Comment écrire un e-mail (avec des images)

2024 Auteur: Gilbert Ryder | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-16 17:31

La rédaction d'un e-mail est assez simple, mais il existe un format général que vous devez garder à l'esprit. Soyez également conscient des différences entre les e-mails informels et formels. Voici ce que vous devez savoir.

Comment écrire le meilleur diaporama d'e-mails

Pas

Partie 1 sur 5: Essentiels des e-mails

Étape 1. Configurez une adresse e-mail

Si vous n'avez pas encore d'adresse e-mail, vous devrez vous inscrire auprès d'un fournisseur de messagerie avant de continuer. Heureusement, il existe de nombreux fournisseurs de messagerie gratuits sur le Web avec lesquels vous pouvez obtenir une adresse e-mail gratuite sans frais. Parmi les plus populaires, citons:

Gmail
Hotmail
Yahoo Mail

Étape 2. Cliquez sur "Composer" ou "Nouveau"

"Avant de pouvoir écrire un e-mail, vous devrez ouvrir une nouvelle boîte de message vide pour écrire votre e-mail. La méthode exacte varie en fonction du service que vous utilisez, mais il y aura généralement un bouton vers le haut de la page avec une étiquette telle que "Composer", "Nouveau" ou "Nouveau message".

Si vous ne savez pas comment créer un nouveau message, consultez les pages d'aide de votre service de messagerie pour en savoir plus à ce sujet

Étape 3. Répertoriez les adresses e-mail des destinataires

Vous n'avez pas besoin d'indiquer votre propre adresse e-mail, mais vous devez spécifier l'adresse e-mail de la ou des personnes à qui vous avez l'intention d'envoyer l'e-mail.

Un espace est souvent suffisant pour séparer plusieurs adresses e-mail, mais certains services vous demandent de séparer plusieurs adresses par une virgule ou une autre forme de ponctuation. Si tel est le cas, ces instructions doivent être spécifiées par votre fournisseur de messagerie spécifique.
Saisissez l'adresse e-mail du ou des destinataires principaux dans le champ « À: ». Le destinataire principal fait généralement référence à toute personne à qui l'e-mail est directement destiné ou adressé dans le corps de l'e-mail.
Saisissez d'autres adresses e-mail dans le champ « CC: ». Il s'agit du champ « copier ». Un destinataire doit être répertorié dans le champ « CC: » si l'e-mail ne le mentionne pas directement mais fait référence à quelque chose dont cette personne doit être consciente.
Utilisez le champ « Cci: » pour masquer les adresses e-mail. Si vous ne voulez pas que les destinataires d'un e-mail voient une liste d'adresses e-mail auxquelles le message est allé, vous devez saisir ces adresses e-mail dans le champ « copie cachée ».

Étape 4. Incluez un sujet informatif

Chaque service de messagerie vous permettra de saisir un sujet ou un titre pour votre e-mail dans la case « Sujet ».

Le sujet doit être bref, mais il doit également donner au destinataire une idée du sujet de l'e-mail.
- Par exemple, un e-mail occasionnel à un ami pourrait simplement dire « Quoi de neuf ? » Si vous envoyez un e-mail avec une question sur un devoir, la ligne d'objet peut indiquer quelque chose comme « Devoir de maths ».
- De même, une question à un superviseur ou à un professeur pourrait être étiquetée avec une ligne d'objet comme « Question » ou « Question sur… » suivie d'une brève étiquette décrivant le sujet en question.
Notez qu'un message sans objet apparaîtra dans la boîte de réception d'un destinataire avec le libellé "(pas d'objet)".

Étape 5. Écrivez le corps de votre e-mail

Le corps de votre e-mail doit être écrit dans la grande zone de texte sous la ligne d'objet.

Le corps de chaque e-mail doit généralement inclure une salutation, un message et une clôture.
La nature du courrier électronique est rapide, vous devez donc généralement garder la longueur de votre message assez courte.

Étape 6. Appuyez sur le bouton "Envoyer"

Une fois que vous avez fini de taper votre e-mail, examinez-le pour vérifier qu'il n'y a pas de fautes d'orthographe ou de grammaire et que le message aborde clairement le sujet que vous vouliez soulever. Si l'e-mail est prêt, cliquez sur le bouton « Envoyer » sur la boîte de message afin de l'envoyer aux destinataires répertoriés.

Partie 2 sur 5: Rédaction d'un e-mail amical

Étape 1. Sachez quand un e-mail amical est approprié

Les e-mails amicaux doivent être réservés aux proches, y compris les amis, la famille et les partenaires romantiques. Si le message est de nature informelle et que vous l'envoyez à quelqu'un avec qui vous êtes en bons termes, vous pouvez envoyer un e-mail amical.

