Ce wikiHow vous apprend à créer une base de données à l'aide des données d'une feuille de calcul Microsoft Excel en important les données directement dans Access, le logiciel de gestion de base de données de Microsoft, ou en exportant les données Excel dans un format compatible avec la plupart des logiciels de base de données. Microsoft Access fait partie de l'offre groupée de logiciels Microsoft Office et n'est disponible que pour Windows.
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Méthode 1 sur 2: Utilisation de Microsoft Access
Étape 1. Ouvrez Microsoft Access
C'est l'application rouge avec un UNE. Cela ouvre la page du modèle d'accès.
Access est conçu pour être utilisé avec Excel et est fourni avec Excel dans Microsoft Office Professional et n'est disponible que pour Windows
Étape 2. Cliquez sur Base de données vide
Cette option se trouve dans le coin supérieur gauche de la fenêtre.
Si vous souhaitez utiliser un modèle différent pour votre base de données Access, sélectionnez le modèle souhaité à la place
Étape 3. Cliquez sur Créer lorsque vous y êtes invité
Cette option se trouve dans le coin inférieur droit de la fenêtre contextuelle. Votre base de données Access s'ouvrira.
Étape 4. Cliquez sur l'onglet Données externes
C'est dans la barre de menu en haut de la fenêtre d'accès.
Étape 5. Cliquez sur Importations enregistrées
Vous le trouverez à l'extrême gauche de la Données externes barre d'outils. Un menu déroulant apparaîtra.
Étape 6. Sélectionnez Fichier
C'est dans le menu déroulant. La sélection de cette option affiche un menu contextuel.
Étape 7. Cliquez sur Excel
Cette option se trouve dans le menu contextuel. En cliquant dessus, la fenêtre d'importation s'ouvre.
Étape 8. Cliquez sur Parcourir
C'est dans la partie supérieure droite de la fenêtre.
Étape 9. Sélectionnez une feuille de calcul Excel
Accédez au dossier dans lequel se trouve votre feuille de calcul Excel, puis cliquez sur la feuille de calcul Excel que vous souhaitez ouvrir.
Étape 10. Cliquez sur Ouvrir
C'est dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
Étape 11. Spécifiez comment transférer vers les données
Cliquez sur le bouton radio à gauche de l'un des éléments suivants:
- Importer les données sources dans une nouvelle table de la base de données actuelle - Choisissez cette option si vous avez créé une nouvelle base de données sans tables ou si vous souhaitez ajouter une nouvelle table à une base de données existante. En créant une nouvelle table, vous pouvez modifier les informations dans Access.
- Ajouter une copie des enregistrements à la table - Choisissez cette option si vous utilisez une base de données existante et souhaitez ajouter les données à l'une des tables de la base de données. En ajoutant une table existante, vous pouvez modifier les informations dans Access.
- Lien vers la source de données en créant une table liée - Choisissez cette option pour créer un lien hypertexte dans la base de données, qui ouvrira la base de données Excel dans Excel. Avec cette méthode, vous ne pouvez pas modifier les informations dans Access.
Étape 12. Cliquez sur OK
Vous le trouverez en bas de la fenêtre.
Étape 13. Sélectionnez une feuille
En haut de la fenêtre, cliquez sur le nom de la feuille que vous souhaitez importer à partir du document Excel sélectionné.
- Par défaut, Excel crée des classeurs avec trois feuilles de calcul intitulées "Feuille 1", "Feuille 2" et "Feuille 3". Vous ne pouvez transférer qu'une feuille à la fois; si vous avez des informations sur les trois feuilles, vous devez terminer le transfert avec une feuille puis revenir à l'onglet "Données externes" et répéter toutes les étapes pour chaque feuille restante.
- Vous pouvez supprimer, ajouter et modifier les noms de ces feuilles dans Excel, et toutes les modifications que vous apportez apparaîtront dans la base de données Access.
Étape 14. Cliquez sur Suivant
C'est dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
Étape 15. Activez les en-têtes de colonne
Cochez la case « La première ligne contient des en-têtes de colonne » si votre feuille Excel a ses propres en-têtes de colonne dans la ligne supérieure (par exemple, le UNE ligne).
