C'est toujours frustrant de devoir attendre une réponse, que ce soit pour un entretien d'embauche, une proposition commerciale ou simplement pour planifier avec un ami. L'envoi d'un e-mail de suivi peut être très efficace pour obtenir cette réponse, surtout si vous faites votre demande après une attente raisonnable et que vous l'écrivez de manière claire, concise et respectueuse. Pour améliorer davantage vos chances de réussite, faites autant de « travail des jambes » que possible pour faciliter les choses pour votre destinataire.
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Méthode 1 sur 3: Choisir quand et où envoyer les suivis
Étape 1. Attendez au moins 3 jours ouvrables pour envoyer un suivi
Il n'y a pas de règle universelle sur le temps d'attente avant d'envoyer un e-mail de suivi. Une bonne règle de base est de 3 jours ouvrables, à moins que votre personne de contact n'ait donné une date précise à laquelle elle répondrait. Dans ce cas, attendez au moins 1 jour ouvrable après cette date.
- Par exemple, si la personne a dit qu'elle répondrait avant ou le mardi 19, attendez au moins jusqu'au mercredi 20 pour répondre.
- Pour les suivis d'entretiens d'embauche, il est généralement préférable d'attendre au moins 5 jours ouvrables.
- Il n'est pas nécessaire de ne compter que les jours ouvrables (c'est-à-dire en sautant les week-ends et les jours fériés) lors du suivi à titre personnel.
- Ne présumez pas du pire, comme si vous n'avez pas obtenu le poste ou qu'ils ne sont pas intéressés par votre proposition commerciale, simplement parce que vous n'avez pas obtenu de réponse rapide. Votre personne de contact est peut-être très occupée !
Étape 2. Adressez l'e-mail directement à votre personne de contact
C'est toujours le cas pour les e-mails personnels, bien sûr, et généralement la meilleure stratégie pour les suivis commerciaux. Si la personne vous a donné ses coordonnées ou vous a invité à faire un suivi avec elle, envoyez toujours le message directement à elle (et à elle seule).
- Si la personne ne vous a pas donné ses coordonnées ou ne vous a pas invité à faire un suivi avec elle, envoyez votre e-mail à votre personne de contact dirigée (comme un assistant administratif ou un coordinateur du recrutement). Demandez dans la ligne d'objet que le message soit adressé à la personne avec qui vous avez traité précédemment.
- Si vous avez déjà été en contact avec la personne par e-mail, utilisez les mêmes adresses e-mail « à » et « de » qu'avant.
Étape 3. N'envoyez pas plus de 2 e-mails de suivi au total
Il est déjà assez difficile de savoir quand envoyer un suivi, alors qu'en est-il d'un suivi à un suivi ? Si votre premier suivi reste sans réponse, attendez au moins 1 à 2 jours ouvrables pour envoyer le deuxième suivi. Si ce deuxième message reste sans réponse, arrêtez le suivi ou contactez quelqu'un d'autre au sein de l'entreprise.
- Bien que vous puissiez créer un nouveau message de suivi si vous le souhaitez, vous pouvez également envoyer le même message que votre message de suivi d'origine, mais ajoutez une note en haut comme suit: "(Tom: j'ai envoyé ce message de suivi mardi et j'ai hâte d'avoir de vos nouvelles concernant l'opportunité commerciale dont nous avons discuté jeudi dernier. Merci, Jan)”
- En règle générale, ne vous inquiétez pas du tout (de ne pas obtenir le travail, etc.) si vous devez envoyer 1 suivi. Ne vous inquiétez qu'un peu si vous devez envoyer 2 relances. Commencez à vous inquiéter un peu plus si vous n'avez pas de réponse après le deuxième suivi !
Étape 4. Anticipez le besoin d'un suivi avec un e-mail de remerciement
Il est toujours poli d'envoyer un e-mail de remerciement le lendemain de toute réunion d'affaires - en particulier, mais pas seulement, un entretien d'embauche - ainsi qu'après de nombreux scénarios de contact personnel. Si vous ajoutez une mention de suivi à ce remerciement, vous pourrez peut-être encourager une réponse sans avoir à envoyer un suivi séparé quelques jours plus tard.
- L'e-mail de remerciement peut utiliser à peu près le même format et le même contenu qu'un e-mail de suivi, avec juste un peu plus d'espace dédié au remerciement de la personne et un peu moins de temps passé à demander une réponse.
- Cela ne compte pas comme un suivi "officiel", donc vous pouvez toujours envoyer jusqu'à 2 "vrais" suivis si nécessaire !
Méthode 2 sur 3: Formatage des e-mails de suivi
Étape 1. Référez-vous directement à votre contact précédent dans la ligne d'objet
Si votre ligne d'objet est vague ou non pertinente, votre suivi peut finir non lu ou dans la corbeille. Choisissez vos mots avec soin afin que la ligne d'objet se connecte immédiatement et explicitement à votre interaction avec le destinataire.
- Une stratégie consiste à ajouter « RE: » à une description de votre interaction précédente afin qu'elle se lise comme une continuation de cet événement: « RE: Interview du vendredi 23 9/23 à 11 h 00. »
- Une autre option consiste à inclure votre nom, un descripteur bref et direct, et la raison de votre e-mail: "Terry Regula 9/23 Interview Follow-Up".
- Ne présumez jamais que la personne reconnaîtra votre adresse e-mail et ouvrira le message. Utilisez la ligne d'objet à votre avantage.