La seule fois où vous n'enverriez pas un e-mail amical à une famille ou à un ami serait si vous envoyez un e-mail de groupe de nature officielle, comme un appel aux dons ou une annonce de vente. Étant donné que ces e-mails seront probablement envoyés à des personnes avec lesquelles vous n'êtes pas en bons termes, vous devez également les orienter vers elles

Étape 2. Gardez la ligne d'objet décontractée

Une ligne d'objet n'est pas strictement essentielle, mais c'est toujours une bonne idée d'inclure un sujet. Soyez bref, doux et concis.

Si vous écrivez simplement un e-mail pour rattraper un ami, vous pouvez inclure une ligne d'objet humoristique ou une ligne aussi simple que "Long time no see!"
Si vous écrivez avec un objectif, mentionnez quel est cet objectif. Par exemple, si vous décidez d'écrire un e-mail sur une sortie de groupe, étiquetez l'e-mail avec un sujet qui mentionne spécifiquement cette sortie.

Étape 3. Envisagez de vous adresser au destinataire par son nom

Pour un e-mail amical, ce n'est pas strictement nécessaire, mais c'est toujours une manière polie de commencer le corps de votre message.

Votre salutation peut être aussi simple que d'énoncer le nom de la personne:

Bob,
Vous pouvez également inclure un message d'accueil amical avec ce nom:
- "Hé Bob!"
- "Salut Bob,"
- "Bonjour Bob!"

Étape 4. Écrivez votre message clairement, mais gardez votre langage décontracté

Le corps de votre message doit être facile à comprendre, mais le ton doit être informel et conversationnel.

Lisez votre e-mail et demandez-vous si le contenu de l'e-mail ressemble à la façon dont vous parlez en personne. Si c'est le cas, alors vous avez obtenu un bon ton pour un e-mail amical.
Utilisez la contraction. Les contractions ne font pas partie de l'écriture formelle, mais elles font partie intégrante de la conversation quotidienne, ce qui les rend appropriées pour un e-mail amical.
N'hésitez pas à utiliser l'argot. Si vous le souhaitez, vous pouvez inclure l'argot Internet: "thx" au lieu de "merci, " "4" au lieu de "pour, " "l8r" au lieu de "plus tard", etc.
Utilisez également des émoticônes lorsque cela est approprié.:)

Étape 5. Pensez à signer votre nom

Comme les salutations, une fermeture ou une signature n'est pas strictement nécessaire pour un e-mail amical, mais cela peut être un bon moyen de terminer le message.

Votre clôture peut être aussi simple que votre nom:
- "Jen"
- "-Jen"
Vous pouvez également faire preuve d'un peu plus de créativité dans votre clôture:
- "Plus tard ! Jen"
- "Cet e-mail s'autodétruira dans 3…2…1…"

Partie 3 sur 5: Rédaction d'un e-mail formel

Étape 1. Comprenez quand les e-mails formels sont nécessaires

Vous devez utiliser un e-mail formel lorsque vous écrivez à quelqu'un avec qui vous n'êtes pas en bons termes. Cela inclut, entre autres, les superviseurs, les collègues, les clients, les instructeurs et les responsables communautaires ou politiques.

Notez que vous constaterez peut-être que des e-mails formels stricts ne sont pas nécessaires avec une personne qui entre dans l'une de ces catégories une fois que vous avez établi une relation de travail avec cette personne. Lorsqu'un e-mail "formel" devient un peu trop rigide, vous devez rédiger un e-mail "semi-formel".
- Le ton de votre message peut être un peu plus conversationnel, mais vous devriez rester à l'écart de l'argot Internet.
- Vous devez toujours inclure votre signature, mais vous n'aurez peut-être pas besoin de fournir toutes vos coordonnées sous votre nom.

Étape 2. Incluez un sujet informatif

Le sujet doit être bref mais précis. Allez droit au but.

Exemple:
- « Question à dissertation » (lorsque vous écrivez un e-mail à un professeur pour lui demander des détails sur une dissertation)
- "Application for Management Job Ad" (lors de l'envoi d'un e-mail en réponse à une offre d'emploi)
- "Problème avec la pièce n°00000" (lors de la saisie d'un e-mail pour demander au service client ou pour signaler un problème technique)

Étape 3. Tapez une salutation formelle

Une salutation formelle doit inclure le mot « Cher » suivi du nom du destinataire. Utilisez le nom de famille du destinataire et un titre approprié, et suivez la salutation avec deux points.

Exemple:
- "Cher Mr Smith:"
- "Chère Mme Jones:"
- "Cher Dr Evans:"

Étape 4. Assurez-vous que le corps de votre e-mail est concis et précis

Limitez le contenu de votre e-mail à quelques paragraphes qui abordent directement l'objet de votre e-mail. Utilisez un langage formel et assurez-vous que votre orthographe et votre grammaire sont exactes.

Évitez l'utilisation de contractions.
N'utilisez pas l'argot ou les émoticônes Internet.

Étape 5. Incluez une clôture appropriée

La conclusion la plus courante est « Sincèrement », mais il y en a quelques autres qui peuvent également fonctionner. Gardez la fermeture polie et suivez-la d'une virgule.

