Bien qu'ils ne soient pas utilisés aussi fréquemment aujourd'hui, un télécopieur est toujours un appareil important pour transmettre rapidement et efficacement des documents importants, des formulaires et des notes manuscrites, en particulier dans un bureau. Un télécopieur utilise une ligne téléphonique fixe active pour envoyer et recevoir des documents, et son utilisation est aussi simple que de composer un numéro de téléphone. Une fois que vous avez correctement configuré votre télécopieur et que vous vous êtes familiarisé avec les méthodes d'envoi et de réception d'un fax, vous enverrez des documents facilement en un rien de temps !
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Partie 1 sur 3: Configuration de votre télécopieur
Étape 1. Positionnez le télécopieur
Placez le télécopieur sur une surface plane à proximité de prises de courant et d'une prise téléphonique. Assurez-vous que l'alimentation papier est orientée vers l'extérieur. Cela aidera à empêcher les fax entrants et les documents numérisés de se coincer entre le mur et l'appareil et à éviter qu'ils ne soient endommagés.
Étape 2. Connectez la source d'alimentation
Branchez le télécopieur dans la prise murale la plus proche. Assurez-vous que la connexion est saine et que la fiche s'insère correctement dans la prise. Une fois le télécopieur connecté à la source d'alimentation, assurez-vous qu'il reste éteint pour le reste de la configuration.
Étape 3. Sécurisez la ligne téléphonique
Un télécopieur utilise une ligne téléphonique pour envoyer et recevoir des données afin de créer et d'imprimer des documents. Ils ne fonctionneront pas via une ligne téléphonique Internet. Assurez-vous d'avoir une ligne téléphonique active et un numéro de téléphone pour le télécopieur afin que votre appareil puisse transmettre et recevoir des signaux pour créer les documents.
Appelez votre fournisseur de câble et de téléphone pour configurer une ligne fixe si nécessaire
Étape 4. Connectez le câble téléphonique
Un câble téléphonique standard doit être connecté à la prise téléphonique du télécopieur, qui se trouve généralement à l'arrière de l'appareil. L'autre extrémité du cordon doit être fixée directement dans la prise téléphonique murale la plus proche. Vérifiez que le cordon est connecté à la machine et à la prise téléphonique murale.
Étape 5. Ajoutez du papier et de l'encre
Le fax nécessitera une réserve de papier et d'encre pour créer et imprimer les documents entrants. Assurez-vous d'avoir ces fournitures à portée de main.
- Avant d'insérer le papier, ventilez ou retournez la pile de papier pour vous assurer qu'ils ne collent pas ensemble. Cela aidera à éviter les bourrages papier.
- Chaque machine abritera un certain type, taille et nombre de cartouches d'encre. Assurez-vous de consulter les instructions de la machine pour décider quelle encre fonctionne le mieux avec votre machine.
Étape 6. Vérifiez la connexion
Une fois que votre télécopieur est connecté et que le papier et l'encre ont été insérés, allumez la machine et vérifiez la connexion téléphonique. La connexion doit être sécurisée pour pouvoir utiliser le télécopieur.
- Vérifiez que la ligne fixe est bien connectée en décrochant le récepteur du télécopieur s'il est disponible sur votre appareil. Le récepteur doit ressembler à un téléphone. Écoutez le bourdonnement d'une tonalité, qui indiquera que la connexion est sécurisée.
- Si le télécopieur n'a pas de récepteur, vous pouvez connecter un téléphone via la prise téléphonique externe du télécopieur. Vous devriez entendre le bourdonnement d'une tonalité si la connexion est saine.
Partie 2 sur 3: Envoi d'un fax
Étape 1. Allumez la machine
Assurez-vous que l'appareil est sous tension et que le cordon téléphonique est bien en place avant d'envoyer un document. Vous pouvez vérifier le récepteur pour une tonalité pour vous assurer que la connexion est sécurisée.
