Les documents de processus guident les lecteurs à travers la séquence logique des étapes nécessaires pour mener à bien un processus. Par exemple, les articles wikiHow sont un type de document de processus. Le contenu d'un document de processus peut être compliqué ou simple, mais vous devrez déterminer quelles étapes doivent être effectuées, la séquence logique de ces étapes et ce que la séquence accomplira si elle est effectuée avec succès. Avec ces bases à l'esprit, il est possible de créer une documentation de processus pour tout, de la cuisson d'un œuf à l'exécution d'une campagne de marketing internationale.
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Partie 1 sur 3: Commencer un document de processus
Étape 1. Identifiez le processus
Presque tout peut être décomposé en un processus et transformé en un document de processus. Voici quelques exemples:
- Faire des pâtes
- Apprendre à conduire
- Écrit une lettre
- Faire un roulement de tambour
Étape 2. Déterminez les ressources dont vos lecteurs auront besoin
Pensez à toutes les ressources dont vos lecteurs auront besoin pour mener à bien le processus que vous souhaitez décrire. Comprendre les ressources impliquées sera utile pour décider comment décrire chacune des étapes. Voici quelques exemples de ressources nécessaires:
- Faire des pâtes: eau, pâtes, sel, marmite, passoire, chaleur, temps
- Apprendre à conduire: véhicule, enseignant, temps (apprentissage et pratique), connaissance du code de la route
- Rédiger une lettre: compétences en écriture et en orthographe, papier, stylo ou crayon
- Exécution d'un roulement de tambour: batterie, baguettes, expérience de la batterie, temps
Étape 3. Tenez compte de votre public
Avant d'aller plus loin, vous devriez prendre le temps de réfléchir à qui est votre public et à ce qu'il sait déjà de votre sujet. Cette connaissance peut vous aider à déterminer quelles informations vous devez inclure et quelles informations vous pourriez être en mesure de laisser de côté.
Par exemple, si vous rédigez un document de processus sur la façon de cuisiner des pâtes pour un public général qui peut ou non savoir cuisiner, vous voudrez probablement définir des termes comme « al dente » et décrire ce que l'on entend par « » Bouillir."
Étape 4. Créez un titre
Chaque document de processus a besoin d'un titre clair expliquant quel processus vous détaillez. Pour déterminer ce que vous devriez appeler votre document de processus, réfléchissez à ce que vous voulez que vos lecteurs apprennent à faire. Par exemple, vous pouvez appeler votre document de processus « Faire des pâtes », « Apprendre à conduire » ou « Écrire une lettre ».
Utilisez la forme impérative pour votre titre et vos étapes. Votre document de processus doit commencer par un verbe au présent, tel que « faire », « cuisiner », « apprendre » ou « écrire ». Vous devez continuer à utiliser ce temps pour décrire les étapes de votre processus
Étape 5. Utilisez votre introduction pour attirer vos lecteurs
L'introduction de votre document de processus vous donnera l'occasion d'expliquer ce que le document offrira et attirera également l'attention de votre lecteur. Dans votre introduction, c'est une bonne idée de créer un sentiment d'urgence afin que votre lecteur veuille continuer à lire. Essayez de créer un problème pour vos lecteurs et proposez ensuite de le résoudre.
Par exemple, lors de l'introduction d'un document de processus qui explique comment faire des pâtes, vous pourriez dire quelque chose comme: « La cuisson des pâtes peut sembler facile, mais il est facile de trop cuire ou de ne pas assez cuire les pâtes. C'est un problème car les pâtes trop moelleuses ou trop molles peuvent être peu appétissantes, peu importe le type de sauce que vous mettez dessus. Mais si vous faites des pâtes de la bonne manière, alors vos pâtes seront aussi impressionnantes que votre sauce
Partie 2 sur 3: Description de votre processus
Étape 1. Décomposez le processus
Pensez aux choses qui doivent se produire dans le cadre du processus que vous essayez de décrire. Notez autant de parties du processus que possible pour commencer. Il s'agit d'une stratégie de pré-écriture appelée « liste ». Ce faisant, essayez de diviser le processus en petites étapes faciles à comprendre. Par exemple, si vous voulez expliquer comment faire des pâtes, vous pouvez écrire:
- Sortez un pot et remplissez-le d'eau.
- Mettez la casserole sur la cuisinière et allumez le feu à vif.
- Sortez les pâtes.
- Ajouter les pâtes à l'eau.
- Baissez légèrement le feu.
- Cuire le temps indiqué sur l'emballage.
- Égoutter les pâtes dans une passoire dans l'évier.
Étape 2. Placez vos étapes dans l'ordre
Une fois que vous avez une liste de base des étapes que vos lecteurs devront effectuer, examinez-les et assurez-vous qu'elles sont en ordre. Demandez-vous s'il serait plus logique de donner l'une de vos étapes plus tôt ou plus tard dans la séquence.
- Par exemple, si vous décrivez le processus de fabrication des pâtes, vous pourriez vous demander s'il est plus logique de dire aux lecteurs de sortir les pâtes avant ou après que l'eau se réchauffe.
- Si le processus que vous décrivez est quelque chose d'assez compliqué ou que vous pouvez faire sans y penser, alors vous devrez peut-être passer plus de temps à considérer la logique de vos étapes. Par exemple, si vous êtes un batteur expérimenté essayant de décrire comment faire un roulement de batterie, vous devrez peut-être vous asseoir devant votre batterie et faire quelques roulements de batterie.