Décochez la case si vous souhaitez qu'Access crée les en-têtes de colonne
Étape 16. Cliquez sur Suivant
Étape 17. Modifiez les colonnes et les champs de votre feuille de calcul si nécessaire
Si vous souhaitez importer tous les champs de la feuille de calcul sans modification, ignorez cette étape:
- Pour modifier un champ, cliquez sur l'en-tête de colonne que vous souhaitez modifier, puis modifiez le nom du champ, le type de données et/ou s'il est ou non indexé.
- Si vous ne souhaitez pas importer un champ, cochez la case "Ne pas importer le champ (ignorer)".
Étape 18. Cliquez sur Suivant
Étape 19. Définissez la clé primaire de la base de données
Pour de meilleurs résultats, laissez le paramètre par défaut ici tel quel pour permettre à Access de définir la clé.
Vous pouvez également définir votre propre clé en cochant « Choisir ma propre clé primaire » et en la saisissant dans le champ à côté de cette option, ou vous pouvez sélectionner « Pas de clé primaire » (non recommandé)
Étape 20. Cliquez sur Suivant
Étape 21. Ajoutez un nom
Tapez un nom pour la feuille dans le champ "Importer dans la table".
Ignorez cette étape pour laisser la base de données définie sur son nom par défaut
Étape 22. Cliquez sur Terminer
Cette option se trouve en bas à droite de la fenêtre.
Étape 23. Cliquez sur Fermer
C'est dans le coin inférieur droit de la fenêtre. Cela fermera la fenêtre d'importation et créera votre base de données.
Vous pouvez d'abord cocher la case "Enregistrer les étapes d'importation" si vous voulez vous assurer qu'Access se souviendra de vos paramètres pour cette base de données
Méthode 2 sur 2: Utilisation d'un logiciel de base de données tiers
Étape 1. Ouvrez votre document Excel
Double-cliquez sur le document Excel que vous souhaitez convertir en base de données.
Si vous n'avez pas encore créé votre document, ouvrez Excel, cliquez sur Cahier de travail vierge, et créez votre document avant de continuer.
Étape 2. Cliquez sur Fichier
C'est dans la barre de menu qui se trouve soit en haut de la fenêtre Excel (Windows) soit en haut de l'écran (Mac).
Étape 3. Cliquez sur Enregistrer sous
Vous trouverez cette option dans le Déposer menu.
Étape 4. Double-cliquez sur Ce PC
C'est au milieu de la page.
Ignorez cette étape sur un Mac
Étape 5. Sélectionnez un format de fichier
Cliquez sur la liste déroulante « Type de fichier » (Windows) ou « Format de fichier » (Mac), puis sélectionnez l'une des options suivantes:
- Si vous utilisez une application de base de données sur ordinateur, cliquez sur un . CSV (valeurs séparées par des virgules).
-
Si vous utilisez une application de base de données Web, cliquez sur un . XML format.
Si votre document Excel ne contient aucune donnée XML, vous ne pourrez pas choisir XML
Étape 6. Cliquez sur Enregistrer
C'est en bas de la fenêtre. Cela enregistrera votre document en utilisant vos préférences sélectionnées.
Étape 7. Créez une nouvelle base de données dans votre application de base de données
Ce processus varie en fonction de l'application que vous utilisez, mais vous ouvrirez généralement l'application, cliquez sur Nouveau (ou Déposer > Nouveau) et suivez les instructions à l'écran.
Étape 8. Localisez le bouton Importer…
Il est souvent trouvé en cliquant sur le Déposer option, mais votre application de base de données peut varier.
Étape 9. Sélectionnez votre fichier Excel
Recherchez et double-cliquez sur le fichier que vous avez exporté à partir d'Excel.
Étape 10. Suivez les invites de l'application de base de données pour importer les données
Étape 11. Enregistrez la base de données
Vous pouvez généralement ouvrir le menu "Enregistrer" en appuyant sur Ctrl+S (Windows) ou ⌘ Commande+S (Mac).
Des astuces
- Il existe plusieurs sites Web de bases de données en ligne gratuits que vous pouvez utiliser pour créer une base de données, bien que vous deviez créer un compte avec la plupart de ces services.
- Si vous ne disposez pas d'un logiciel de base de données entièrement fonctionnel, vous aurez peut-être également besoin d'un programme distinct pour ouvrir les fichiers de base de données sur PC ou Mac.