Les autres fermetures possibles incluent:
- Salutations
- Cordialement votre
- Meilleures salutations
- Merci
- Meilleurs vœux

Étape 6. Indiquez vos coordonnées dans votre signature, le cas échéant

Incluez votre nom complet sous la fermeture de votre e-mail. Sous votre nom, vous voudrez peut-être inclure votre titre officiel et toute information de contact qui vous sera utile.

Votre titre, si vous en avez un, doit inclure votre poste et le nom de l'entreprise ou de l'institution dont vous faites partie.
Incluez au minimum votre numéro de téléphone, votre numéro de fax et votre adresse e-mail. Vous pouvez également inclure votre adresse postale et l'URL de votre site Web.

Partie 4 sur 5: Types spécifiques d'e-mails amicaux

Étape 1. Écrivez un e-mail à un ami qui a déménagé.

Si un ami, un parent ou un être cher a récemment déménagé dans un nouvel endroit, écrivez un e-mail pour vous enregistrer en lui demandant comment s'est passé le déménagement, à quoi ressemble le nouveau quartier, etc.

Étape 2. Envoyez un e-mail amical à un ami qui ne vous a jamais donné d'adresse e-mail

Si vous avez reçu l'adresse e-mail d'un ami occasionnel d'un tiers, il est important que vous utilisiez votre e-mail pour vérifier que l'adresse est correcte et que vous clarifiiez rapidement qui vous êtes.

Étape 3. Apprenez à écrire un e-mail à un gars.

Si vous êtes une fille et que vous écrivez un e-mail à un homme pour la première fois, vous pourriez vous sentir un peu énervé. C'est particulièrement vrai si la personne à qui vous écrivez est potentiellement un sujet d'écrasement. Essayez d'écrire un e-mail qui semble décontracté mais intelligent et composé.

Bien que ce soit une décision assez risquée, vous pouvez également utiliser le courrier électronique pour dire à un gars que vous l'aimez

Étape 4. Comprendre comment écrire un e-mail à une fille.

Si vous êtes un homme qui écrit un e-mail à une fille pour la première fois, la tâche peut sembler assez intimidante. Gardez votre sang-froid et écrivez un message à la fois décontracté et bien ficelé.

Étape 5. Composez un e-mail affectueux

Si vous voulez être mignon et enjoué avec le destinataire de votre e-mail, utilisez le même genre de langage que vous utiliseriez pour flirter avec cette personne en réalité. Les émoticônes et les « câlins et bisous » (xoxo) sont également utiles.

De même, écrivez un e-mail affectueux à quelqu'un sur un site de rencontre. Pour un e-mail comme celui-ci, cependant, vous devez être à la fois séduisant et informatif afin que le destinataire ait une bonne idée de qui vous êtes

Étape 6. Écrivez un e-mail d'amour

En cette ère numérique, l'e-mail d'amour peut être considéré comme l'équivalent de la lettre d'amour. Si votre partenaire romantique est absent et que vous souhaitez envoyer un petit mot pour exprimer votre amour, le courrier électronique est le moyen le plus rapide de le faire.

Partie 5 sur 5: Types spécifiques d'e-mails formels

Étape 1. Postulez pour un emploi par e-mail

Lorsque vous envoyez votre curriculum vitae et votre candidature par e-mail, vous devez expliquer pour quel poste vous postulez, pourquoi vous le voulez et quelles qualifications vous possédez qui vous rendent bien adapté pour le poste. Vous devez également inclure votre curriculum vitae en pièce jointe.

De même, vous pouvez également écrire un e-mail pour postuler à un stage. Décrivez le type de stage que vous recherchez et comment il vous aidera à atteindre vos objectifs de carrière. Indiquez également les raisons pour lesquelles vous devriez être sélectionné pour le stage.
Envoyez un e-mail de suivi si vous n'avez pas encore reçu de réponse concernant le poste pour lequel vous avez postulé.

Étape 2. Sachez écrire un courriel à votre professeur

Envoyer un e-mail à un professeur peut sembler intimidant, mais ce n'est pas plus difficile que n'importe quel autre e-mail formel. Votre professeur est probablement une personne occupée, alors gardez vos questions aussi concises que possible.

Si votre professeur vous connaît assez bien, vous pouvez également envoyer un e-mail à votre professeur lorsque vous demandez une lettre de recommandation

Étape 3. Écrivez une lettre de requête par e-mail

Une lettre de requête est une lettre demandant à un éditeur s'il envisagerait d'accepter un travail d'écriture aux fins de publication. Vous devez décrire suffisamment le travail en question pour donner à l'éditeur une bonne idée de ce dont il s'agit.

Étape 4. Utilisez le courrier électronique pour contacter les ressources humaines

Si vous avez un problème de ressources humaines au sujet de votre entreprise, le moyen le plus rapide d'y répondre est d'envoyer un e-mail aux bonnes personnes des RH. Assurez-vous que l'e-mail aborde clairement le problème.