- Pendant que vous effectuez les étapes de votre processus, pensez à ce qui se passe en premier, deuxième, troisième, etc. Comparez cette séquence avec votre liste d'étapes.
Étape 3. Déterminez si vous devez fournir des informations supplémentaires
Réfléchissez au processus et essayez de déterminer s'il manque des informations dans le processus. Essayez de déterminer s'il y a quelque chose que les lecteurs devront faire avant de pouvoir terminer l'une de vos étapes.
- Par exemple, vous pourriez conseiller à vos lecteurs de régler une minuterie lors de l'ajout des pâtes à l'eau. Ou, vous pourriez conseiller aux lecteurs de vérifier un morceau de pâtes avant de vider le pot entier.
- Essayez de lire vos étapes à un ami pour voir s'il y a quelque chose que vous avez manqué. Ne développez rien de ce que vous avez écrit, lisez simplement vos étapes à un ami et demandez des suggestions.
Étape 4. Développez vos étapes
Après avoir conçu une séquence solide pour vos étapes, vous devrez développer chacune de vos étapes. Chaque étape de votre document de processus doit inclure des informations utiles pour aider vos lecteurs à comprendre comment effectuer chacune des étapes. Essayez d'être aussi détaillé que possible.
Par exemple, lorsque vous conseillez aux lecteurs de sortir un pot et de le remplir d'eau, vous devrez dire quel type de pot les lecteurs doivent utiliser et combien d'eau les lecteurs doivent ajouter au pot. Vous pourriez dire aux lecteurs d'utiliser une grande marmite pour cuire les pâtes et de la remplir de 12 tasses d'eau
Étape 5. Donnez des exemples
Les exemples peuvent aider vos lecteurs à se faire une idée plus précise de la façon de faire quelque chose qui pourrait être difficile à comprendre. Essayez d'utiliser des exemples qui seront faciles à comprendre pour vos lecteurs et expliquez comment l'exemple se rapporte au processus que vous décrivez.
Par exemple, si vous essayez d'expliquer aux lecteurs comment tenir fermement une baguette pour faire un roulement de tambour, vous pouvez utiliser l'exemple de tenir un crayon pour décrire la pression requise. Les lecteurs pourront comprendre comment tenir un stylo ou un crayon et utiliser ces connaissances pour les aider à tenir une baguette de la bonne façon
Étape 6. Offrez des conseils de dépannage
Pensez aux erreurs courantes que les gens commettent en essayant de terminer ce processus et assurez-vous de corriger ces erreurs courantes dans votre document. Vous pouvez trouver un moyen d'intégrer ces informations dans l'une de vos étapes ou vous pouvez fournir ces informations à la fin de votre document.
Par exemple, la raison pour laquelle de nombreuses personnes finissent par trop cuire leurs pâtes est peut-être parce qu'elles oublient de régler une minuterie. Ou peut-être que beaucoup de gens ont du mal avec les roulements de tambour parce qu'ils tiennent leurs baguettes trop serrées
Partie 3 sur 3: Finir le document
Étape 1. Incluez des transitions si nécessaire
Les transitions sont des mots qui aident à améliorer le flux de votre écriture. Les transitions peuvent vous aider à clarifier quand les lecteurs sont censés faire des choses dans votre processus. Par exemple, vous pourriez conseiller à vos lecteurs de régler la minuterie juste AVANT d'ajouter les pâtes à l'eau bouillante. Ou, vous pourriez conseiller à vos lecteurs de mettre des gants de cuisine ET PUIS verser les pâtes dans la passoire de l'évier. Voici d'autres bons mots de transition à utiliser dans un document de processus:
- Suivant
- après
- premier
- dernier
- aussi
Étape 2. Simplifiez votre langage
Lorsque vous décrivez un processus pour un large public, il est important de vous assurer que les mots que vous utilisez sont suffisamment simples pour être compris par la plupart des gens. L'utilisation de beaucoup de jargon (langage technique) peut rendre difficile la compréhension des instructions par les lecteurs. Prenez une minute pour lire vos instructions et cherchez des moyens de simplifier le langage.
Si vous devez utiliser un mot spécial pour décrire votre processus, assurez-vous de le définir pour vos lecteurs. Par exemple, si vous décrivez comment faire des pâtes, vous devrez expliquer ce que signifie « al dente »
Étape 3. Testez le processus
Il est important de s'assurer que le processus que vous avez décrit peut être effectué avec succès en suivant vos instructions. Essayez de terminer le processus que vous avez décrit en suivant chaque étape dans l'ordre dans lequel vous les avez placés et en utilisant uniquement les informations que vous avez incluses.
- Pendant que vous testez votre processus, essayez d'identifier toute information manquante ou tout ce qui pourrait ne pas être clair pour vos lecteurs.
- Demandez également à quelqu'un d'autre de tester votre processus. Demander à quelqu'un d'autre de tester votre processus peut garantir encore plus de précision dans votre document de processus. Demandez à un ami ou à un membre de votre famille d'utiliser vos étapes pour terminer le processus que vous avez décrit.
Étape 4. Formatez votre document
Selon la façon dont vous prévoyez d'utiliser votre document de processus, vous devrez peut-être le formater. Par exemple, si votre document de processus est destiné à être formaté comme un essai de style MLA pour un devoir de classe, vous devrez alors revoir les directives de votre instructeur et vous assurer que votre document les respecte. Si vous utilisez votre document pour un site Web, vous devrez alors formater votre document pour répondre à vos besoins.
