour le format Masterisé, insérez un CD ou un DVD inscriptible dans le graveur de CD ou de DVD d'un ordinateur.
- Lorsque la boîte de dialogue apparaît, cliquez sur "Graver les fichiers sur un disque de données".
- Nommez le disque et cliquez sur "Afficher les options de formatage".
- Choisissez "Maîtrisé" et cliquez sur "Suivant".
- Attendez qu'un dossier vide apparaisse pour le disque. Cela signifie que le disque est formaté et prêt à copier des fichiers.
- Ouvrez le dossier contenant les documents que vous souhaitez archiver et faites glisser ces fichiers dans le dossier du disque vide.
Étape 4. Envoyez des documents vers un stockage hors site
- En plus de fonctionner comme un emplacement pour les fichiers archivés, les emplacements de stockage hors site sécurisés protègent les données contre les catastrophes telles que les incendies et les pannes de disque dur.
- Avec autant d'entreprises proposant ce service, vous devez contacter directement une entreprise pour connaître son fonctionnement et les garanties incluses dans l'archivage des documents hors site.
Étape 5. Utilisez un logiciel d'archivage numérique
- L'une des méthodes les plus connues pour préserver l'apparence d'un document consiste à créer un fichier PDF. Proposé par Adobe, ce logiciel - - connu sous le nom d'Adobe Acrobat - - permet de convertir facilement des documents au format PDF à partir de divers logiciels. Il existe également plusieurs programmes gratuits qui créeront ces fichiers.
- Le fait que les spécifications soient publiques signifie que les futures versions du logiciel d'Adobe pourront lire les versions antérieures des documents.
- De plus, les lecteurs PDF sont facilement disponibles en téléchargement gratuit sur le site Web d'Adobe.
Étape 6. Restez à jour avec la technologie pour archiver des documents
Avec le développement rapide de la technologie, ce qui est actuel aujourd'hui peut devenir obsolète demain. Cela peut être un problème lors de la migration de fichiers archivés vers un nouveau système.
Des astuces
- Cataloguez les fichiers archivés afin que vous ou d'autres personnes puissiez trouver les fichiers nécessaires au fil du temps. Cela peut être aussi simple que de nommer des fichiers ou des dossiers avec le nom du contenu et les dates que les fichiers englobent. Par exemple, si vous archivez des dossiers commerciaux, vous pouvez nommer un dossier « Fichiers commerciaux 1er trimestre 1997 ». Dans les systèmes plus importants, les archives utilisent très probablement des métadonnées à des fins de catalogage.
- Une autre raison d'archiver des fichiers est qu'il existe parfois des exigences légales qui nécessitent la sauvegarde d'informations.
Mises en garde
- Les données multimédias sont souvent liées à un matériel ou à un logiciel spécifique et peuvent ne pas être accessibles en dehors de systèmes propriétaires.
- L'un des dangers est le risque de corruption de fichiers. Assurez-vous d'utiliser un système bien testé pour sauvegarder vos informations.
- L'absence de système d'archivage des documents peut entraîner la perte involontaire de fichiers, surtout s'ils sont supprimés par erreur.