Étape 2. Utilisez une feuille de couverture
Une page de garde est un excellent moyen de garantir que votre document arrive à la bonne personne. Ceci est particulièrement utile lors de l'envoi de fax à une entreprise où plusieurs employés peuvent utiliser le même appareil. Une page de garde doit inclure le nom du destinataire, son numéro de fax et le vôtre, vos coordonnées et le nombre de pages que le destinataire doit s'attendre à recevoir dans le fax.
Inclure le nombre de pages sur la page de garde est utile pour le destinataire afin qu'il sache s'il a reçu toutes les pages nécessaires
Étape 3. Commandez les documents correctement
Assurez-vous d'ajouter des numéros de page et de mettre les pages du document dans l'ordre dans lequel vous souhaitez qu'elles soient reçues. Vous ne voulez pas que le destinataire confond les pages ensemble. Cela peut être source de confusion et peut interférer avec le sens recherché derrière le document. Ordonner les pages et les numéroter assurera un transfert efficace des informations.
Étape 4. Insérez les documents dans le scanner
La plupart des télécopieurs exigent que vous placiez le document face vers le haut ou vers le bas dans la partie scanner du télécopieur. Il n'y a pas de méthode standard pour tous les appareils. La plupart des télécopieurs indiqueront la méthode à utiliser avec un symbole facile à lire sur le devant de l'appareil.
Étape 5. Composez le numéro de fax du destinataire
À l'aide du clavier situé à l'avant du télécopieur, composez le numéro de télécopieur du destinataire, y compris l'indicatif régional. Si vous faxez un document à l'international, vous devez insérer le code du pays. S'il existe un numéro d'entreprise utilisé pour la numérotation externe (souvent « 7 » ou « 9 »), assurez-vous de saisir ce chiffre avant l'indicatif régional ou de pays et le numéro de télécopieur.
Étape 6. Envoyez les documents
Une fois que vous avez composé le numéro, la plupart des télécopieurs vous demanderont d'appuyer sur un bouton « envoyer » ou « démarrer » pour transmettre le document. Observez la transmission du document en cas d'erreur ou de bourrage papier. Une fois le transfert du document réussi, le fax imprime un rapport d'avancement ou une page de confirmation. Si vous recevez un message d'erreur, essayez à nouveau d'envoyer le document.
Partie 3 sur 3: Réception d'un fax
Étape 1. Vérifiez la connexion
Assurez-vous que le télécopieur est allumé. Il est également important de s'assurer que le télécopieur est connecté à une source d'alimentation et à la prise téléphonique afin de recevoir des télécopies. Vous voudrez peut-être décrocher le récepteur et écouter la tonalité pour assurer une bonne connexion.
Étape 2. Inspectez l'alimentation en papier et en encre
Vous voudrez fournir suffisamment de papier et d'encre dans le télécopieur. Si vous recevez beaucoup de documents par télécopieur, assurez-vous de vérifier ces fournitures fréquemment. Sinon, cela peut vous empêcher de recevoir un document dans son intégralité ou retarder son arrivée.
Étape 3. Écoutez la sonnerie
Le télécopieur sonne ou émet un son de numérotation lorsqu'il reçoit un document entrant. La machine est configurée pour traiter automatiquement ces documents, vous n'avez donc rien à faire pour le moment. Évitez d'appuyer sur les boutons de la machine pendant ce temps, sinon la connexion peut être perturbée ou déconnectée.
Étape 4. Examinez le document
Une fois que le télécopieur a reçu avec succès le document, il imprimera les pages dans l'ordre où elles ont été placées par l'expéditeur. Examinez la page de garde pour vous assurer que vous êtes le destinataire prévu et que toutes les pages ont été transmises et imprimées avec succès.
Étape 5. Suivi avec l'expéditeur
Si vous souhaitez confirmer que vous avez reçu le fax, ou si vous craignez de ne pas avoir reçu toutes les informations nécessaires, vous pouvez contacter l'expéditeur par téléphone ou par e-mail. Les informations de contact peuvent être répertoriées sur la page de garde, alors référez-vous à cette page si vous n'avez pas les informations de l'expéditeur à portée de main.