Étape 2. Nommez le destinataire dans votre message d'accueil et remerciez-le dans votre clôture
Bien que vous puissiez être suffisamment informel pour un e-mail de suivi personnel, un suivi commercial doit équilibrer la formalité respectueuse et la familiarité produite par votre interaction précédente. Dans la plupart des cas, par exemple, vous pouvez saluer la personne par son prénom, à condition qu'elle se présente comme « Joe Selmon » ou qu'elle dise « appelle-moi Barb ».
- Votre message d'accueil peut généralement ressembler à ceci: « Cher Joe » ou « Cher Barbe », à moins que vous ne pensiez qu'une plus grande formalité est appropriée: « Cher M. Selmon » ou « Cher Dr. Bennet. »
- Pour la clôture, remerciez-les une dernière fois et utilisez votre nom et prénom: « Merci, Steve Caraway.
Étape 3. N'utilisez pas plus de 3 à 4 paragraphes, chacun de 2 à 3 phrases
Quand il s'agit de rédiger des suivis, allez droit au but et allez-y vite ! Cela ne signifie pas écrire une seule phrase, mais cela signifie créer un e-mail simplifié sans aucun contenu superflu. Créez des paragraphes clairs et épurés le long des lignes suivantes (ou similaires):
- Salutation
- Paragraphe 1: un merci et une déclaration claire que vous suivez.
- Paragraphe 2: un petit récapitulatif des coordonnées de votre contact.
- Paragraphe 3: une réaffirmation rapide de votre intérêt ou de votre empressement.
- Paragraphe 4: une déclaration selon laquelle vous « attendez avec impatience » une mise à jour ou qu'elle « serait appréciée ».
- Fermeture
Étape 4. Fournissez toutes les informations pertinentes dont le destinataire a besoin
Assurez-vous que l'autre personne doit faire le moins possible afin de vous donner un suivi. La seule raison pour laquelle ils ne vous ont pas encore répondu est probablement parce qu'ils ont été occupés. Ainsi, s'ils doivent parcourir leurs notes ou leurs fichiers pour obtenir des informations sur votre interaction précédente, ils sont plus susceptibles de décider que cela ne vaut pas la peine de vous répondre maintenant non plus.
- Si vous avez eu un entretien, mentionnez la date et l'heure précises, le nom du poste et soit un résumé très rapide de l'entretien, soit une anecdote ou un épisode sélectionné. Par exemple: « Je vous écris pour faire suite à notre entretien lundi dernier le 23 à midi. Vous vous souvenez probablement que j'avais tellement hâte de parler du poste de directeur des ventes que j'ai failli renverser mon café sur votre bureau ! »
- Assurez-vous de fournir des informations claires pour chaque forme de contact que vous souhaitez qu'ils aient la possibilité d'utiliser: e-mail, téléphone/sms, courrier, etc.
Méthode 3 sur 3: Être clair, concis et respectueux
Étape 1. Remerciez le destinataire et indiquez que vous suivez dès le début
N'enfouissez pas le fait que vous écrivez un suivi au milieu de l'e-mail. Au lieu de cela, faites savoir immédiatement à la personne pourquoi vous la contactez et montrez-lui une certaine appréciation pendant que vous y êtes !
Essayez quelque chose comme ceci: « Merci encore d'avoir pris le temps de me rencontrer jeudi dernier. Je vous écris pour faire le suivi de cette réunion et de vos réflexions sur ma proposition
Étape 2. Récapitulez votre interaction et réaffirmez rapidement votre intérêt
Donnez à la personne un rappel sur votre contact précédent, en particulier dans un scénario professionnel lorsque vous savez que l'autre personne a géré de nombreux entretiens, réunions, etc. Assurez-vous qu'ils se souviennent immédiatement de qui vous êtes et de ce dont vous avez discuté.
Par exemple: « Ce fut un plaisir de présenter mon plan pour rationaliser vos opérations de facturation, et j'espère que vous partagez mon enthousiasme à travailler ensemble pour le mettre en œuvre. »
Étape 3. Soyez direct et poli, pas arrogant, excusez-vous ou passif-agressif
N'ayez pas honte de suivre! C'est une bonne chose de confirmer votre intérêt et votre désir de savoir où vous en êtes, à condition de le faire avec politesse et respect. N'oubliez pas que vous n'avez pas à répondre à vos conditions, mais faites une demande, pas une demande.
- Utilisez un ton comme celui-ci: « J'ai hâte de savoir où j'en suis en ce qui concerne le poste de sensibilisation communautaire ».
- Ne soyez pas arrogant: « Vous avez promis une réponse d'ici hier, et j'ai besoin de vous entendre dès que possible. »
- Ne soyez pas passif-agressif non plus: « Je suppose que je n'ai pas obtenu le poste puisque vous ne m'avez jamais rappelé, mais j'aimerais avoir une confirmation. »
Étape 4. Montrez et dites au destinataire que vous appréciez son temps
Utiliser une ligne d'objet claire et aller directement au but de votre e-mail montre du respect pour le temps de l'autre personne. C'est aussi une bonne idée d'indiquer spécifiquement une ou deux fois dans le message que vous appréciez le temps qu'ils vous consacrent. En faire trop avec la flatterie n'est pas nécessaire ni même utile, mais montrer un peu de respect améliore toujours vos chances d'une réponse rapide.
- Par exemple: "Je sais que vous êtes vraiment occupé à cette période de l'année et j'apprécie le temps que vous avez passé à interagir avec moi."
- Ou: « Merci encore d'avoir pris le temps de répondre à mes questions jeudi dernier. J'ai juste une autre demande rapide.
- Si la personne a été trop occupée pour vous répondre, montrer et lui dire à quel point vous appréciez son temps est un excellent moyen de l'amener à répondre !
